浅析高职院校教学档案管理模式
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作者: 毕 毅
摘要:教学档案是指分类立卷归档保存的教学文书材料。是学院、系和个人在学院活动中形成的,作为历史记录保存起来以备考查的,作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。
Abstract: The teaching file is refers to the classification to set up the volume filing-up preservation the teaching copy clerk material. Is the institute, the department and in the institute moves personally forms, preserves as the historic record prepares the examination, takes the certificate the writing, the image, the sound and so on copy clerk and the information material.
关键词:教学档案 教学档案管理
key words: Teaching file teaching records management
教学档案是学院教学发展的历史真实见证、是学院未来发展的依托。加强学院教学档案管理工作,提高教学档案管理的质量和水平,充分发挥教学档案在学院教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,逐步实现教学档案管理工作的规范化、标准化和现代化。
一、教学档案管理工作的基本原则
1、凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图标、声像等载体材料以及反映教学运行和教学活动的全过程,必须遵循其自然形成规律,符合教学管理和教学活动的特点。
2、教学档案室学院教学业务活动与教学管理活动的真实性历史记录,是教学工作发展的最有说服力的见证,是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。教学档案管理工作既是教学管理的一项基础性工作,又是教学管理的信息资源,为教学管理和教学研究提供决策支持及文献参考。
3、教学档案应该实行“三纳入”、“四同步”,及纳入教学工作计划、规划、纳入教学管理制度,纳入院、系教学管理人员岗位职责;下达教学工作任务与提出教学文件材料的归档要求同步,检查教学工作与检查教学文件形成积累情况同步,评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文(设计)、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步,考评教学管理、教师考核晋升与审查档案证明材料同步。
4、要建立严格的教学档案管理制度。各教学部门由教学秘书负责管理本部门的教学档案管理工作,教学管理部门和教学辅助部门应明确一名干部兼职做教学档案管理工作。
5、各教学部门、教学管理部门和教学辅助部门应于没学期期末对本部门的教学档案进行分类整理。根据档案材料的性质,其保存期限分为永久、长期(10年)、中期(5年)和短期(3年)。凡属永久性保存的教学档案移交学院档案部门保存,其他材料分别由各归档部门负责保存。
二、教学档案的归档范围
1、学档案必须是在教学实践活动和教学管理过程中自然形成的,对学院或本部门当前工作和长远发展具有重要参考价值和凭证作用的文件材料。
2、学档案材料必须真实地反映教学实践活动和教学管理的全过程。根据教学档案的形成规律,保持其有机联系,按照便于利用查找的原则进行组卷,保证教学档案的完整性、准确性和系统性。
(表附全文后)
三、教学档案管理工作的程序
1、教学档案管理工作的程序是:
(1)首先做好教学环节和教学管理工作中文件材料的形成和积累工作;
(2)对已形成和积累的文件材料进行整理、分类、归档工作;
(3)做好教学档案的保管和利用工作;
2、将全部归档范围内的教学文件材料进行合理的分类编号,建立符合我院教学工作实际的教学档案分类系列。
3、教学档案要根据教学文件材料形成的规律、文件材料之间的有机联系和便于查找利用的原则进行整理归档。同类问题的文件材料组成一卷(袋)内容多时可组成若干卷(袋),每卷(袋)按照统一分类和序号进行编号。
4、内容相关性强的文件材料按正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后,批复在前、请示在后的要求排列。
5、教学档案工作是各教学部门、教学管理部门和教学辅助部门的一项常规性工作。新学期开始后,各部门要按照学院教学工作计划,认真分解本部门形成积累教学文件材料的任务,由部门负责人组织落实。
6、档案员按归档分类表分别积累教学档案材料,并定期整理。教务处督促、检查、指导专(兼)职教务档案员做好文件材料的积累工作。
7、教学档案材料必须按照要求归档
(1)填写案卷内目录
(2)填写案卷封面各栏目,标题要简短,准确
(3)归档的教学材料必须字迹工整,格式统一
(4)签字盖章手续完备
(5)组卷装订归档
四、教学档案的管理
1、保管期限已满的教学档案经鉴定小组鉴定后做出处理决定。
2、各类文档材料均在每学期期末一次性归档,并由教务处负责检查归档情况,作为评价教学部门教学工作的重要。
综上,教学档案管理是高校教学管理的重要组成部分 ,在日后的工作中继续探索顺应学院发展、更好提高教学档案在教学中应用水平的过档案管理模式。只有在不断的学习和尝试中才能找出科学的、适合的模式,把教学档案的作用发挥到最大。
参考文献:
[1] 薛四新,杨艳,黄存勋.现代档案管理基础 【M】 .北京:机械工业出版社,2007
[2] 赵映诚.文书工作于档案管理 【M】 .北京:高等教育出本社,2003
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