档案信息化建设与档案管理要点探究
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作者:刘娟
摘 要：现阶段，档案越来越受到社会的关注和重视，对档案管理也提出了更高的要求，但传统档案管理受时间和空间限制，难以满足当前需求，加强信息化建设和创新管理迫在眉睫。档案信息化建设是一项系统性工程，该文主要就档案信息化建设与档案管理的要点，从管理原则、问题和建议等几方面展开探究。
关键词：档案信息化 建设 档案管理
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）08（c）-0070-02
档案是一系列组织活动的缩影，是真实信息的表述与记录，是对各项决策提供切实性分析的依据。数字化时代，传统形式的档案管理已难以满足社会需求，综合检索模式受到了越来越多的关注，新型信息化管理模式应运而生，它摒棄了传统模式，为档案需求者提供更快捷、精准、高效的体验。
1 档案信息化建设概述
档案信息化建设，是指档案管理部门在认真分析当前社会档案发展形式下，在现行档案管理规划以及标准要求下对档案信息资源进行有效的管理，完善相关服务制度，增强档案实用性，为使用者提供更好的服务。其本质是为了实现档案的保存和利用，借助多元化、多角度的方式手段，结合先进信息技术，使档案资源得以优化配置和高效运用。档案信息化建设重点强调“数字档案”，需要满足如下需求：一是在信息化手段基础上，档案可以有效存储，能够完成信息整合利用;二是借助科技手段，能够更好地发展和创新信息档案管理模式;三是推动档案向数字化、网络化方向发展;四是基于互联网实现档案信息化内容网络平台共享化。
2 档案信息化管理原则
2.1 规范性原则
档案信息化建设包含内容众多，实际工作中，档案管理单位需要就管理中的各项流程加以有效规范，建设统一的规范标准。同时，用以接收数字化的相应电子文件，也应当建立配套的规范制度，避免电子文件归档环节发生互不兼容、低水平重复建设等不良情况。如果档案管理缺乏科学的规划，没有严谨、完善、规范性的制度作为约束，数字化档案在其相应的保管、传递阶段缺乏有效的规划与管理，会严重影响档案管理效率。
2.2 安全性原则
信息安全是档案管理的重要环节，社会关注度很高，应当在充分利用信息化便捷性优势的同时，更加重视利用过程的潜在威胁。随着信息技术的发展，网络环境复杂、黑客攻击、新型计算机病毒传播等恶意破坏因素众多，档案信息安全危机四伏，可能带来难以预测的损失。目前，大多数企业单位都是通过安装网络防火墙来保证档案信息电子资料安全，但这并不是唯一手段。面对档案信息系统安全的诸多问题，企业和单位应当时刻警惕，综合运用定期防护计算机系统、加密防护数字化档案等多重方式来提高信息化安全体系的安全性。
2.3 效益性原则
档案信息化建设是一个长期的、系统性工程，在其漫长的建设过程中要投入大量的人力、物力、技术、设备以及资金，必须要遵循效益性原则。目前，企业档案信息化缺乏可供采纳的统一衡量依据，无法对各类企业档案信息化工作给予定量、定性的评估，严重制约企业档案信息化进程。各企业单位应当从实际需求出发，通过有效分析，厘清需求紧迫程度，着力解决亟需解决的现实问题，尤其在投资大型档案信息化项目时，应充分考虑系统的效益期限，把相对来说比较关键的、利用率较高的信息化项目首先开发，创造一定的经济、社会价值;利用程度不高的项目则可视未来财力状况逐步实现，做到均衡成本投入与利益产出，避免资源与资金的浪费。
3 档案信息化建设过程中的问题分析
3.1 数据多样发展加大了档案整理难度
档案信息化建设是档案管理模式由传统的以实体保管为主向档案资源数字化、网络化为主要形式提供服务的转变过程。在这一过程中，以往的纸质档案传送转变成了电子数据传送，使档案传输以安全高效的状态进行，传输方式上的改变带来了很多优势，极大地节约了时间，也方便了档案归整。一般情况下，企业单位借助于自身数据库完成信息内容传输，由于不同专业技术电子档案的数据格式不同，运行环境各异，并且在数据统计分析、记录整理、处理处置中也存在一定的差异，导致数据库中存在诸多格式类型的信息，数据出现异构，这为档案的分类和整理带来了一定的难度。
3.2 高度分散问题加大了档案管理无序性
由于地区生活水平、档案管理水平、档案记录方式、档案处理方法上的不同，不同地区和部门的档案管理呈现高度分散的情况，严重阻碍档案信息化建设发展。特别是在大型生产企业、设计公司、施工单位中，档案资料分散在不同的管理部门，各部门间重复交接资料，信息繁琐，数据庞杂，档案容易出现交叉，档案管理面临的盲目性和无序性持续增加，这也给档案信息化管理带来了很多困难。
4 档案信息化建设与档案管理的有关建议
4.1 注重资源整合，加大整合力度
档案资源整合是新形势下档案信息化建设集中统一管理的需要，也是实现这种统一管理的有效途径。现阶段建立档案管理制度，要将档案业务与信息技术紧密结合，达到资源共享、来源多元、统一管理的目的。对于大型企业、设计公司而言，档案信息资源是基础性资源，它的资源整合程度、统一管理水平是衡量档案信息化水平的一个重要标志。现阶段的档案信息化建设，信息化整合方式是对档案资源展开相应的分组、整理、编制，使原本离散的、多元的、异构的、分布的信息资源组织为一个整体，有利于管理、利用和服务。因此，各企业单位的档案管理者首先要根据各自档案实际，完成相应的整合、加工和编纂，把零散档案内容属性加以有效的处理，将无序的资源变为有序，将分散的资源整合统一，使档案内容得到更好的利用。同时，在信息资源整合过程中，要注重效率性，依据具体目标要求，借助于信息技术对有利用和查询价值的档案内容、资源加以管理，例如把各种新型档案、与该单位基础研究相关的档案、与社会各方利益相关的档案纳入整合范围，进一步提高档案的可行性与使用性。
4.2 提升档案管理工作人员的责任意识，强化责任担当
档案管理的根本目的是为了给利用者提供更好的需求保障，作为档案管理人员，要树立强烈的责任意识，增强档案管理人员的自身素质，这是做好档案管理等工作的原动力。档案管理人员要持续加强学习，打好业务知识基础，熟练应用主流的档案管理软件，始终做到与时俱进。档案管理人员还要端正档案利用态度，坚定立场。档案管理是为档案利用者服务，在企业单位中，档案主要供该单位人员研究使用，未经主要负责同志批准，不能向外部人员提供，更不能用于其他非法目的。档案管理人员要结合岗位实际积累经验，不断提升自身技能，树立起正确的档案服务理念，才能更好地实现档案管理信息化。
4.3 改革传统管理方式，加大创新力度
企业档案管理只有实现创新发展才能适应信息化需求，发挥档案有效作用，提升档案管理水平，进而推动该单位事业发展进步。各企业要更加重视信息化档案管理，发挥档案管理决策作用，档案管理部门要不断更新管理观念，推动档案管理从传统模式尽快转变到信息化管理模式。要不断完善档案管理的规范化制度，统一管理标准，为档案创新发展提供规范依据。同时，在档案管理安全性得以确保的情况下，要加快实现档案资源外部共享和利用，提升档案信息的利用率。
5 结语
档案信息化建设对于档案事业发展十分重要，相关部门和各企业单位应当从实际出发，及时发现并处理好档案信息化建设过程中出现的各种问题，加强人员培训管理，加大资源整合共享，加快档案管理创新，推动档案信息化建设不断进步。
参考文献
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