ERP系统在企业财务管理中的应用探析
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[摘 要]随着信息技术的飞速发展，ERP系统作为重要的管理工具，受到企业的普遍重视，加强ERP系统在企业财务管理中的应用具有重要的现实意义。文章在分析ERP系统在企业财务管理中应用的重要性基础上，基于SWOT分析工具，从优势、劣势、机遇、挑战四个维度，深入探讨了ERP系统在企业财务管理中的应用现状，并针对性地提出了加强ERP系统在企业财务管理中应用的对策措施。
[关键词]ERP系统;财务管理;成本管理
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.15.157
1 引言
当前，我国日益严峻的市场竞争环境，对企业的管理水平要求越来越高，企业管理已由粗放型向精细化转变，为满足提高企业运营效率，为财务分析和企业决策提供依据的要求，能够实现全面管理的ERP系统成为企业管理不可或缺的工具。ERP是一套完整的资源整合系统，从办公协同、财务管理、业务管理、 档案管理等一系列企业资源模块的数据反映中来标准化成本，规范业务流程，提供可供管理层使用的精准可靠的运营数据，从而提升企业的运营效率和效益，实现更快捷的沟通和决策，对提升企业在市场经济中的核心竞争力有莫大的推动作用。因此，探讨ERP系统在企业财务管理中的应用具有重要的现实意义。
2 ERP系统在企业中财务管理中的应用现状
基于SWOT分析的四象限，从优势、劣势、机遇与挑战四个层面对ERP系统在企业中应用的现状做一个详细的描述。
2.1 ERP系统在财务管理中应用的优势
第一，ERP系统在汇总数据方面优势明显。前端数据是企业财务分析的基本来源，保证前端数据的准确需要标准化的录入流程，ERP利用计算机程序的预设定提供了录入数据的预防性控制和检查性控制，在一定程度上保证了前端数据的规范性和一致性，增加后期管理人员使用数据的可比性。
第二，ERP系统能实现数据共享，尤其适合集团性质的企业使用。集团企业下属众多分子公司及办事处（利润中心），各利润中心数据采集后通过网络就可以实现数据的动态传输，甚至可以在第一时间完成其他系统的反写也能，非常便于集团总部实时监控各利润中心的不良数据，对其违规的经营行为做出迅速反应，符合成本效益原则。
第三， ERP系统中的预警功能和严格的内控流程真正意义帮企业提高了控制质量。例如商务部采购时按照存货的安全储备量的预警提示确定下订单的时间，既预留出了采购订货的时间，又不会因缺货或存货过多而增加企业的短缺成本或者增加存货的储存成本。再例如，预算管理模块会控制费用的支出，预算的调整时间和调整金额的限制使各部门严格按照预算计划来执行，实现企业资源的优化配置，保证充足的企业资源和资金留给能更好的实现企业战略目标的更有优势的项目。预算管理是一个相当庞大但是对企业的长足发展非常重要的内容，如果启用ERP来制定预算，管理预算执行，反馈预算执行情况，管控资金资源配置，可以节省大量流程时间和沟通成本。
第四，ERP系统在企业进行数据分析、价值链增值分析这些环节也发挥巨大作用。例如制造企业在确定产品的标准成本做标杆分析时，需要研究大量的历史成本信息，ERP系统存储和调用数据样本的优点就非常突出;在分析价值链增值作业时，整个流程链条清晰完整，便于企业查找约束因素，进行生产环节的持续改进，提高生产效率。ERP系统实现了数据集成化管理，确保上下游流程的顺畅进行。
2.2 ERP系统在财务管理中应用的劣势
第一，因为数据的流转全部通过预设的计算机程序来完成，其中复杂的运算固定嵌入环节中在出现逆向操作时并不灵活。例如当生成出库单时，成本单价自动计算后，如果删除该出库单，单价的计算可能出错，进而影响其他出库单成本金额的计算，这种影响程度还要根据成本计算方法是加权平均法还是FIFO， 根据成本流转方法是分批法还是分步法等，这种排查会严重影响工作效率。另外，需要修改已经生成的单据时，要将该流程后面的单据都全部反记账反审核，并删除掉这种固化的控制模式并不适应于大型企业分工合作的流程环节，操作过于耗费时间，而且如果一旦某一模块数据出现错误，这将直接导致其他模块的数据被殃及池鱼，直接影响了整个成本计算及报表数据的准确性。
第二，ERP系统的特点是把扁平化的运营流程整合在一起形成一个整体，扁平化的衔接有可能会带来沟通不畅的问题，表现在由于流程分支比较多，商务人员因某种原因改变系统中的采购价格，这种行为通过电脑来操作而不是进行面对面沟通，虽然数据在ERP系统中已经改变，但并不能直观地被发现，并且商务也并不知道前端数据的改变会对后续财务数据的取值和计量造成什么样的影响，等到月末财务核算成本时，才能发现问题。因为财务核算本身就有其固有的滞后性，所以在改变现有已录入的数据时，ERP系统可能会带来沟通不畅造成的时间成本的增加。
第三，过度依赖计算机系统可能会在服务器遭到木马入侵，蠕虫病毒攻击时造成数据丢失或被篡改，给企业带来经济损失。
