探索医院档案管理信息化建设
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作者: 张晓莉
摘要:随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，医院档案数字信息化的建设成为当务之急。如何使医院档案信息加速向数字化方面发展，构建准确及时、经济、安全的档案信息数字化系统，成为当前医院档案管理工作者认真思考和不断探索的问题。医院档案信息化建设要从医院软硬件设施的投入；建立标准化、规范化体系；档案信息资源的建设；网络档案信息检索系统建设等七个角度对档案信息资源进行规划、建设，为利用者提供优质的服务。
关键词:医院 ；档案； 信息化
一、医院档案信息化建设的紧迫性
1.医院档案业务工作迫切要求档案管理实行信息化建设
近几年来，医院发展规模越来越大，涉及面向精、细、广方面发展，形成的档案数量和门类相应增多，门类由原来的十大类增加到现在的十二大类，新增了声像档案、电子档案；档案载体类型由过去单一的纸质档案发展为以磁盘、光盘等多种磁性材料为载体的档案。另外，医院档案在医疗水平达标、科研开发、临床医疗纠纷、院志研究等方面的作用也越来越受到社会的关注与认可。
2. 国家信息化建设和档案事业发展的要求医院档案信息化建设
自国家档案局中央档案馆向全国各档案部门印发《全国档案信息化建设实施纲要》以来，档案信息化建设在我国正式启动。全国档案信息化建设的主要任务是，围绕档案信息化基础设施建设、资源建设、应用系统建设、规章标准建设、人才队伍建设、安全保障体系建设的六个方面进行。各省市也纷纷做出指导性意见，要求各医院要建立档案信息网站，实现档案管理现代化和医院办公自动化。
3.医院档案信息化可以拓展医疗科技档案及临床档案的服务领域
档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。医院档案不能只局限于本单位内，而应该将档案社会化，利用现代化管理手段储存各种信息，便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。有利于全国乃至国际间的医学交流，吸纳外来权威的、崭新的医学知识同时也将本单位的经验推广到社会上，促进医疗事业的共同发展。
4.医院档案信息化建设能使医院档案业务工作变得方便、快捷、高效
随着医院档案信息数字化、网络化，档案管理网络软件基本可以实现网上归档。各归档单位只需在网上收发文件，并将处理完毕的文件材料输入或上传到档案管理网络软件中。到年终时点击组卷归档，数据就会通过网络转到档案管理系统数据库中，档案馆工作人员进入系统的数据库对转库的数据进行检查验收，符合标准的就直接提交入库，反之写上意见，将数据退回原单位进行整改后提交。同时，这也使编研工作、档案查阅工作变得更为简易、方便、快捷。要求医院档案管理部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
二、医院档案信息化建设探索
1.强化电子文件归档管理
充分利用医院网络资源共享的功能，将上级来文及医院各处、室形成的文件直接转换，进入档案室数据库。纸质文件归档同时，应将同版本的电子文件一并归档，同时并入本单位档案数据库系统，与医院办公自动化同步进行运行。
2.软、硬件基础设施的投入
医院要加快档案信息化的建设。可以结合自己的经济能力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使档案信息化建设加快发展。从实际出发，充分利用现有设备，按照填平补齐、适当超前、适当延伸”的原则购置适当的技术设备。包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备、海量存储设备等。开发适合医疗行业使用的专门的档案利用软件。
3.建立标准化、规范化档案管理体系
依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入(输出)及格式转换的控制与管理，满足医院文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。一个通用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准，才能保证医院内部网、卫生系统网、档案系统网之间档案信息存储、交换的顺利进行。
4.加强档案信息资源传输网络化，实现信息资源共享
档案的真正价值在于利用，档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。利用医院内部网建立档案信息网站，实行新信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务，同时开展档案信息咨询服务，为用户进行定向、定题的交互式信息咨询，运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发，提供更多二次、三次加工的信息产品，拓展医院档案的服务功能，提高档案服务质量。高质量、丰富充足的信息资源是档案数字化的基础，是网络建设的核心。信息资源不足，网络就如“无本之木，无源之水”。
5.规划、建立有特色的数字化信息资源库
数字化信息资源库包括数字档案管理系统、数字目录中心管理系统、数字文档管理系统、数字文件管理系统等。档案数据库是档案室网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国内标准为依据，集中力量建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库；另一方面，档案资源数字化整理也要与之配套进行，即使用数字模拟整合技术将室藏各种档案数字化，其有以下三个基本途径：一是档案室把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成系统文献档案信息，并以数字化方式输入计算机：二是利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理；三是直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。
6.加强档案信息技术人员队伍建设
档案信息化建设是一个促使由档案管理向档案信息管理的过程。 信息技术、网络技术在档案领域的应用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作人员应该是具有广博的知识并掌握现代网络技术的复合型人才。面对需求上的这一变化，首先要做好现职人员的培训工作，档案工作人员不但是档案学、文书学、信息传播学等方面的专业人才，而且是计算机应用软件开发、通信工程技术、信息网络、信息管理、数据库生产和服务、办公室自动化及计算机辅助设计技术等方面的专业人员。要积极开展多种形式的技术培训和技术交流，努力营造学习新技术、新知识的良好环境，使他们在实践中成长，在工作中进步。
7.建立医院的网络档案信息检索系统
档案信息数字化的最终目标就是实现高效快捷的信息检索。因此，我们做的大量前期基础工作是为信息的检索功能做铺垫，也只有建立了高效的检索系统，档案信息数字化的意义才能真正体现。网络档案检索系统面临的问题很多，如系统的功能，适用于卫生系统局域网信息组织与管理的方法和技术，网络环境中对信息的使用权限设定等。解决好各方面技术的衔接问题，实现网络档案信息检索会大大提高服务质量，为广大利用者提供便捷。
信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的医疗工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现医疗档案的信息化建设，为利用者提供优质的服务。
作者单位：泰山医学院院长办公室
参考文献：
[1]李玉霞.医院档案管理中的问题与对策[J].医学信息,2008,(2):58-60.
[2]隋军杰.关于加强医院档案管理工作的几点思考[J].商业文化（学术版）,2007,(4):56-58.
[3]谢文茹. 医院档案管理中存在的问题及对策[J].云南档案,2007,(11) :22-24.
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