运用PDCA循环改进医院人事档案审核工作探究
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【摘要】医院人事档案专项审核工作是响应国家号召，针对医院人事档案管理的基础性工作。新时期，如何使医院人事档案专项审核工作与时俱进是每一位档案审核人员需要面对和解决的问题。PDCA理论是十分值得探讨的有效管理方法，它将医院人事档案审核工作中发现的问题进行分析、解决，并不断改善，使医院人事档案审核工作与时俱进，融入现代管理方法。
【关键词】人事档案;审核;PDCA循环
人事档案是高校、人事、组织、劳资等部门进行人事管理活动中形成，记录和反映个人成长经历和德才情况，受国家、组织认可的人事信息材料。医院人事档案包括登记表、职称评审聘任表、考核表等多种形式的原始文字记录，其真实地记录和反映出医院每一名医护人员的学习工作经历、专业技术水平、科研学术水平、奖惩情况等方面的历史情况和现实表现，可以说医院人事档案是每一名医护人员个人的成长印证。医院人事档案是医院人事管理肌体的“DNA”，其主要作用在于：为医院了解并考察专业技术人才提供重要依据，是医院进行专业人才管理工作的基石，同时也是医院人事管理中进行专业技术人才计划开发的重要手段。因此，保证医院人事档案材料的真实与完整，对于医院人力资源开发，提高人事管理水平都有重要作用。
过去，由于档案管理的不健全，档案管理专员的欠缺，档案室设备条件的不完善，导致人事档案存在档案材料不完整、档案材料分类不标准、档案材料归档不及时、档案材料中基本信息记载前后不一致等情况，这些情况不仅不利于人事档案的长期保管，还影响了档案材料信息提供的准确性。因此，开展人事档案专项审核工作是新时期人事管理工作的要求。2006年2月中央组织部下发《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》（组厅字〔2006〕15号），自此干部人事档案审核专项工作在全国各级政府、企事业单位中广泛开展。2014年9月福建省响应号召，研究制定《全省干部人事档案专项审核工作方案》和《省管干部档案专项审核工作细则》，于全省范围开展干部人事档案专项审核工作。干部人事档案专项审核工作主要包含：首先，全面审核干部人事档案，重点关注干部出生年月、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份等“三龄两历一身份”信息，以及奖惩情况、家庭主要成员等重要信息，尤其要注意检查人事档案材料是否完整齐全，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范等。其次，对档案材料中不齐全、档案材料装订中不规范的情况严格依照档案审核相关要求进行收集、补充、完善，确保干部人事档案中材料完整和规范。最后，将干部人事档案按照十类分类标准进行分类编号，装订成册。
一、档案审核工作中引入PDCA管理循环
医院人事档案专项审核工作是响应国家号召，针对医院人事档案管理的基础性工作。新时期，医院人事档案专项审核工作应具有与时俱进的管理意识。PDCA管理循环亦称为质量环或者戴明环，其是开展所有质量活动的科学方法。在档案专项审核工作中合理、科学地运用PDCA管理循环，将医院人事档案专项审核看作一个PDCA管理循环，通过每一次的PDCA循环，阶梯式上升，通过将在开展人事档案专项审核中发现的问题解决并保留审核过程中取得的好的经验，不断改进，然后进入到下一个提升的PDCA循环，如此可以使得人事档案专项审核工作变得更加科学化、条理化、系统化。
医院人事档案专项审核工作中引入PDCA管理循环是将其划分为审核总体规划、审核流程制定，档案审核实施，分析审核中发现的问题及提出解决办法，改善提高档案审核工作四个部分，通过将四个部分有机结合构成医院人事档案专项审核工作的科学规范工作体系。
（一）P（计划）。P计划阶段是指医院人事档案审核总体规划、审核流程制定的计划阶段。医院人事档案审核的计划阶段包括了组建人事档案审核小组的分管领导，小组成员组成，印制人事档案审核过程中所需填写的干部任免审批表、人事档案专项审核工作表等各类表格，对参与档案审核人员进行专项培训，熟悉人事档案分类、三龄两历一身份审核要求，最后在人事档案审核工作开展前夕召开动员会，传达工作相关的文件精神。
（二）D（实施）。D阶段主要是在第一阶段（P阶段）制定的总体目标之下进行具体的实施。根据医院人事档案中的原始记录，通过初审、复审，交叉互审，核对人事档案材料，认真填写《干部人事档案审核表》和《干部任免审批表》，保证审核结果真实可靠，准确翔实。同时通知员工对进行档案专项审核后填写的《干部任免审批表》进行个人信息核对，若对“三龄两历一身份”审核信息无异议的，让员工在认定的干部任免审批表上签字确认，并由初审人、复审人等相关人员签字，加盖公章，形成档案专项审核“三龄两历一身份”的认定材料，装入个人档案留底;若对于“三龄两历一身份”认定结果存在异议的，根据相关人事档案审核认定办法进行相关调研、取证，并将最终调查结果和存在争议等情况提交会议讨论研究，做好会议记录，最终将认定结果通知员工，让其签字归档，同时做好相关会议记录的留档备查工作。
（三）C（检查）。C阶段主要是在第一阶段（P阶段）制定的总体目标之下，通过第二阶段（D阶段）的具体实施，落实检查实施情况，将实施过程中发现的问题进行总结归纳，分析形成这些问题的原因。通过一段时间的开展，在医院人事档案
“三龄两历一身份”审核认定工作开展中发现一些问题：1.档案材料填写内容不一致，格式不规范。在审核过程中发现部分人员填写每份材料时不按规范填写，出现材料信息不一致情况。例如，工作简历的填写，前后时间点不同材料填写各不一致，填写时全凭记忆。2.档案材料内容不完整不齐全。例如：有的档案中缺少学籍材料，有的档案缺少入党档案材料，有的档案缺少工作证明材料。这些都会对进行人事干部“三龄两历一身份”认定工作造成一定困难。通过对现阶段开展人事档案专项审核工作中发现的问题分析，可以认为造成这些问题的成因很大一部分是因为：1.员工个人对档案重要性认识存在不足。在填写信息时态度不认真，不严肃，特别是年龄和学历方面填写随意。2.早期对人事档案管理重要性认识不足。一些个人学历等重要档案材料未及时归入员工个人人事档案，导致部分材料积压，未能及时入档。
（四）A（处置）。A阶段是针对C阶段发现的问题，采取积极主动的方式进行改进，并进行总结，并将相关的整改方案进行推广。首先针对部分档案材料缺失问题，在与员工核对“三龄两历一身份”信息材料时及时通知员工补齐档案中缺失的部分。例如：学历档案材料应到原学校复印查找原始学籍档案材料并复印盖章;缺失的工作档案材料应到原单位进行查找确认是否是当时未及时入档还存放于原单位。其次，通过不断跟员工讲解档案材料填写的重要性、严肃性，让员工能够认真严肃填好干部履历表，确保填写内容真实准确，填写符合填表规范，最后确认盖章归档。同时，将档案专项审核结果与员工人事档案信息系统信息核对，进一步完善员工信息电子档案的建立。
二、結语
医院人事档案审核工作的重要性是不言而喻的，其需要采取科学合理的管理方式，将好的方法运用到医院人事档案审核工作中能够使事半功倍。在众多的科学方法中，PDCA理论是十分值得探讨与推广的有效管理方法，它通过将医院人事档案审核工作看作一个循环提升的系统，将医院人事档案审核工作中发现的问题进行分析、解决，并不断改善，使医院人事档案审核工作与时俱进，融入现代的管理方法，将医院人事档案审核工作朝向更科学、有效的方向不断发展。
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