第四，ERP能够满足符合对外财务报告的成本归集方式的披露要求，但并不一定是最适合供企业分析成本差异的成本归集方式。生产成本的计算目前是采用符合对外财务报告要求的传统料工费成本归集模式，对于企业的内部管理來说，如何分析产品的多方面贡献，会涉及很多非财务因素的影响，因为不符合对外财务报告的计量要求，所以在财务软件中这些信息并没有很系统化的进行反应，但是企业在进行内部产品差异化分析，波特五力模型竞争分析时需要使用到这些数据。
2.3 ERP系统在财务管理中应用带来的机遇
ERP系统作为一个高效的管理系统软件正在被企业管理层普遍接受和认同，如果只是把ERP当作是一个简单的电子信息录入和存储系统，并没有从企业的经营决策和生产管理的角度去认识和运用ERP系统，就很难发挥其应有的作用，并不能给企业的生产经营提供实际的指导性建议，数据的收集没有发挥最大的效应，所以对于ERP系统有什么功能，怎么用这些功能对企业来说是一个机遇，这取决于管理者是否能有一定高度正确认识ERP系统将会带来的效益，成本的节约，是否充分使用ERP达到资源整合的程度是企业的管理能否达到一个新高度的关键之一。 2.4 ERP系统在财务管理中应用面临的挑战
随着市场经济的飞速发展和科技的进步，企业规模的日益扩张，新型的业务类型和业务模式多种多样遍地开花，ERP系统应覆盖所有的业务种类，并进行有效控制管理。为了能满足客户需求，ERP正在逐步向企业定制化方向稳步发展，目前已经实现的功能有定制化财务报表。如果ERP系统能不断突破技术壁垒，根据需求升级，客户体验度提升，性能更加卓越，企业财务的管理一定能更上一层楼，这是ERP系统的未来必将面临的一个挑战。
3 加强ERP系统在企业财务管理中应用的对策措施
3.1 增加ERP系统中的部分环节的自动授权计算和自动知会功能
在删除单据导致其他单据的成本计算出现错误的环节增加批量修改的功能，系统自动计算新的单价进行批量修改;另外，修改已经审核过的数据除了需要反审核授权之外，修改内容自动触发生成ERP通知，通过系统中的协同办公发送给相关下游的数据使用者，避免出现沟通不畅产生的后续核算错误的问题。
3.2 组织并加强系统上线的流程培训工作，以加强上下游工作的事前沟通
ERP系统将涉及整个公司的所有业务流程，所以在上马之前，管理层应重视先导培训和准备工作，各部门对接人及时与开发商的培训师进行沟通，结合公司现状把即将上线的系统所有模块之间的联系讲解清楚，使后勤部门及业务部门不仅要知道如何使用这个软件，更要了解本部门的数据如何在链条中流转，和哪些部门是上下游之间的关系，以便后续在更改数据时能事前沟通，避免因沟通不畅导致事后数据错误而给数据核算造成麻烦。
3.3 企业应重视网络安全并建立数据备份机制
①使用ERP的企业应加固网络防火墙，最大可能地限制非授权入侵。安装病毒查杀软件，做好网络安全的防护工作。②企业云端存储的数据需要定期存储在线下的硬件設备中，以防止出现意外后无法恢复业务和财务数据，影响企业的正常运营。③做好网络安全宣贯工作。规定企业工作人员在使用办公电脑时，插入外接介质存储之前要先进行病毒查杀;不登录有安全风险提示预警的网站。发现公司官网出现异常，疑似被攻击需要第一时间上报。
3.4 增加ERP系统成本管理模式的多元化
增加ERP系统成本管理模式的多元化，以适应更符合企业产品特性的成本分析，建议增加按照产品的生命周期成本法来归集成本的流程。使用生命周期成本法对于研发企业来讲尤为重要，关注产品从开发到后续服务的整个生命周期的上游成本、制造成本和下游成本，是一个非常完整的产品成本核算，根据退货情况及售后服务、客户服务热线解决问题的个数、上门维修的次数以及软件升级成本来帮助企业做出是否要继续开发或者生产这种产品的决策。
建议引入产品质量成本的分类形式，每月形成产品质量成本报告。企业需要充分关注预防与解决产品质量时所占用的企业资源与成本时，产品质量成本报告会帮助企业做出更准确的产品质量分析。报告分为预防性成本、评估成本、内部损失成本和外部损失成本，产品的成本数据根据此类重新划分，就转换成为对企业内部财务管理有用的数据，取代了人工分类再计量的模式，帮助企业更迅速地做出提升生产质量的具体措施。
4 结论
综上所述，ERP系统在我国的迅猛发展体现出了我国内控管理水平的长足进步，它实现了企业内部管理所需要的业务应用系统的集成，为企业管理层及员工提供决策运行手段的管理平台，通过ERP系统的数据分析及流程整合，保证了企业的精益生产，给企业带来了实际效益。
参考文献：
[1]周祥赋.企业成本管理中ERP系统的应用探讨[J].价格月刊，2018（6）：92-94.
[2]陈美娟.基于ERP系统的企业财务成本管理探讨[J].科技经济与管理科学，2017（35）：208-209.
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