高校院(系)教学档案信息化管理建设探析
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作者: 刘莉萍 刘昱
摘 要： 在高校信息化建设不断推进的今天，院（系）教学档案信息化管理建设已成为发展的必然趋势,但还存在许多问题，如何去解决问题，还需要每一位档案管理工作者去思考。本文就此方面的问题作了粗浅的探讨。
关键词： 信息化； 教学档案管理； 电子文档； 措施
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）01-0094-02
随着信息技术的迅猛发展，信息化从思维观念和工作实践上都深刻影响着高校档案管理事业的发展。“十一五”建设期间，各高校档案馆（室）的信息化建设引起了领导的高度重视，并取得了较大成绩，但高校院（系）教学档案信息化管理建设还不容乐观。目前各高校正在制定“十二五”建设规划，在此之际笔者就院（系）教学档案信息化管理建设作些探讨：
一、高校院（系）教学档案信息化管理建设的重要性
（一）高校档案信息化管理建设的主体和核心
教学档案是教学管理和教学活动过程中直接形成的，具有保存价值的教学文件材料总称。目前随着办学规模的扩大，各高校教学管理重心下移，院（系）不仅是实施教学活动的主体，也成为教学管理的主体。教学档案材料主要由院（系）负责收集、整理、归档、保管，其中需永久保存的档案移交给学校档案馆（室）保管。因此，院（系）教学档案是高校档案的主体和核心，院（系）信息化管理建设程度直接影响学校档案信息化管理建设的发展[1]。
（二）推进院（系）教学信息化管理的迫切需要
随着高校教学管理重心的下移，院（系）教学管理包含的内容越来越多，如课堂管理、学籍管理、专业建设管理、教研管理等等。为了提高管理效率和管理水平，大都院（系）使用了教务管理系统、实现了办公自动化、教师授课用多媒体等等。在现代化、信息化的教学管理中会产生大量、形式多样的电子文件，如文字、图表、录音、影像等等，这些电子文档需要做到及时、科学、高效的收集、整理、汇总、编目、归档，靠传统的手工操作已无法适应，需要采用现代信息管理技术，提高管理效率。另一方面，现代教学及管理中也需要档案管理者为其提供高效、全面、准确的服务。因此信息化时代下的教学管理正呼唤着信息化的教学档案管理的出现。
（三）网上教学评估和项目申报、评审的重要依据
院（系）教学档案承载着大量的教学、管理、研究的信息，通过教学档案材料可以对院（系）的各项工作做出比较客观全面的评价。随着教育改革及教育信息化管理的深入发展，高校教学水平评估、专业（学科、课程）建设申报验收等都将采用信息化和网络化管理，如：国家级、省级精品课程建设现在已经采用网上申报和网上评审。专家和有关主管部门在网上评估、评审主要通过看申报单位在网上提供的数字化的真实的档案信息材料。而齐全、完整、系统、科学的教学档案材料才能全面、真实、系统地展示自己的工作情况，是获得专家好评的重要依据。因此，加强教学档案信息化管理建设已成为迫切需要。
二、高校院（系）教学档案信息化管理建设的现状
档案管理信息化是指档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用，实行档案信息化存储、标准化管理、网络化利用等等。高校院（系）实现教学档案信息化管理是一个系统工程，目前还存在许多问题：
（一）无明确的领导和业务管理部门
院（系）教学档案管理往往只作为教学行政管理工作的一部分，没有引起领导的高度重视，在领导分工中，没有指定负责人，也无明确管理职责。教学档案信息化管理是一个业务性很强的工作，而院（系）从行政领导到档案管理人员都不是业务出身。大都高校没有确定对院（系）教学档案信息管理进行业务指导的管理部门，即使有的指定了管理部门，但管理职责也不具体，导致院（系）教学档案信息化管理处于不规范的、自成一体的自然发展状态。
（二）无科学的管理手段
目前，各高校院（系）大都配备了计算机设备，引进或自行开发了教务管理、实验管理、论文管理等多个应用系统，逐步在推进办公自动化，这些使教学管理在信息化建设方面取得了较好成绩。但是档案管理没有专门的管理系统，却还停留在传统的手工处理阶段，没有实行网络化管理，办事效率低，与正在发展的院（系）信息化教学管理不相适应。
（三）无统一的管理规范和标准
教学档案管理是独立于行政管理之外的一门专业性学科，从文件的收集、整理、鉴别、归档、编目、保存、检索等都应有专门的管理规范，大都高校只对档案馆（室）制定了管理办法，但对院（系）教学档案管理没有制定相应的规章制度。另外随着信息技术应用于教学档案管理，各院（系）档案管理者面对形式多样的电子文档，没有统一的标准，导致保存的电子档案从形式到内容都各不相同，即使实现网络化管理，也无法实现档案信息资源共享。
