关于我国档案信息化标准的分析
来源:用户上传
作者: 李泽锋 杜 红
档案工作的发展强烈要求实现档案信息网络化，实现档案信息资源共享，标准化正是减少直至消除档案信息化建设与运行过程中无序状态与重复加工等现象以达到规范化、系列化与统一化，从而促进档案信息的交流与共享，实现档案管理科学化与现代化的重要手段。
档案信息化标准的数量现状分析
从1983年3月实施的《文书档案案卷格式》(GB/T 9705―1988)到2005年9月实施的《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T 32―2005)与《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31―2005)，共颁布实施了45个标准(DA/T 17―1995与DA/T 20―1999是两个标准系列，由多个子标准组成)，其中国家标准10个，档案行业标准35个。1992～2000年是档案标准批准的集中阶段，在1995～1996年间达到了虽高点。之后是急剧下降。
在这已经颁布的45个标准中，涉及档案信息化内容的有7个，其中国家标准两个，行业标准5个，而真正具有现代信息化意义的则只有5个。占所有标准的11％。
“十五”《全国档案信息化实施纲要》中提出了在“十五”期间拟订的档案信息化的规章与标准为14个。然而从完成的情况看，不容乐观。在规章方面，发布了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《电子公文归档管理暂行办法》。在国家标准方面，《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894―2002)于2003年5月实施。在档案行业标准方面，《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31―2005)、《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T 32―2005)、《明清档案目录中心数据采集标准、明清档案机读目录数据交换格式》(DA/T33～2005)2005年9月实施。这四个标准占预计完成量的43％，与“十五”《全国档案信息化实施纲要》中的规划相差甚远。
从以上统计数字可以看出，近几年档案标准，尤其是行业标准的批准与实施的数量与20世纪相比是比较少的。而实际上，近几年档案信息化工作在全国开展得如火如荼，从中央级档案馆到县级档案馆，从国有企业到私营企业，无不在进行档案信息化工作，把档案信息化工作作为整个组织信息化的一个重要部分来实施。然而，许多档案部门在制定自己的标准，并根据自己的标准进行档案的信息化工作，必然给将来档案信息资源的整合带来极大的困难。这就迫切要求档案信息化工作标准化来统一各档案机构的信息化工作。
现有档案信息化标准存在的问题
1、标准陈旧过时
这主要有两种情况：一是整个标准过时，一是部分内容过时。如《革命历史档案机读目录软磁盘数据交换格式》(DA/T 17.5―1995)中有这样的规定“本格式规定档案机读目录数据文件的组织方式为.TXT文本文件”，符合当时信息技术发展的情况。而现在档案信息化都是以数据库方式进行组织管理的，同时软磁盘在现在的实际工作已很少使用，可以认为该标准从名称到内容都已经过时，需要重新修订。《民国档案机读目录软磁盘数据交换格式》虽然规定“组织方式是以.txt为扩展名的文本文件或者以.dbf为扩展名的数据库文件”，但也存在上述的问题。可以说这两个标准并不具有现在信息化意义。
一些标准的部分内容也存在过时的问题，尤其是对于特定信息技术的规定过时可能性最大。如《电子文件归档与管理规范》中规定视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。然而MPEG系列标准包括MPEG―1、2、4，还有“多媒体描述接口”MPEG―7，标准中仅仅规定MPEG就不能满足实际需要了。
2、内容不一致
同样的内容在不同的标准中的规定与描述不一致，尤其是一些基本术语的定义上。如电子文件定义的描述在多个标准与规章中并不一致。《档案工作基本术语》中电子文件(electronic records)是“以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件”，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》中规定“电子文件是(elec－tronic records)能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列”，而在《电子文件归档与管理规范》中电子文件(electronic records)则是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。尽管这些定义在本质上相同，但字面表述的不同以及所引用的特定名词的细微差别肯定会引起一定的混乱，尤其对于那些不具备一定信息技术的档案工作人员来说更是如此。
3、与传统档案共用的标准不能适应电子文件的管理需要
电子文件管理工作有不同于传统档案管理的特性需要有自己的管理标准。然而由于相关标准制定的滞后，其部分管理工作遵循传统档案的标准。这主要体现在鉴定、整理著录等方面。
电子文件要求进行双重鉴定。《机关文件材料归档和不归档的范围》、《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》是进行机关档案或机关归档文件鉴定的基本标准。然而这些标准主要是针对纸质档案，没有考虑电子文件的技术鉴定因素。从国外的实践看，一些发达国家均制定了相应的电子文件保管期限表作为电子文件鉴定的基本标准。
