中层管理者之时间管理初探
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作者: 谢 平
【摘要】高校中层管理者能不能科学地管理、利用时间,不但事关其个人工作效率高低,更是直接影响到整个管理秩序的稳定,影响到高校的发展。通过采访和调研,针对高校中层管理者的工作特点,分析其时间管理的现状,并在研究时间管理原则的基础上,提出高校中层管理者实施有效时间管理的方法。
【关键词】高校 中层管理者 时间管理
现代管理大师彼德・德鲁克说:“不能管理时间,便什么都不能管理。”可见,良好的时间管理是正确的管理的基础。作为高校运行最重要的工作承担者之一的中层管理者,其工作通常涉及到学校各个不同机构,工作繁杂,而且每项工作都有一定的完成时限,使得他们在面对越来越大的工作压力时,往往会因为缺乏时间管理的概念或时间管理不善而影响工作效率和工作质量。
时间管理的概念
爱因斯坦认为“时间实际上是钟的读数”,《辞海》对时间解释为“有起点和终点的一段时间或它的某一点。以地球自转一周24小时为根据”。从管理学的角度,时间具备以下四个特性:一、供给无弹性:时间与其他任何资源最大的不同在于时间的供给量是固定不变的,不会增加、也不会减少;二、无法蓄积:时间不可以被积蓄储藏,不论主观意愿为何,都必须消费时间;三、无法取代:时间是任何活动所不可缺少的基本资源,是无法取代的;四、无法失而复得:时间一旦流逝,则永远无法挽回。
时间虽然具备以上的特性,但是我们可以通过对时间的有效管理,来提高对时间的利用率,进而提高工作效率。管理学者杰克・弗纳对时间管理的定义是:有效地应用时间这种资源,以便我们有效地达成个人的重要目标。在管理学领域,时间管理是个人管理理论的一部分,其涵义是如何面对时间的流动而进行自我管理,将过去作为改善现在的参考,把未来作为现在努力的方向,而好好把握现在。简而言之,时间管理的本质是个人管理,是时间使用者自我的一种管理,指个体为了有效地利用时间资源所进行的计划和控制活动。
高校中层管理者时间管理存在的误区
所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。目前高校中层管理者对于时间管理存在以下误区:
工作规划缺乏。工作规划是确保主动、合理支配时间的基本要素,利用规划可以有意识地支配工作行为,提高工作效率。相当一部分高校中层管理者没有进行制定和调整工作规划的习惯,由于工作缺乏合理规划,导致他们在工作中往往存在工作目标不明确,重点不突出的问题。
组织管理不力。适当有序的组织管理可以调动下级的积极性,整合资源,使工作发挥最大效益,使管理者自己的主要精力和时间放在更重要的事情上。而部分高校中层管理者存在着工作职责不清,工作权限不明确,工作内容重复,与下级沟通不畅,不善于授权,花费大量时间于具体事务,日常管理混乱等问题。
时间观念不强。高校中层管理者事务繁杂,工作头绪多,通常由于不擅处理不速之客和无端电话的打扰,陷入“文山会海”,突发事情出现等原因,处理工作时往往习惯拖延时间,不能在规定的时间内完成相应工作,造成工作效率低下。
纪律意识淡薄。由于个人缺乏纪律意识,工作缺乏责任感,部分高校的中层管理者表现出工作态度消极,工作主动性不强,做事拖拖拉拉,遇事怨天尤人等问题。
高校中层管理者如何进行时间管理
对高校中层管理者如何进行时间管理的研究分析必须是在对时间管理的基本原则的认识和学习的基础之上进行。时间管理的基本原则可以概括为以下六项:设立明确目标、制定有效计划、分清轻重缓急、有序组织工作、合理分配时间、进行充分授权以及遵守规则纪律。高校中层管理者大多是学校的教学科研骨干,同时承担着繁重的管理工作,有效的时间管理对他们尤其重要。
设立明确目标,制定有效计划。在制定目标前,首先要了解自己的时间使用习惯,做好时间日志,详细记录自己每天的时间是怎样花掉的,这也是时间管理的开始。通过时间记录,找到浪费时间的根源,有针对性地进行调整改变,形成良好的时间使用习惯,这是制定和实现目标的先决条件。
在了解了自己的时间使用状况后,才能制定工作目标。而一个完整的目标必须是具体的,可达到的,这样目标才能发挥它的指导性作用;目标必须是可衡量的,任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准;目标的制定一定要与自己的工作和时间使用状态具有相关性;任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定,因此目标一定要是基于时间的。
