试论高职院校档案工作的提升与发展

作者:未知

  [摘 要]文章首先分析了高职院校中档案工作的具体问题,包括档案管理制度不完善、档案资料不够完整、档案编研不够深入等,随后提出了具体的解决措施,包括细化归档范围、科学指导档案整理、加强档案知识传播、促进档案的规范化管理、使用先进的信息技术等,希望能给相关人士提供一些参考。
  [关键词]高职院校 档案工作 工作效率
  中图分类号:G271;G717.24 文献标志码:A
  档案工作是各个高校中的基础性工作,具有重要的战略意义,但是在长时间的发展过程中,存在重视程度较低等问题。尤其是高职院校中这种现象十分明显,档案管理工作通常在学校办公室进行,工作人员兼职管理,这一条件下不能将档案服务职能充分发挥出来,为此需要结合实际发展状况,创新档案工作模式,提高档案工作效率。
  一、高职院校档案工作中的具体问题
  (一)档案管理制度不完善
  高职院校中档案工作大都是由相关工作人员兼职进行的,并没有专门负责档案工作的管理队伍,同时档案管理制度也不够完善,院校在进行各项档案工作的过程中缺少合理的参考依据和管理制度,从而对档案工作的落实造成一定的不良影响。档案采集整理工作缺少相应的管理制度,从而导致学校中不同部门在资料移交、整理和收集的过程中缺少规范合理的参考标准,不同部门提交上来的档案材料内容形式不一、格式混乱。档案借阅制度的遗失增加了档案资料的混乱情况,不利于后期的档案资料查阅,或者借阅档案资料的人员没有及时归还档案材料,导致档案遗失,给后续一系列的档案工作造成严重的隐患。
  (二)档案资料不够完整
  部分高职院校在采集档案资料的过程中没有提前设置明确的归档范围,在开展档案工作的过程中主要是根据个人的经验来进行,在提交归档材料的过程中也是不同岗位中的工作人员根据自身判断自主提交,从而容易发生归档材料不够完善等问题,同时还无法将学校中的实际情况反映出来,对档案材料的综合服务工作和编研工作造成一定的影响。
  (三)档案编研不够深入
  大部分高职院校在进行档案管理的过程中经常出现存而不用的问题,档案编研的工作范围只是限制于编撰学校重大事件或者教委教育年鉴中的相关内容等,一般情况下很少看到高职院校中开展针对档案文化的宣传工作。此外,还有人员数量等方面的限制,很少人能对高职院校中的文化建设、科研工作和教学工作等进行特色档案编研,因为无法给学校中其他的部门提供良好的帮助,学校中其他部门对于档案工作也呈现出一种忽视的态度。
  二、促进高职院校档案工作效率有效提升的具体措施
  (一)细化归档范围
  高职院校中负责档案工作的相关人员应该充分调动自己在这一专业领域中的优势,明确归档范围的过程中为学校中的其他部门主动提供各项服务;同时充分联系学校中的不同工作职能,结合院校不同部门之间的工作职能,参考院校中的档案归档范围;针对不同部门的不同工作职能合理细化归档范围,从而为不同部门的管理人员提供可靠的参考信息,帮助各个部门以此为基础结合具体的工作明确划分归档范围;明确不同岗位部门的归档内容,让各个岗位部门中的管理人员能够对自己上交的档案材料类型有一个更加准确的了解,为后期档案资料的全面收集打好基础[1]。
  (二)科学指导档案整理
  高职院校中的档案整理属于一种较为烦琐细致的工作,其中涉及多种环节。大部分的高职院校都是利用口头通知或是发文等方式进行处理的,这种做法能够使档案工作更加简便,但是对于归档人员来说,标准统一较难,因为不同管理人员理解方式和理解角度等方面的差异,容易导致档案整理工作的不规范。为此,高职院校中负责档案工作的管理人员应该积极深入一线岗位,为不同部门中档案工作兼职人员提供有效的指导,尤其是基建、资产和科研等部门中档案整理工作[2]。高职院校中的档案材料较多、类型多样,同时针对不同类型的档案材料还有不同的整理要求。为此,需要充分结合实际情况,为工作人员提供科学指导,在帮助兼职人员解决个性化问题后,促进归档工作的有序进行,让档案工作人员能够积累更多的工作经验,掌握归档内容,为后续工作打好基础。结合自身丰富的工作经验,尝试多种解决方法,为查档工作人员提供高质量服务,树立档案工作人员积极主动的工作形象。
  (三)加强档案知识传播
