高校档案信息化建设的思考
来源:用户上传
作者: 周继娥
随着信息技术的飞速发展和广泛应用，现代信息技术已逐渐影响到我国的经济发展、人民的生活、国家的安全和社会进步。档案信息化是国家信息化建设体系中不可缺少的一部分，它在档案事业的发展中起着十分重要的作用。国家档案局制定的《全国档案信息化实施纲要》要求，把建设数字化档案馆列入了国家信息化建设的规划当中，充分利用数字信息化全面取代传统档案，这给传统的档案工作理论、技术、方法带来新的创新与挑战。以发展数字化档案为目标，创新档案服务工作机制，由档案实体的传统管理向信息化档案管理转型，这是高校档案信息化建设中的关键问题。
高校档案管理不仅受高等教育事业发展的影响，同时也档案管理自身条件不足的制约。高校管理服务的对象、高校发展方向与管理体制以及高校办学历史的变迁等因素，都与高校档案工作有极大的关系。高校档案起步晚、规模小、投入少、设备落后、对高校档案认识不到位以及管理人员队伍不健全等现象，是高校档案管理存在的主要问题。
目前大部分高校档案部门对于档案信息化建设的重要性与紧迫性，对于如何有效争取和利用有限的资源开展档案信息化建设，对于档案信息化建设任务的复杂性与艰巨性，普遍认识不足。大部分高校管理者认为档案管理工作就是简单的抄抄写写、保管查阅等事务性工作，不是院校的主要工作，不能给学校创造直接的经济效益。因此，造成管理者的积极性不高，逐渐形成需要的时候忙忙碌碌的状况；很多高校主管领导也没能将档案信息化建设摆上议事日程，没有对档案信息化建设进行全面、深入的思考和研究，未能将档案信息化与学校的办公自动化同步建设。
档案管理是一项工作繁重，涉及面广，繁琐事杂的工作。许多高校存在专职档案人员缺少的问题，时常出现一人身兼多职、工作无法细分的情况，严重影响了工作效率和工作质量。与此同时，部分高校档案工作人员是半路出家，没有经过专业的档案知识培训。对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归纳、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄，在很大程度上制约了高校档案信息化建设的发展。
由于当前电子文件的保密、保真技术尚未成熟，一些高校档案技术力量比较薄弱等原因，很多高校档案在设备的配备上，没有形成实行计算机管理。虽然部分高校初步实现了档案目录的计算操作，但档案信息不能联网，提供档案利用的方式大部分还以手工操作为主。高校档案管理这种状况，距档案网络管理以及信息共享的要求还有很大的差距。
目前国家及政府对综合性大学经费投入较多，但对一般高校特别是高校投入很少；同时，由于专科层次院校的生源逐年减少，每年都有部分高校出现完不成招生计划的情况。生源匾乏，已迫使高校领导重点考虑本院校的生存和发展问题，而对档案建设的投入极少。很多高校建校档案信息采集范围窄，档案资料收集不完整、不齐全，导致各高校建立的数据库规模小，标准化程度低，室藏资料不能为档案信息化建设提供大量详实、系统的数据资料，大大制约了档案信息化的建设。经费投入不足，是许多高校档案信息化建设最突出的问题。
高校档案信息化是艰巨而复杂的系统工程，只有各级领导在思想上高度重视，在财力上加大投入，在条件上加大建设，才能做好档案信息化建设工作；同时还必须依赖高校档案部门员工的无偿奉献与不懈的努力。
高校的管理者必须站在高校改革与不断发展的高度，在更高层次上考虑信息技术给档案管理工作带来的挑战与机遇，更深层次地谋划高校档案信息化建设方略，充分利用计算机技术、图样技术、声音技术与网络资源，才能跟上信息化社会发展的步伐。笔者认为，高校档案信息化建设最重要的在于转变相关工作人员及领导的理念与认识。以往档案管理者注重的档案实体，只是为了保管单位进行简单组合以利于保存保护及统计，而档案信息才是检索与传输的重要对象。只有脱离实体才有利于更深层次的加工与保存，也只有这样才能真正实现计算机的检索与传输。
只有通过高校档案管理的质量与应用，才能适应档案现代信息化管理的需要。档案管理系统应该包含档案接收、档案浏览、档案检索、档案统计、档案利用、对外服务等模块，高校档案管理可以使用VISUAL FOXRP06.0数据管理系统进行高校的档案管理。利用这个管理平台可以有效地进行高校党群、行政、教研与财务等各方面的档案管理，档案人员利用这些系统能能够有效地进行档案信息管理。
只有完善高校档案信息数据库才能更好的提高档案管理效率，增加档案信息管理的特色。
一是要建设好高校学生电子信息档案。“订单式”模式是现在高校学生培养模式的一种新的发展趋势，这样的培养方式更加符合用人单位的特殊要求。建立一份独特的以社会各级用人单位为服务对象的学籍档案数据库，将学生的姓名、性别、年龄、原籍、出生地、学历与表现等等基本信息实行信息化管理，既可以让学生本人进行异地查询，又方便用人单位用于鉴别学历真伪。
二是建立一个以毕业生为服务对象的学生成绩档案数据库。学生成绩数据库可以为毕业生求职以及留学生提供快捷而且方便的服务。在此基础上，高校还应注重收集能够体现实际动手能力这一方面的材料，比如各种技能证书，技术等级证书等，从而建立―个有特色的高校档案室。
三是建立一个师资管理数据库。师资管理数据库能够全面准确的全方面提供每一个老师姓名、性别、职称、职务、学历、学位、学科、专业等信息。在数据库支持下，能够进行性别、年龄、职称、学历、学位等多用途的统计工作，从而提高档案管理工作效率。
四是要建立高校校友的信息系统。通过这个档案，能够知道教育的产品是否能够适应社会的需要，从而帮助学校调整和完善专业结构，改革教育方法更新知识体系以及课程设置。校友档案包括姓名、性别、年龄、所学专业、工作单位、职务、职称、联系方式等毕业生个人基本情况：毕业生的主要工作业绩、获奖情况、科研成果、出版物；毕业生对母校建设和发展的建议；有关用人、就业信息；对学校投资或与学校合作的意向等等。在校友档案建设过程中，还要将优秀毕业生在各行各业艰苦奋斗、爱岗爱业、报效祖国与成功经验等事例收录到档案中，作为素材对在校学生进行教育，也能够为在校学生提供就业指导。
随着各个高校的办公自动化不断的深入，单个的档案管理软件已经跟不上办公自动化的要求。高校的档案软件系统，必须与校园网相结合才能有生命力，利用先进的数据管理系统和网络技术，达到高校内信息的共享和传输数字，做到与各个国家以及每个高校之间的信息交流，从而建立信息平台，这将是高校实现现代化管理的必然趋势。
高校档案管理部门应该利用接待查阅、档案外借、制发档案复印本、制发档案证明、开展质询服务、举办展览等方式来提供档案利用和服务，实现由传统提供个体服务向提供群体服务的方向发展。只有这样才能扩大档案的利用范围和提高档案的利用率，由半封闭资料库向方便快捷的现代化信息化发展，从而赢得领导部门和有关方面对档案信息化建设的支持。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/5/view-1264681.htm