在确定了目标之后,就可以根据目标制定合理有效的计划,这是进行时间管理的第一步。而制定一项合理的计划大致分为以下几个步骤:探寻完成目标的各种途径,确定最佳的完成方式;将最佳完成方式细化为每月、每周、每日的行程表,并加以执行; 定期检查细化目标的完成情况;调整行程表,保证最终目标实现的可行性;制定应急措施,帮助应对意外情况。
分清轻重缓急,有序组织工作。高校中层管理者的工作往往比较繁杂,涉及到学校发展的方方面面,要在繁杂的工作中抓住重点,就必须按照工作的“轻重缓急”来组织安排工作。需要强调的是,在考虑工作的优先顺序时,应先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”。 “时间的四象限法”是个很好的工具。
“时间的四象限法”是美国管理学家科维提出的,这一理论把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。一般人认为第一象限重要且紧急的事要马上做,其次是做第二象限重要但不紧急的事。但科维提出的时间管理理论的重点是把主要的精力和时间集中地放在第二象限重要但不紧急的工作上,此类工作往往影响深远,如不及时处理,就会变为第一象限工作。管理者如果过于关注第一象限的工作,会使人长期处于高压力的工作状态下,经常忙于收拾残局和处理危机,很容易使人精疲力竭,不利于提高工作效率。所以,管理者平时应多投入一些时间在第二象限工作,缩小第一象限范围。一个人的时间和精力都是有限的,对于不重要的事情,能不做就先不做。第三象限是紧急但不重要的事,这类事情看似紧急,需要马上处理,但属于不重要的事,对此类事情要学会拒绝。对于第四象限不重要也不紧急的事,要学会舍弃,尽量不去做。
合理分配时间,进行充分授权。高校中层管理者的工作往往具有“承上启下”的性质,因此,增强其时间管理能力往往要体现在明确工作职责和范围、安排不被干扰时间、充分合理授权等几个方面。
首先,明确工作职责和范围。对于高校中层管理者来说,所面临的工作可以分为三类:一类是职责所在而责无旁贷的;另一类虽然也是职责所在,但要求本身是不合理的;还有一类是职责范围以外的。因此在接受工作任务之前首先要对工作的性质进行分析,明确其是否属于自己的职责范围,接受这一工作对实现目标是否有益等因素后再做出是否接受的选择。如果勉强接受了本该由其他部门承担的工作,一方面牺牲了自己的时间,打乱了自己的计划,另一方面也不利于学校整体目标的实现。其次,安排不被干扰时间。不被干扰时间就是针对某项具体的工作而安排的一段相对完整的不间断时间。由于高校中层管理者在工作时经常会受到上级或下级的打扰,在进行某项具体工作时,该工作经常处于不断的启动、停止、再启动、再停止的循环。这就使得工作的有效时间难以保证。安排不被干扰时间对此很有帮助。安排不被干扰时间要遵守以下基本规则:不接听或打出电话;不见访客也不拜访他人;不做不需要的谈话及转移;不做与计划内工作无关的其他工作。第三,充分合理授权。授权是“将特定的工作任务和职责由一个人转交给另一个人,特别是由上级转交给下级的过程。”任何一位高校中层管理者都不可能独自完成本部门的所有工作,需要将一些事情指派或授权给下级,这本质上是一种整体和部分的划分,管理者的职责是保证各个部分目标的执行和实现,来实现整体目标。在这个过程中,高校中层管理者一方面要对被授权者信任,调动其主动性,充分授权;另一方面,必须重视监督和检验,保证被授权者的工作符合制定的目标。以实际工作中,工作任务往往会因为意外因素导致完成时间超出预期,而授权部分的工作延误会被扩大影响到最终目标的完成。 因此,对每一项工作规定严格的完成期限,并要求被授权者在限定时间内报告工作处理结果,管理者据此和被授权者及时沟通,分析原因,调整计划,授权效果会更为有效。
遵守规则纪律,加强结果监督。因为有纪律,才有秩序,才会有效率。工作缺乏责任感,工作态度不认真,做事拖拖拉拉通常都是缺乏纪律意识导致的。因此,在高校中层管理者的时间管理中,同样需要强调规则与纪律。遵守规则纪律的核心体现在三个方面: 一、目标,在进行具体工作的时候,不管外界因素的干扰和计划的调整,一定要明确工作的目标是什么; 二、时间,计划执行要有严格的时间限制,即使外部没有规定截止的日期,自己也要树立一个何时完成的目标; 三、调整,实时跟踪工作的时间进度,及时发现存在的问题,及时修改计划,将影响缩小在最小范围内。四、激励,对工作的完成情况进行必要的检查,奖惩分明,用纪律对行为进行规范约束。(作者单位:南京邮电大学纪委办公室、监察处)
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