三、高校院（系）教学档案信息化管理建设的措施
（一）加强组织领导，完善管理建设
目前部分高校院（系）档案管理处于一种既无具体领导管理，又无业务部门指导的不规范、自然发展的状态。导致院（系）档案管理工作停滞不前，跟不上学校和院（系）教学、科研、管理的发展需要。
首先，成立学校档案信息化建设领导小组，组长由学校管教学的副校长负责，成员由各院（系）主管教学的领导组成，办公室设在学校档案馆（室）。领导小组负责整个学校的档案信息化管理建设，档案馆（室）负责院（系）教学档案管理的监督和管理。这样院（系）档案信息化建设既有统一领导，又有业务部门指导业务和监督检查工作[2]。
其次，制定一套科学、合理、严密的管理制度。很多高校教学档案管理不完善，特别是对院（系）教学档案管理还没有具体管理办法，另外随着教学信息化管理建设的发展，如电子文件、多媒体文件、声像文件等信息资料不断出现，对于它们的管理还没有制定规范、科学的管理制度等等。学校档案信息化建设领导小组应该组织相关人员和部门制定操作性强、管理明确的管理制度。如《XX学校教学档案管理办法》、《XX学校档案管理人员管理办法》《XX学校档案信息化标准》，还有具体的《文档一体化制度》、《查阅利用制度》、《网络安全管理制度》、《电子档案备份制度》、《监督管理制度》、《院（系）档案管理职责》等等，做到从学校档案馆（室）到院（系）档案信息化管理都有具体的管理制度、责任明确。
（二）加大经费投入，开发或引进相应的系统
首先，引进或开发档案信息化应用系统。档案信息化应用系统应与办公自动化系统在功能上做到有机对接，使文书处理与档案管理工作融合起来，即从文件的撰写、修改、签发、接收、批阅、归档、著录、检索、借阅、编研等文件处理和档案管理的全过程，能在应用系统上按统一标准顺利进行，即实现文档一体化管理[3]。院（系）档案管理人员大都是教学秘书兼任，采用档案信息化应用系统，将大大减轻他们的工作量，并且使他们工作得心应手，同时应用系统操作中产生的各种信息资料是实现档案信息化管理的前提基础。
其次，建立统一的档案管理平台和网络系统。真正实现档案信息化管理还要建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案信息利用的网络化。随着高校信息化建设的推进，学校建立了校园网，各院（系）也建立了自己的网站。但是院（系）还要建立自己的档案管理系统网，上与学校档案馆（室）相连，下与院（系）各教研室、实验室、学生工作办公室等相连，左右与其它院（系）和职能部分相连，实现档案信息上下左右贯通，建立起学校档案系统网络。不过开发建立统一的档案管理平台和网络系统是一个系统工程，需要靠学校和院（系）共同努力才能完成。
（三）加强档案管理的规范化建设
档案管理的规范化建设是实现档案信息化管理的迫切要求。只有把档案管理规范化、标准化，才可能实现档案网上整理、存储、检索、利用等。院（系）档案管理要做到规范化、标准化，首先要建立专门的档案信息化管理室。管理室配有专门的电脑、网络系统、电子存储设备、档案柜、档案盒等等，实行专人管理。只有这样才能使分散在系办公室、系学生工作办公室和各个专业教研室、实验室的档案材料实行集中统一管理，才有可能做到专业化、规范化管理[4]。其次，纸质文档和电子文档过程管理实行规范化、标准化。如教案、试卷、实习材料、开课计划、毕业论文等，这些档案材料的收集、整理、归档、保管、利用等工作都在院(系)完成，各院（系）档案工作者应该遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，严格按照学校的《档案管理办法》、《档案信息化标准》等要求去管理。否则，不仅严重影响院（系）档案信息化管理建设，也阻碍学校档案馆（室）的档案信息化管理建设。如：新生录取名册、在校生名册、毕业生名册是学籍档案的一部分，如果有的院（系）长期保存，有的短期保存，甚至有的不保存等，这不符合档案管理的完整性、统一性、科学性的原则，档案信息资源也难以实现网络共享。
总之，院（系）档案信息化管理建设是一个系统工程，需要领导高度重视，也需要第一线的每个档案管理工作者与时俱进，开拓进取，充分应用现代信息化技术，提高院（系）档案管理和利用水平。
参考文献：
[1] 黄春.本科高校系级办公室档案管理之规范化[J].安徽职业技术学院学报，2006（2）.
[2] 魏丽平.高校档案网络化建设与管理的几点思考[J].云南档案，2008（2）.
[3] 马海涛.高校档案管理信息化建设探析[J].山东教育学院学报，2008（9）.
[4] 王亚冬. 高校教学资料信息化管理的实践与思考[J].科技创新导报，2008（31）.
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