《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894―2002)规定“电子文件的著录应参照档案著录规则进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识”。电子文件特有的著录项目和其他标识在该规范中虽然做了说明，但该说明相对于其复杂性来说太简单，不具备可操作性。例如冯惠玲教授在《电子文件管理教程》一书中不仅列举了电子文件与纸质档案共有的著录项目，还列举了大量电子文件所特有的著录项目。
4、标准制定工作滞后
标准制定工作远远滞后于档案工作的实际发展。如馆藏档案数字化工作在许多档案馆已经开展，生成了大量不同类型的数字化档案信息，而相关的标准只有《纸质档案数字化技术规范》，声频、音频等方面的标准尚未颁布。
电子文件真实性保障的一个重要方法是元数据管理。目前国内的元数据标准更多是图书界制定的。由于图书与档案本质的不同，图书的元数据标准并不完全适应档案。《基于XML的电子公文》系列标准相对来说更适合档案的管理。
5、标准的宣传不够
《中华人民共和国标准化法》规定“标准化工作的任务是制定标准、组织实施标准和对标准的实施进行监督”。档案标准化是一个制定标准与贯彻标准并重的过程。宣传力度的大小与效果对于标准的实施有着重要的影响。从实际情况看，宣传工作不尽如人意。例如《公务电子邮件归档与管理规则》、《纸质档案数字化技术规范》等在2005年9月颁布，可在互联网上直到2006年中才找到这两个标准的全文。
解决问题的对策
制定档案信息化标准是一个需要不断补充、完善所制定标准的工作活动过程，是一个制定标准与贯彻标准并重的过程。要追求档案信息化活动的最佳效果。因此在制定标准过程中既要考虑到档案理论与档案工作实际的结合，又要关注信息技术的最新发展，还要关注相关行业与学科的发展。
1、逐一评价现有信息化方面的标准
定期启动档案行业标准的清理工作。可以将清理工作分为评价清理、专家评审两个阶段进行。首先由档案部门对现行有效的档案信息化标准进行逐一评价。可以分为多个评价层次，如继续有效、少量修改、修订、废止等。通过对评价结果的分析，找出最有代表性的问题，并分析其产生的原因。评价清理工作结束后。再组织标准起草部门及有关专家对评价清理结果进行评审，评审结果将作为标准清理的最终结果。
2、修订现有标准
一般说来，标准应该稳定，但3～5年应该修订一次，尤其是信息化方面的标准。由于信息技术的飞速发展，信息化方面的标准可能在较短的时间内就会出现小部分甚至是大面积的与实际不适应，必须在充分调研后进行及时修订。
3、完善档案信息化方面的标准体系
标准体系应该有系列标准有机地组成。对于档案信息化方面的标准体系应该有以下方面组成：档案信息化基础标准、档案信息采集标准、电子文件管理业务标准、档案信息化技术标准与管理标准，此外还应该有专门电子文件的管理标准等。这个由诸多标准有机组成的标准体系目前不可能全部完成，应采取以下方法来逐步实现：
(1)结合档案信息化工作的实际。明确标准化的阶段性可实现目标。“十五”《全国档案信息化实施纲要》明确了档案信息化工作的标准化目标，但有一半以上并没有完成。随着各方面条件的改善，在“十一五”期间，要优先制定档案数字化，数字档案馆建设，元数据管理，档案信息采集、整合和安全管理等方面的标准。一般认为，除数字档案馆建设标准涉及内容太多外，其他方面标准的制定应该是一个阶段性可实现目标。
(2)合理设置标准的优先级。明确了阶段性的可实现目标，还应该合理设置目标框架下标准的优先级。可以将目标框架下的标准分为四个优先级：关键性优先级、重要标准、主要标准和一般性标准。
关键性优先级定位在涉及基础性工作的标准，如档案信息化工作术语标准。重要标准是那些不可或缺的标准，如档案部门急需的档案采集标准。主要标准主要是提供指导的指南性标准，如电子文件保管期限表。一般性标准是指那些有用但可以被替代的标准。如档案网络安全标准等。
(3)正确选择标准的类型、级别与形式。从类型上看，应该以推荐性标准为主、强制性标准为辅；从级别上看，应该以国家标准为主，以行业标准、地方标准为辅；从形式上看，除了标准，标准化指导性技术文件还应该在目标框架下占较大比重。
(4)积极鼓励企业和其他社会组织参与。档案部门应该积极鼓励企业和其他社会组织参与。让其提出相关标准的建议、参与制定过程、反馈标准的执行情况等。需要特别明确的是，标准不应该指定特定企业的产品或技术。
(5)充分发挥既有相关标准的作用。将既有的档案标准分为三部分，一是可直接纳入档案信息化标准体系的标准，一是稍加修改与调整的可纳入的标准，一是需要抛弃的标准，进行针对性的处理。
例如可以对《档案工作基本术语》进行修改，将档案信息化方面的基本术语补充到该标准中，其他标准来引用或扩展该标准的术语定义。
例如关于电子公文的格式，可以以2005年颁布实施的《基于XML的电子公文格式规范第1部分：总则》(GB/T 19667.1―2005)和《基于XML的电子公文格式规范第2部分：公文体》等这个系列标准为基础，在保留这些标准原有元数据集的基础上，增加适合档案管理的元数据集，从而制定出档案界自己的元数据标准。这样制定的元数据标准对于文书、档案都是适用的。
4、抓好标准的实施
首先标准应该有足够的权威，如可以以政府办公厅、信息化主管部门名义颁布等。标准还应该充分宣传，不仅应该在档案部门和档案人中间宣传。还应该在和档案相关的部门与人员中宣传，这一点目前比较薄弱。同时还应该建立档案信息化工作的标准化审计制度。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-307955.htm
