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新形势下企业办公室管理效能的研究

作者:未知

  [摘    要] 公司或者集团公司办公室管理效能的高低,对企业生产、经营活动是否能够正常运转有着重要的影响,代表着组织管理层的形象因此也决定着企业文化和组织的整体管理水平。新形势下,企业办公室管理工作面临着更加严峻的挑战,必须对办公室管理模式进行创新,才能实现办公室管理水平的提升,协同各部门资源达成组织目标,从而为促进企业的进一步发展与提高奠定良好的基础。文章主要对新形势下企业办公室管理工作的实际情况及提升企业办公室管理效能的措施进行了分析。
  [关键词] 企业;办公室;协同;管理效能
  doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 13. 038
  [中图分类号] F272.9    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194(2019)13- 0088- 02
  0      引    言
  随着市场经济的迅速发展,行业转型、产业升级进程不断加快,同时竞争日趋激烈,这样的背景下,企业若想获得更好的生存与长远的发展,必须加快改革进程。同时,公司尤其是集团公司办公室管理具有较强的综合性管理职能,办公室管理的职责范围也相对丰富,需要对公司重大决策事项和重要工作进行部署、检查、跟进、协调和落实,对内、对外代表企业形象,影响企业文化和组织的整体管理水平,必须给予充分重视。新形势下,应根据企业实际情况,合理开展办公室管理工作,并充分发挥办公室管理工作的作用,促进企业的持续发展。
  1      办公室管理的作用
  1.1   “协同左右”
  办公室主要围绕高层的决策部署,负责企业内部部门、外部单位、政府机构等之间的沟通与协调,是企业生产、经营工作得以有序、高效开展的协调者。协同多个部门资源,团结统一完成组织目标。具体来说,对企业内部各个部门之间的关系进行协调,为促进企业的健康发展建立良好内部环境;对平级单位、上级单位、政府机构等与企业有关的外单位进行协调,构建有效合作关系、良性竞争关系,为推动企业的持续发展建立良好的内外部环境。
  1.2   “沟通内外”
  现代社会中,企业每天都要接收大量的信息,这些信息可以帮助企业更好地制定发展战略规划,有利于使企业在竞争日趋激烈的市场竞争环境中获取更好的生存与发展。办公室负责重大公务和商务接待、协调政府机构的关系等,建立有效的沟通机制,确保信息传达的畅通性、及时性、准确性,从而为企业决策及其运行提供有效的指导,是确保企业各项工作得以顺利开展的前提与基础。企业办公室管理过程中,应创建良好的沟通环境,建立完善的沟通机制,构建科学化、现代化的信息网络,确保信息的顺利、有效传达。信息沟通过程中,应加强对现代科学技术的应用,力求客观、真实地反映信息,从而保障信息的畅通性、安全性、准确性,使得企业及时掌握动态的内外部环境因素变化,准确调整企业发展和经营策略。
  1.3   “承上启下”
  办公室既要完成企业管理者下达的各项计划工作任务,又要保障与各部门建立和谐的工作关系,在管理的同时应加强有效沟通,避免空白管理和重复管理造成时间、人力成本的浪费,以进一步提升管理效率[1]。在企业中,可以将办公室当作一个信息范围大、接触面广的综合管理机构,上传下达是其一项重要职责。通过搜集相关的信息,并制定多种备用方案,提出建设性的、合理的参考意见,为企业管理层提供有效、全面的决策依据,做企业管理者的参谋和助手,为实现企业经济效益的提高奠定良好的基础。同时,及时向下传達各级领导的指示,以保障企业各项工作的正常运转,完成企业预期目标。
  1.4   “破墙补位”
  对于企业来说,只有办公室管理者准确地把握自身管理职责,才能确保办公室管理效能得到充分的发挥。办公室管理工作中,不仅要完成企业管理者下达的任务,还要确保内部各部门之间的工作关系和谐。在实施管理的同时加强内部各部门之间的联系,打破“部门墙”的阻碍,合理有效部署工作,避免重复管理、空白管理而导致的人力、时间浪费,从而实现组织管理效率的提高。
  2      新形势下企业办公室管理的优化思路
  2.1   创新办公室管理观念
  随着市场经济的发展,现代企业管理中也纳入了诸多新思想与新方法,这就给办公室管理工作提出了更高的要求。因此,必须创新企业办公室管理的观念,充分考虑企业实际情况,确保办公室管理的预见性、计划性、全面性,建立健全管理机制,才能在竞争日趋激励的市场环境中得到更好的生存与发展。不断创新办公室管理工作的思路,优化办公室管理工作的方法,深入挖掘岗位的潜在价值,充分调动并有效利用员工的创造性、积极性,并通过制度的约束作用,确保办公室管理工作的切实落实。只有对办公室管理理念进行创新,对企业制度规范、企业文化进行优化调整,才能为企业生产、运营及其发展提供新的生机和活力。
  2.2   完善办公室管理制度
