人员岗位设置及管理探讨
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[摘要]我单位自设立秘书岗位以来，秘书人员对单位工作发挥了重要作用。由于近两年部分秘书面临退休，单位亟须解决新的秘书岗位人员的选用、培养、管理和考核问题。文章基于单位秘书岗位的现状和存在的问题，提出秘书岗位的设置及管理的具体操作和管理设想。
[关键词]秘书岗位;科研一线人员;岗位设置
[DOI]1013939/jcnkizgsc202009109
1研究背景
科研单位的基层部门科研人员不仅需要完成科研和生产任务，还需同时满足单位管理部门的各项制度要求，时间精力很大一部分消耗在事务性工作中。2017年，我单位在基层部门初步设立了秘书岗位，确定了秘书人员，秘书承担的工作内容涉及保密、质量、安全、报销、设备管理、档案、外协等各个方面。秘书人员的工作显著减轻了科研一线人员事务性工作负担，对提高单位整体运行效率起到了积极作用。近两年部分秘书人员面临退休，单位目前尚无合适的备选人员。培养一名合格的秘书，需要投入大量的培训教育和长时间的实践经验积累，如何对基层部门秘书岗位进行设置及管理，成为单位亟待解决的问题。
2秘书岗位管理现状及存在问题
21未建立统一的岗位要求和标准
我单位于2017年部署并实施岗位管理，组织基层部门进行了《岗位说明书》的梳理和填报。当时考虑到基层部门现有秘书人员的实际状况，以及所承担的工作不完全相同的情况，未对秘书岗位的具体要求和标准进行统一。最终形成的岗位说明书，仅是各个部门秘书人员实际情况的反映，任职条件、岗位职责等具体内容差别很大。由于秘书岗位人员个体能力、素质存在差异性，各个部门工作量也不同，秘书工作带来的效果也不同。这种形式实际上是“因人设岗”。按照岗位管理的目的：“构建科学、合理的岗位任职资格体系，以岗定人，进行合理有效的人员配置，逐步实现人岗匹配，发挥人力资源的最大效益，并通过岗位任职人员的履职能力提升促进单位事业可持续发展。”认为针对秘书岗位，单位应建立统一的要求和标准，满足“以岗定人”的岗位管理要求和理念。
22管理部门未直接参与管理和考核
秘书是管理部门和基层部门之间的桥梁。一方面，秘书熟知基层部门相关事宜，熟悉科研人员及相关科研活动，代表基层部门履行集中和规范的事务工作，节省了基层部门科研人员的大量时间和精力;另一方面，秘书熟悉相关管理制度和要求，能与管理部门进行更为有效的沟通，更好地满足管理要求。对管理部门来讲，秘书是基层部门的代言人;对基层部门来讲，秘书是基层部门的事务管理助手。因此，秘书不同于普通科研人员和计量检定人员，其履行了部分管理职责，属于基层管理人员。然而，目前我单位秘书岗位的人员均由基层部门自行选择设定，具体管理也是以基层部门为主，管理部门未直接参与管理和考核。
23其他科研单位管理情况调研
对其他科研单位进行了调研，了解了其他单位秘书岗位管理的现状。为高效处理基层部门繁杂的事务性工作，大部分科研单位都设置了秘书岗位。秘书岗位人员由基层部门选任产生，具体管理和考核也由基层部门负责，目前也有小部分单位管理部门直接参与到了秘书岗位人员的考核工作中。
3秘书岗位的设置及管理建议
咨询了基层部门和管理部门意见，根据单位实际情况，综合各方面考虑，认为应对业务部秘书岗位的设置、培养、管理和考核形成统一的要求和标准，从而确保秘书岗位人员能力素质的匹配性、同质工作的标准化、考核评价的一致性，更好地促进秘书岗位人员的成长，更好地服务于单位的科研和管理工作。
31统一岗位任职条件和工作职责
311秘书岗位任职条件
任职条件需从学历培训经历、工作经验、能力技能、工作要求及意识态度等方面逐条进行有针对性的明确。能力技能方面，包括但不限于具备较强的政治素养、学习能力和沟通能力，具备一定的文字处理能力，熟悉计算机的操作技能和业务部门工作专业知识。工作要求及意识态度方面，最基本的是认真、细心、耐心、负责，最关键的是热爱并愿意从事服务、管理工作。秘書岗位人员须保持相对稳定，能够长期稳定从事秘书岗位工作。在现任秘书退休前一年，在单位范围内选任合适的人员，通过传帮带，逐步熟悉、适应岗位需求，从而实现人员的顺利过渡。
