高校档案信息化建设的思考

来源:用户上传      作者: 顾成昕

　　摘要：高校档案信息化建设是高校档案事业发展的必然趋势，目前国内部分高校档案信息化建设已经取得了宝贵经验，对高校档案信息化建设具有指导意义，使得高校档案信息化建设沿着基础建设、资源建设、标准规范建设的总体思路快速发展。
　　关键词：高校：档案信息化：总体思路
　　中图分类号：G271　文献标识码：A　文章编号：1673-8454(2011)21-0025-03
　　高校档案信息化建设是学校重要的信息资源保障，是高校教育改革的重要组成部分，是进一步提高档案管理和服务水平、实现档案事业跨越式发展的重要环节。随着高校政务信息化、办公自动化和数字化校园建设的不断深入，高校档案信息化建设如何开展，怎样与校园信息化总体建没接轨，是摆在档案工作者面前的新课题，需要我们认真研究与思考。
　　一、加快档案信息化建设是高校档案事业发展的必然趋势
　　高校档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分，受到国家各级政府的高度重视。2002年国家档案局制定的《全国档案信息化实施纲要》明确了档案信息化建没方向、基本内容和要求；2008年8月，教育部、国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》提出“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(窜)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校同建没同步进行”；2009年12月，《辽宁省高等学校档案信息化建设实施纲要》明确提出：“2010年全省高校计算机管理档案的普及率要达到100％”、“2011年各高校必须实现电子档案与纸质档案同步管理网络化”、“到2013年全省高校实现校园网文档一体化”。因此，加快高校档案信息化建设是国家对档案工作的要求，也是高校档案事业发展的必然趋势。
　　二、高校档案信息化建设现状与分析
　　1.国内部分高校档案信息化建设现状与分析
　　笔者采用会议交流、小型座谈、函调、网络查询、通讯联络、实地考察方式对南京大学、上海交通大学、重庆大学、云南大学等国内几十所高校档案信息化建设情况进行了调研与分析，得到了一些有益的启示。
　　我国高等学校档案信息化建设起步于上世纪80年代末，二十多年来，经过广大档案工作者的不断努力，高校档案信息化建设逐步发展壮大。综观其发展历程，有学者从档案信息管理和提供档案信息服务的角度将其划分为四个阶段：手工操作、计算机辅助档案目录信息管理与应用、档案目录信息的网络化管理与应用、档案全文内容信息的网络化管理与应用。笔者汇总所调研的情况，得到这样的信息：国内部分高校档案信息化建设基本处于档案全文内容信息的网络化管理与应用阶段。以上海交通大学为例，该校于2004年11月就创建了档案信息服务和管理系统，实现了档案馆业务流程处理和服务的全面数字化、网络化。采用综合集成技术，实现了网上预立卷和档案馆信息系统与学校各个部门应用系统的无缝连接，为档案信息资源库建设提供了快捷、高效的整合手段；采用内嵌的可自主控制的网络搜索引擎，实现了在线档案编研和信息发布功能，促进了档案信息由静态管理向动态管理、被动服务向主动服务、分散管理向系统管理的转化；提供了自定义查询、全文信息查询功能，实现了跨门类、跨年度、跨载体等全方位的档案信息查询和利用。从而进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的作用和地位，促进高校档案事业跨越式发展。
　　通过调研与分析，我们把档案信息化建设成效突出学校的共同特点归纳为：领导重视、观念更新――学校领导把档案信息化建设纳入学校信息化建设的总体规划，并保持同步发展：基础扎实、队伍有力――不管是列入国家、省市计划的项目，还是本单位纳入规划的项目，按照分步实施的原则，在保证一期基础建设的同时，为后续建设提供了资金保障，同时有一支档案信息化建设的专业队伍，具备进行信息化建设所需要的技术知识和专业能力，备足了后期发展的力量。
　　2.笔者所在学校档案信息化建设现状分析
　　笔者所在学校档案信息化建设起步于2001年。由于历史的原因，档案分类经历了由大流水改为实体分类的过程，即合校前三所院校及校部形成的老全宗档案采用的是大流水，合校后按照原国家教委的要求，实行档案实体分类与管理。早期的工作集中在案卷、文件目录级信息录入。2005年以来，在“利用优先、分期实施、确保质量、有序推进”的原则指导下，馆藏档案全文数字化开始起步，重点是对文书档案中重要的、易损毁的、永久保管的档案及照片档案实行图片扫描、上传。总体来看，学校档案信息化建设处于第三发展阶段的水平。事实上，目前高等学校档案信息化建设十分不平衡，全国几百所高校中，档案信息化建设水平与笔者所在学校情况类似的不在少数，基于此，笔者结合开展档案信息化建设的实践与切身体会，对加快高校档案信息化建设总体思路进行研究探讨。
　　三、加快高校档案信息化建设的总体思路
　　高校档案信息化建设要遵循“文档一体化、归档双轨制、确保网络安全”的基本原则，以校园信息化建设为契机，整合档案资源，逐步实现档案资源数字化、信息管理标准化、利用服务网络化、管理工作自动化。其主要任务与实施步骤为：
　　1.档案信息化基础设施建设
　　应用系统软件建设：配置管理软件，包括文档一体化、馆藏数字化、档案信息管理、数据存储迁移转换及备份、网络服务等系统软件。
　　硬件基础设施建设：档案信息化建设应用系统软件的运行依托于相应的配套硬件设备，因此需要配置高速扫描仪、文件服务器、数据存储器等。同时学校在校园信息化建设规划中，注重解决好为档案管理系统预留相应终端接口，或进行相应的多个系统功能集成等问题。
　　2.档案信息资源建设
　　(1)电子文档收集与管理
　　文档一体化系统建设：文档一体化是一个建立在校园办公自动化前提下的整体性工作。有了办公自动化的基础，便可以在文件产生、利用等工作过程后根据要求将电子文件通过逻辑归档的方式自动归入档案馆，通过物理归档的方式将电子文件赖以生存的系统平台、软件系统或者应用系统同时归人。
　　集成接口系统建设：在归档单位的业务系统和档案信息管理系统之间开发专门的接口程序，实现电子文件的网上归档。在归档过程中电子文件的数据格式、存储方式等需要根据档案馆的系统管理要求做必要的格式转化，以确保电子文件能够从业务系统迁移到档案管理系统。
　　介质归档系统建设：介质归档是将归档单位形成的电子文件拷贝到磁盘、光盘、移动硬盘等磁介质或光介质，通过人工送交档案馆的一种归档方式。介质归档一般分为目录管理方式和原文管理方式，因此在档案信息系统中应当建立归档介质目录与电子文件目录管理系统，同时建立文件目录与全文的关联。
　　(2)馆藏档案数字化
　　馆藏档案数字化包括把馆藏的纸质、照片、录音、录像、缩微等档案，通过扫描、加工、处理，转变为文本、图

