机关档案管理创新发展路径研究

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　　【摘要】随着社会的转型与机关单位的改革，档案管理创新因其特殊地位和特殊意义而被放在了工作的首位，不仅要转变工作态度，也要在工作的模式、方法等方面做出调整和优化，让档案管理呈现出现代化特点，以便充分发挥出其应有的参考价值和经济价值。由于人们长期受到计划经济理念的影响，以及改革带来的冲击，机关单位在创新该管理工作的过程中，仍然存在着制度、模式以及队伍建设的不足，影响了档案管理的进一步发展。在此，文章详细论述了档案管理创新的必要性，分析了存在的问题，并针对现状提出了对应的解决对策。
　　【关键词】创新档案管理;重要性;存在问题;创新路径
　　档案管理是一项管理性、系统性的工作，通过档案管理可以向单位、社会用户提供最真实、最直接、最完整、最全面的信息资料，从而帮助单位合理配置发展资源、明确发展方向、制定科学的发展目标。在目前的社会经济环境中，机关单位的发展进入一个新的阶段，面临的挑战和困境越来越大，档案管理所涉及的范围、领域也愈加复杂多样，因此为了满足当前的社会需求、适应社会环境、更好地实现档案的价值，机关单位必须要对其进行创新。通过观察，很多单位在开展档案管理工作时，有一些传统管理模式的影子存在，在短期内，还无法完全适应现代企业制度，适应新的工作环境和要求，加上管理工作的硬件设施不足，致使档案管理工作达不到预期的效果。
　　一、创新机关档案管理的必要性
　　（一）单位发展的关键所在。随着改革的持续深入，机关单位的各项工作环节、工作内容较之以往都有所延伸和发展，若是一味沿用传统而陈旧的档案管理模式，势必会导致单位部分工作与现代社会脱节。比如信息时代各企事业单位已经实现了信息化建设，档案管理若还用人工操作，一些数据、资料在收集、整理过程中，不可避免会出现遗漏、丢失、书写错误等情况，不利于单位的发展。若是利用信息技术实现了创新，建立了信息共享系统，则可以极大提高数据、资料的正确性、完整性，用户在查阅时，也能对所需要的内容一目了然，从而节省了时间、提高了工作效率，进而促进单位良好发展。
　　（二）档案工作的内在要求。档案管理工作，本身就是对单位发展中的各种资料、数据进行收集、整理、分析、归类和存储、查阅，但是对于机关单位来讲，它在管理工作中会产生、保存大量的文件资料，并且形式和载体也不同，用人工操作会降低工作效率和准确性，另外，机关单位在改革中，势必会在管理中，增加一些新的元素，只有将档案管理予以创新，才能在工作中发现这些不足和新的变化，才能让档案管理工作体系，从理论到实践逐渐完善，推动管理工作走向现代化，从而發挥出真实的价值。
　　二、机关档案管理工作中存在的问题
　　（一）观念落后。虽然机关单位重视档案管理工作，但大多数情况下并没有把握住“重视”的度，没有从真正意义上了解其工作内涵，没有意识到其重要性，没有制定出科学、合理的规章制度，来规范管理流程和行为，更没有提供各种支持，来为工作的开展创造良好的环境。因此重视不足，致使档案管理一直处于被动、滞后的局面，让部门整体的能力发挥受到限制和制约。
　　（二）模式落后。信息技术的广泛使用，催化了管理工作的信息化建设，但在档案管理工作中，对信息技术的运用并不算多，基本都是通过计算机，进行简单的信息输出、输入功能的操作，而计算机硬件存储空间也相对较小，无法满足更多档案的存储，意味着现代化设备的运用水平较低;同时固定档案室的空间范围有限，造成存放档案的空间不够，内部的设备不完善，加上自然、气候等条件的影响，也会导致档案受潮、浸湿、磨损、流失、盗窃等。
　　（三）队伍能力不足。档案管理普遍被认为是一项较为清闲、稳定的工作，尤其是机关单位更是如此，因此很多管理人员在工作中往往安于现状，没有学习意识、竞争意识和服务意识，仍然通过原始的手段来开展工作，不积极学习新的知识，尤其是信息技术和管理方面的知识，导致他们整体的管理能力呈现出巨大的滞后性。另外，机关单位吸引了很多的青年人才，他们的思想、工作方法与资深的前辈有很大的冲突，一旦工作意见不统一，势必会影响工作的效率和水平，因此两者之间的差距是无法在短期内消除的。这就导致了队伍整体的综合能力不足。
　　三、机关档案管理工作的创新发展路径
　　（一）提高信息技术利用率。通过各类媒体终端、手机、平板等，利用各类应用软件，创造全方位的服务工作。在此过程中要注意不同的档案管理机制，有着不同的建设标准，因此在构建信息网路系统的时候，要依照相应的资源体系来进行。另外，在进行合理的操作数据库选择上，应保证对基本建设成本的供应保障，通过其相应的时间调整，从而确保对信息传递的精确性保障。对于数字档案的规格管理，其实际的数据目录，其实际的服务体验，也有了较大的成本规划。最重要的是利用信息技术，来规范档案管理。比如一些具有重要价值的文献、资料、视频、图像等资料、凭证可以使用不可擦除型光盘，以免计算机系统及网络系统出现故障时导致信息的丢失。
　　（二）培养全能型人才队伍。首先，单位要给档案管理人员提供全面系统学习档案专业知识的机会和平台，通过开展专项讲座、学习交流会，既能让管理人员巩固原有知识，也能向其灌输、补充档案学新理论、新方法、新观念，以此来提高他们的专业水平。其次，要重视科学技术的教育和培训工作。当前社会已经进入了知识时代、信息时代，只有拥有丰富的知识和技术，才能有立足之地，才能在社会中充分发挥出自己的价值。因此单位要根据档案管理工作的实际情况向管理人员普及相关学科知识。比如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，同时还要加大对工作人员的技术培养，让他们学习如何设置安全保密系统、严格监管计算机发布的内容等技能，从而有效避免计算机被入侵的现象，确保信息资源的安全性，从整体上提升档案队伍的管理水平。
　　（三）完善管理机制。首先，机关单位要从思想上进行转变，重视档案管理的作用和价值，广泛宣传其重要性，将工作理念从“对物服务”转向“对人服务”，深入开发利用档案资源，全方位搞好深层次、多元化的服务。其次，单位要依照系统的档案管理归档技术架起档案信息的利用标准，制定统一强化的档案服务管理理念，逐步改善档案的更新频次，形成统一准确的档案信息状态。最后，要根据单位的实际情况以及档案管理的实际特点，制定出对应的管理制度，要明确各管理人员的职责范围、责任履行以及考核的标准。尤其是要把档案材料的积累工作纳入档案管理的绩效考核中。这样有助于管理人员明确自己的工作方向，承担起相应的责任，有助于档案管理活动的有序化、规范化和制度化。
　　四、结语
　　机关单位在日常的管理工作中会产生和保存大量的文件资料，这些资料会为机关单位处理各种事务提供参考和指导。因此在新时期，机关部门要重视档案管理工作，并在全面分析工作现状的基础上，从制度、队伍建设以及工作模式等方面入手，提出创新举措，以此促进档案管理的高质量发展。
　　【参考文献】
　　[1]刘丽红.对新形势下机关档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2014（05）.
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