档案信息化中的标准建设
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作者: 黄建峰
档案信息化的根本目标是实现档案信息资源的社会共享。档案信息资源共享体系建设是一个以档案信息资源库建设为核心，以信息技术应用为手段，以网络建设为基础的系统工程。档案信息资源共享体系建设涉及各种数据库、网络建设和应用系统开发等各个方面，档案信息标准是档案信息资源共享体系建设的重要保障。必须立足共享，标准先行，结合共享体系建设要求，统筹规划，超前研究，逐步制订和使用统一标准与规范，从而满足多种形式的信息资源、不同方式的管理服务之间的信息交流、利用与共享需要，确保规范化、可共享的档案信息资源体系的建立。
福建省档案局高度重视档案信息标准规范建设，将档案信息标准建设纳入档案事业发展的“十五”计划，组织力量、加强研究，以指导全省档案基础数据库建设。２００２年福建省第九届人大第三十六次会议通过的《福建省档案条例》中规定：省人民政府档案行政管理机构应当按照国家有关规定，统一档案信息化建设的数据标准，规范档案信息化管理。２００２年１１月，“福建省分布式档案基础数据库”项目建设正式立项启动，项目建设总体目标是：以省、设区市、县（市、区）９４个综合档案馆馆藏档案为对象，以分布式档案数据库建设为核心，重点建设“福建省分布式档案目录数据库”、“福建省分布式重要档案数据库”、“福建省馆藏多媒体档案数据库”三个全省性、规范化、可共享的基础数据库以及相配套的基础网络系统和应用系统，实现全省馆藏档案信息资源的社会共享，同时为接入全省政务信息网的各立档单位提供电子档案存放和调阅服务。在项目建设过程中，档案信息标准和规范的研究制定作为一个子项目纳入了整体建设的可行性研究报告和实施方案中，提出要“通过制定各项标准，确保档案数据的通用、共享与交换，确保在软、硬件环境变化时档案数据的完整、安全和有效利用”。几年来，结合项目建设和管理的需要，制定了一系列相关的标准和规范。
１、档案数据库建设标准与规范。近几年，福建省档案局为保证档案数字化的工作规范和数据产品质量，先后制定并下发了有关档案数字化的标准与规范。
１９９８年，全省国家综合档案馆启动建国后档案目录数据库建设，制定了《福建省各级综合档案馆文件级档案目录数据库结构与著录要求》和《福建省国家综合档案馆档案目录数据库建设前处理规范》，确保了档案目录数据库的质量。
２０００年开始，省档案局组织实施对全省档案目录数据库的规范和检查，在此基础上起草了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》和《福建省综合档案馆档案目录数据库建设操作规范》。
２００２年３月，《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（ＤＢ３５／Ｔ１６１－２００２）作为福建省地方标准由福建省质量技术监督局发布实施，为馆室之间一体化档案信息数据移交、交换和共享打下了基础。
２００３年，为配合“福建省分布式档案基础数据库”项目建设，制定了《照片档案扫描系统操作规范》与《照片档案扫描人员岗位职责及产品验收标准》与《缩微档案转换系统操作规范》、《缩微档案转换系统人员岗位职责及产品验收标准》《纸质档案扫描系统操作规范》与《纸质档案扫描系统人员岗位职责及产品验收标准》、《视音频档案转换系统操作规范与产品质量标准》等标准和规范，明确不同载体档案数据的采集要求，严格各种产品生产操作的程序。
２、档案信息管理标准与规范。电子档案是电子政务发展的必然产物，也是今后信息化环境下档案的主要载体形式，明确电子文件形成与归档的要求以及规范电子档案的管理，是解决今后电子档案交换与共享的基础，也是实现馆室一体化的一个重要前提。
２００３年５月，福建省委办公厅、省政府办公厅联合印发了由省档案局起草的《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》。
为配合项目建设中的应用平台―――数字档案信息管理系统的开发与应用，省档案局组织技术人员研究制定了《基于ＸＭＬ在线应用平台数据交换规范（试行）》和《档案数据管理安全要求（试行）》，为在ＷＥＢ环境下电子档案数据交换传递提供了先进、规范的应用方式和强有力的数据安全保障。
建立和健全档案信息日常管理标准与规范是完善档案信息标准体系的一项重要内容。
２００２年，福建省档案馆、局局域网相继建成使用，为确保档案局域网和档案网站的正常管理和维护，相继制定了《福建省档案局（馆）计算机局域网及信息系统管理规定（试行）》，《福建省档案局（馆）计算机局域网管理使用暂行规定》，明确了档案局域网管理和使用要求。
２００１年１０月出台了《福建省档案网站管理办法（试行）》，在管理办法中，规定了档案网站信息服务的内容范围，建立了档案网站信息服务备案制度和年检制度，进一步明确了档案数据上网的审批程序。在日常管理过程中，还制定了“网站信息采集制度”、“档案信息发布制度”、“栏目内容责任制度”、“网页更新制度”、“电子邮件与留言及时回复制度”等，以加强网站的规范管理。
３、档案信息安全标准与规范。档案信息安全的保护不单纯是技术问题，还需要通过更为规范严格的安全管理来弥补和解决。因此，通过制定档案信息安全标准和规范来加强档案信息安全显得尤为重要。
２００１年为了确保全省各级国家综合档案馆计算机管理系统的安全可靠运行，下发了《福建省国家档案馆计算机管理系统安全要求》，要求各级综合档案馆建立健全管理制度，严格采取各项管理措施，确保系统环境、设备、档案载体等安全。
２００２年，福建省档案局制定了《福建省档案局（馆）计算机局域网及信息管理系统安全规定》，按照这一规定要求，相应制定了《计算机设备维护管理办法》、《档案机房管理制度》、《档案安全备份管理办法》《档案数据库安全管理办法》、《系统管理员岗位职责》、《网络管理员岗位职责》、《网站管理员岗位职责》等一系列制度和岗位工作规范要求。
为了确保及时发现和解决信息网络安全存在的问题，防止和减少突发事件的发生所造成的影响，保障档案网络与信息安全，福建省档案局还专门制定了《网络安全与信息应急处置预案》，一旦事件发生，立即启动预案的处置程序，堵塞漏洞、消除隐患，确保档案网络和数据库的安全。
在项目建设过程中，为保证应用系统的安全使用，项目还配套制定了《“福建省数字档案信息管理系统”档案数据管理安全要求（试行）》。这一系列标准与规范的制定和实施，有效地保证了档案网络、应用系统和数据库的安全。
（作者单位：福建省档案局３５０００３）
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