像、图形、流媒体等数字格式的信息，存储在网络服务器中，利用计算机及信息系统提供查询、检索和浏览。实际工作中，需要配置全文内容、照片档案扫描处理系统软件及相应的仪器设备，为全文登录及全文检索服务做好前期准备。
　　(3)档案网站建设
　　档案网站建设是档案信息资源建设的重要内容之一，通过网站建设，我们可以有计划地上载可开放档案信息，为学校和社会提供网上信息查询与利用，进一步发挥档案信息资源服务于学校与社会的作用。从另一个角度讲，档案网站建设又是丰富馆藏资源的重要途径之一，它为我们拓宽了档案信息收集渠道，我们可以通过网络下载具有保存价值、对实际工作有指导意义的相关信息，从而使馆藏资源更加丰富。
　　3.档案信息化标准规范建设
　　制订相关的标准与制度。根据国家、省、市等关于档案信息化建设标准和规范制订学校电子信息采集、管理、存储格式标准执行细则，使之逐步纳入法制化建设的轨道。
　　提出归档电子文件存储要求。收集、接受的电子文件与归档的纸质文件内容一致、版式一致；应用通用工具形成的电子文件收集时应注明电子文件存储格式、处理工具、版本等电子文件生成环境信息：应用非通用工具形成的电子文件，收集时应转换为通用的文字存储格式。
　　4.档案信息安全保障体系建设
　　(1)加强档案信息系统管理，确保档案数据库安全。
　　(2)加强对电子文件归档工作的监督与指导，保证所归档电子文件具有真实性、完整性、有效性和可读性。
　　(3)档案管理系统所采用的局域网要切实与外网实行物理隔离，确保档案信息的安全。
　　5.档案信息化建设的保障措施
　　(1)做好宣传
　　档案馆要利用一切可以利用的条件主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作，除了印发相关文件外，还要具体将其应归档电子文件范围及时公布，提高全员对档案信息化建设的认识。
　　(2)加强指导、检查与监督
　　档案馆要在学校信息化建设领导小组的领导下，起草和制定档案信息化建设规范和标准，每年在布置、检查归档工作中强调电子档案与纸质档案同时归档。并对归档工作及时总结、通报。
　　(3)加强培训工作
　　首先要建立健全学校档案工作网络，加强对兼职档案员的业务培训，使其更好地履行岗位职责。其次，对于档案馆而言，要采取引进和培养并重的措施，加强人才队伍建设：一是认真做好专职档案人员的知识更新和技能拓展，加强计算机及信息化基础知识与技术应用能力的学习与培训；二是重视计算机人才的配备，并对其进行档案专业知识培训，使之既精通计算机和网络知识，又熟悉档案业务，从而更好地开展档案信息化工作。
　　四、高校档案信息化建设带给我们的启示
　　1.转变观念是高校档案信息化建设的重要前提
　　档案信息化建设是档案工作进行管理变革、流程优化和业务规范的过程，更是人才培养、观念更新、服务创新的过程。档案管理服务的创新模式要求我们利用计算机技术提高档案管理的自动化、运用现代管理理念促进档案工作的现代化、凭借网络技术促成档案信息资源的整合与共享，这些都要依托于档案信息化建设，因此，需要我们转变观念，树立现代意识，尽快搭建档案信息化建设的平台。
　　2.高校档案信息化建设必须与学校办公自动化建设同步
　　高校档案信息化建设离不开校园信息化建设的大背景，因此高校档案信息化建设必须纳入学校信息化建设的总体规划，与学校办公自动化同步发展，依托校园网与之共同实行监管和维护，这样可以避免重复建设，同时解决电子文件与电子档案的无缝连接过渡问题。
　　3.档案信息化建设必须坚持实事求是、分步实施的基本原则
　　档案信息化建设是一个系统工程、持久工程，我们要结合学校的实际，全面规划、长期投入、实事求是、分步实施，才。能促进高校档案信息化建设持续发展。
　　参考文献：
　　[1]上海交通大学数字档案馆网站我校档案管理信息系统通过上海市档案局组织的鉴定，档案文博工作简报(7)
　　[2]薛四新，彭荣，陈永生档案信息化应用系统建设[M].北京：机械工业出版社，2006.1.
　　[3]南京大学档案馆网站关于印发《南京大学档案信息化建设实施意见》的通知[S].2003.5.
　　(编辑：隗爽)

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