312秘书岗位工作职责
秘书岗位主要承担部内日常事务工作，协助部门领导管理部内工作，负责与机关各部门、各有关单位进行工作联系、协调和配合。具体包括：
（1）承担科研财务助理工作。具体负责部门职工日常报销工作手续及流程的指导和解答;负责部门报销单据及财务相关资料的审核，单据审批手续的办理;参与部门科研项目经费预算和统筹;配合财务部门开展管理办法的宣贯，通知、信息的传达，资料的收集和发放等。
（2）承担部门日常事务性工作。具体承办部门物资采购管理工作，包括办公用品的采购、验收、发放、报销;科研物资采购计划的编报、设备验货等工作。承办部门外协合同的全过程管理，包括合同审核、盖章备案、存档、报销等工作。承办其他部门事务性工作。
（3）完成部门领导交办的其他工作，做好部门领导的助手。由于单位人员紧张，基层部门秘书也会同时一人兼多岗，同时担任部门设备管理员、兼职保密员、兼职考勤员、兼职档案员等兼职岗位。具体由基层部门根据本部门情况自行安排。
32加强岗位人员培养和管理
321加强培训指导，提高履职能力
管理部门应按照业务分工，从保密、财务、质量、安全等方面对秘书进行专题培训，培训内容要从具体要求和注意事项等实际操作角度进行认真准备。日常工作中，应通过口头讲解、会议宣贯、发放总结材料、答疑解惑等多种形式进行培训指导，帮助其掌握实操技能，提高履职能力。秘书参加的培训，需要牢固掌握的内容应要求其参加考试，保密、质量管理等工作按照相关管理要求需取得相应证书。 322纳入团队管理
秘书协助部领导进行部内管理，是管理部门各项政策在部门内部的宣贯者和实际执行者，因此管理部门应将秘书作为部门团队建设的一部分。管理部门牵头制定的相关办法、举措应组织秘书进行交流讨论，听取他们的意见建议。管理部门和基层部门应大力支持秘书的工作，解决他们工作中遇到的问题，经常开展谈心交流活动，增进理解。
323对秘书岗位人员进行轮岗管理
在秘书岗位人员实现相对稳定后，可考虑每隔几年在不同部门进行一次交换和轮岗，从而使秘书人员既能保持相对稳定又能流动起来，有利于秘书的更快更好成长，也有助于各个部门之间的秘书相互取长补短、交流学习经验。
324打通秘书岗位人员的成长渠道
目前秘书岗位人员的成长发展受到一定程度的限制，一方面，他们虽然承担了基层管理人员的工作，但按照机关管理人员序列的管理要求，他们不符合走管理职称序列的条件;另一方面，他们承担的工作内容大部分是事务性的工作，日常工作会占用他们大部分的时间和精力，但这些工作内容对其走技术职称路线基本上没有裨益。因此，有职业追求的职工不愿意从事该岗位工作。要从根本上解决这个问题，应单独建立秘书岗位人员的职称序列，打通秘书岗位人员的职业发展通道。
33管理部门参与考核评价
由于秘书发挥着上传下达的作用，管理部门应和基层部门共同实施考核，从而对秘书岗位人员工作情况做出更加客观、公正、全面的评价。建议在年底考核時，由管理部门和基层部门共同对秘书人员进行考核，各占一定比例权重。秘书岗位人员考核的要点包括：部门内部政策宣贯与执行情况;上下沟通协调情况;部门领导和职工的认可度;工作完成效果等。具体的考核细则由管理部门根据秘书人员的实际履职情况，以及单位每年的考核导向制定。考核结果体现在绩效工资中，建立有效的激励约束机制，提升秘书人员的工作积极性。
4结论
设置秘书岗位是以减轻基层部门领导和一线科研人员事务性工作负担为出发点和落脚点，通过秘书的专业优势帮助科研人员从繁杂的日常事务中解放出来，潜心于科学研究。秘书岗位的合理设置和有效管理十分重要，也十分迫切，这项工作的有效落实，能够有力保障单位科研工作、管理工作的顺利开展，大大提升管理效能。
参考文献：
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