  高职院校中的大部分单位部门对于档案工作都不太了解,因此对于档案工作的重视程度也比较低,出现这种问题的主要原因就是工作人员的档案意识较为薄弱,同时专业档案知识也有所不足[3]。尽管高职院校中档案工作大都是兼职进行的,但是相关工作人员应该充分利用部门挂靠条件,紧抓多样的机会传播专业档案知识,除了需要对兼职档案工作的人员进行培训辅导之外,还应该针对学校的管理层进行专业档案知识传播;在高职院校中培训中针对具体的档案工作进行模块化教育,邀请领域中的著名专家学者举办讲座,或者分享先进的档案管理经验,通过多种形式进一步提升高层管理人员对于档案管理工作的重视程度,提高归档意识。想要提高檔案工作效率,就需要提高档案工作人员的主动工作意识,在管理档案的过程中他们不能被动地等待其他部门的配合,应该掌握主动权。为此,需要对学校中的年度关键工作与档案采集之间的联系进行系统的分析,同时和院校中的不同部门进行逐一联系,解决归档工作,制定明确的归档时间、工作要求和工作职责,帮助各个部门有效落实归档工作。
  (四)促进档案规范化管理
  高职院校中负责档案工作的人员应该意识到档案工作在开展过程中离不学校中各个部门的配合与支持。各个部门的辅助能够让学校中的档案管理工作更加规范,为后期工作的进行提供可靠的测评参考条件。通过各个部门规范落实归档工作,进一步明确不同岗位与部门的工作要求和内容,促进员工不断提升责任意识,提高档案工作规范性。与此同时,归档材料的完整性、及时性和全面性也十分重要,是岗位考核中的重要参考,能够进一步提升考核工作的合理性与针对性。除此之外,在部门人员转岗的过程中,档案存档、移交也是后续接任者的可靠参考,能够有效预防因为相关工作人员离岗所导致的工作脱节等问题。   对于高职院校中的档案管理工作来说,想要促进工作的规范发展,首先需要设置能够规范运行与持续发展的管理系统,在奠定好路基后,才能实现顺利发展。为此,需要提高归档流程和制度的实用性,针对归档操作流程,可以制定成所有人都便于理解的参考文档。例如,将档案管理运行流程、操作规范和操作步骤等内容通过截图方式,结合文字说明,制成文档,并传输到所有兼职档案人员都能顺利获取的平台当中,或者传送到档案工作群当中。
  (五)加强信息技術的使用
  在档案资料采集、分类和查询等工作中应该积极引进各种信息技术,从而进一步提高档案资料的查询效率,让档案资料的分类工作更加便捷,提升工作效率。例如,在档案信息的统计过程中,应用信息技术应用,不仅能够提高工作效率,让信息统计结果更加准确,同时还能进一步提高统计效率。在高职院校的学习成果统计过程中,会遇到大量的信息,在这种情况下,假如单纯通过传统方法处理信息,就会影响工作效率,而在信息技术的支持下,能够对档案信息进行快速的统计和查询,并准确查出项目相关具体信息,进而让信息获取工作更加简便。结合信息技术对档案资料进行备份储存,能够预防档案资料泄露、遗失,让信息储存过程更加安全,等于在档案资料外部增加了一道保护层,促进档案资料实现电子信息、图片形式和文字形式等多样化的保存形式。高职院校中的档案资料容量较大,而信息技术储存模式的存储空间没有容量方面的限制,能够对资料进行二次储存,例如,将信息存储到移动硬盘内进行备份,这种做法能够让档案信息储存工作更加安全和快捷。结合信息平台实现档案资料的科学管理,同时还能提升档案工作的服务能力,创建多部门联合的网络管理平台,不管是谁,想要查询档案资料,都需要先通过权限这一关卡,在操作权限通过后才能顺利进入管理平台,查阅浏览档案管理界面,进一步提高了档案资料管理的安全性。
  三、结语
  高职院校中档案工作效率对于建立先进的教育制度具有非凡的意义,通过建立信息化的档案工作模式,能够推动高职院校实现现代化发展目标。为此,高职院校在发展过程中,应该充分联系自身的办学实际,做好校园发展状况评估,从制度、人才等几方面入手,提高档案工作人员的综合素质,提高他们工作的积极性,促进高职院校中的档案尽快实现信息化管理。
  参考文献:
  [1]陆冬梅.浅析大数据背景下高职院校人事档案的管理与利用[J].中国管理信息化,2019,22(2):187- 188.
  [2]张志平,袁森.高职院校年检档案材料收集与整理思索[J].办公室业务,2018(24):145.
  [3]安宗强.浅析高职学校档案管理中电子档案的应用管理[J].中国管理信息化,2018,21(22):147- 148.
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