  企业应建立健全长效管理制度,以规范约束内部行为,实现办公室管理效能的提高。通过应用健全的办公室管理制度,来对实际办公室管理工作进行规范,有利于调动员工的主动性与积极性,从而为企业的进一步发展奠定良好基础。除了办公室内部管理制度外,还应围绕党委、董事会、经理层在公司的功能定位和运行情况,制订一个顶层文件《公司章程》以及党委会、董事会、总经理三个《工作规程》,针对这四个文件细化现代企业制度“1+3”权责关系表,明确各自在决策、执行、监督环节中的权责和工作方式,制定完善公司各治理主体的责权清单和工作机制。   2.3   改善办公室管理作风
  对企业办公室管理工作来说,工作作风的优良与否,直接影响着办公室管理效能。良好的工作作风,可以增强团队凝聚力、提高工作效率。基于这样的原因,员工应不断加强学习,以实现自身能力的提高,包括协调办事能力、综合分析能力、组织管理能力等,只有这样,才能确保办公室管理的效能。除此之外,办公室工作人员、管理人员,均要加强对本职工作的研究,具备创新精神,从而在实际工作中,能够勇于开拓办公室管理新局面,建立并不断完善优质高效、信息灵敏、标准规范的办公室管理机制和工作作风,不仅能促进办公室管理效能的进一步提高,还能促进企业文化的传播。
  2.4   提高办公室管理水平
  企业办公室管理是一项复杂的、系统型的工作,涉及企业内部的全部资源及各种活动。正确处理管理决策、管理机制、管理对象、管理规范、“以人为本”管理理念之间的关系,是提高信息收集处理、日常接待、公文收发、管理层会前准备及会后部署等日常管理工作效率的重要前提,也是提高管理效能、办公室管理效益、促进企业进一步发展的基础。以企业实际情况为根据,充分挖掘办公室人员的内在潜能,充分发挥其积极性,创新管理方法,高效完成管理者布置的任务,是提高办公室管理效能的有效手段。
  3      新形势下企业办公室管理效能的提高策略
  3.1   提高辦公室人员的专业素质
  提高办公室工作人员、管理人员的专业素质与综合能力,是确保办公室管理效能的重要前提与基础。同时,只有这样,才能更好地协助企业管理者开展办公室管理的相关工作。不断提高办公室人员的整体素质,实现办公室管理效能的不断提高。为了提高办公室人员的整体素质,可以综合应用自学、再教育、岗位培训等方式,调动员工的参与性、积极性,并要引导员工根据自己的岗位,建立良好的职业规划,实现企业价值、自我价值的完美统一,实现个人与企业的共同发展。
  3.2   有机结合企业业务与办公室管理
  在企业中,为实现办公室管理效能的提高,应将其与企业业务有机结合起来,将企业发展目标作为根据,以实现利益最大化为目标,促进企业业务与办公室管理的协同发展。为了实现企业内部的规范管理,管理者应全面掌握本行业的相关法律法规、规章制度以及行业行规,同时还要实时分析市场动向以及市场发展趋势,深入研究行业办公室管理模式,致力于业务知识、技能的不断提高。有机结合企业业务与办公室管理,可以促进企业业务工作的进一步发展,同时也有利于办公室管理机制的完善,从而可以为推动企业的持续发展奠定良好基础。
  3.3   建立学习型办公室
  建立学习型办公室是顺应信息时代、知识经济时代的与时俱进的必然要求,是企业建立学习型组织的重要组成部分,也是提高办公室管理效能、创新能力的主要手段。以企业办公室实际情况及其特征为根据,并与岗位职责有机结合起来,定期组织学习活动,将各种知识、岗位要求、行为规范以及企业价值观转变为岗位能力、共同愿景及自觉行动。建立学习型办公室,通过学习,达到信息的交流、反馈与共享,从而为企业及个人的发展提供有力的保障。此外,经过学习之后,也可以采取考核,并适当给予奖惩,以确保员工的积极性,并在办公室内部建立良性的竞争环境。例如,企业可以运用一些业务考试、业务评测、业绩考核等方式,来让那些敢于创新、了解业务、掌握技术、有效管理的企业员工得到他们需求的岗位和待遇,从而实现企业岗位的公平竞争[2]。
  3.4   加强办公室的监督职能
  企业办公室管理工作开展过程中,首先是建立规范的办公室管理工作秩序,确保政令畅通、有效指挥、科学决策。其次,办公室管理具有监督的重要职责。办公室对组织内部的部门尤其是对管理职能部门有督察、督办的职责,组织通过这种授权与检查、局部与整体之间的督察、督办,使得各部门能有机结合、有效运行,这是确保企业战略目标、重点任务、经营计划得以充分落实的关键所在。基于此,办公室管理应以企业发展战略、工作重心为核心,建立高效、合理的监督机制。
  4      结    语
  综上所述,办公室管理是企业管理工作中的重要组成部分,在企业中,办公室具有协同左右、沟通内外、承上启下、破墙补位的重要作用,直接影响着企业生产、经营活动是否能够正常运转。因此,应通过创新办公室管理观念、完善办公室管理制度、改善办公室管理作风、提高办公室管理水平的措施,实现办公室管理工作的优化,并要采取提高办公室人员的专业素质、有机结合企业业务与办公室管理、建立学习型办公室、加强办公室的监督职能等策略,提高组织的管理效能,进而促进企业的持续发展。
  主要参考文献
  [1]何春燕.关于企业办公室管理创新的思考[J].办公室业务,2016(8):18,20.
  [2]单莹,王璨,叶柳.新形势下企业办公室管理效能的研究[J].办公室业务,2017(22):11.
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