试论档案管理信息化建设

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　　摘要:档案管理信息化建设是当今推进档案管理科学发展的有效途径,通过档案信息化建设,档案管理部门能把当代最前沿的档案信息技术带入日常管理中来,信息华建设也将极大地提高档案管理工作的效率,使其所提供的服务技术含金量更高。档案管理的信息化建设必然会对传统的档案工作将产生一系列的变化。笔者结合档案管理工作实际,对档案管理信息化建设进行了简单讨论。
　　关键词:档案管理;信息化;建设
　　中图分类号:G271 文献标识码:B文章编号:1009-9166(2010)014(C)-0272-01
　　
　　
　　一、档案管理与信息化建设
　　1、档案管理的现状及信息化建设意义。档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理,也称档案实体管理。二是对档案中所包含的信息的管理,称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容,通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系,为档案的现代化管理打下薄础。档案管理活动与其他文献管理活动样、包含了信息的输入、存储、加工、输出这样一个信息传输过程,是一种信息控制系统。
　　随着档案管理受重视程度的大大提高以及技术的进步,档案管理的设施不断得到完善、更新,在实际工作中,档案管理与社会的进步、要求相比,仍然存在很大的问题,表现在档案工作人员素质偏低、待遇差、队伍不稳定,领导重视不够。档案意识不强经费不足、设备不全、硬件条件差,管理模式呆板以及宣传不力,群众参与意识薄弱等方面。
　　2、档案管理信息化建设的意义。档案信息化体系由基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标谁规范建设和人才队伍建设五个方面构成,其中尤为重要的是基础设施建设和档案信息资源建设两项内容。档案管理信息化建设的重要性主要体现如下:一是档案管理信息化可以有效改善档案管理工作,二是决策的及时正确管理措施的得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证,三是档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。
　　二、档案管理信息化建设的主要内容
　　档案管理的信息化,是我们的档案工作信息化建设目标。为政府宏观决策服务,为经济建设和城市管理服务,以及为社会公众服务则是档案信息化建设的宗旨。“数字化档案馆”工程将通过建设宽带多媒体信息网络等基础设施平台,结合档案信息资源,逐步实现经济和社会信息化,使档案管理工作在已经到来的信息化时代的竞争中立于不败之地。
　　档案信息网络化是实现资源共享,更好地为经济建设和社会发展服务的有效途径。从信息化发达国家的经验看,档案信息化建设的第一步就是在因特网上建立相应的“门户网站”。创办档案信息网,是当前我们档案部门顺应信息时代发展的需要,是应用互联网技术进行档案信息化服务的一项探索与实践。其目的在于提高开发档案信息资源的能力和水平,将档案馆蕴藏丰富档案信息资源的优势充分发挥出来,为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式和高质量的档案信息产品,使档案工作更好地为社会发展服务。加快信息化进程,提高现代化管理水平,尽快建立馆藏全文数据库和开放档案目录数据库,扩大计算机检索覆盖面,提高查全率和查准率,实现社会利用网上查询,是我们目前档案信息化建设进程中一项重要的工作。档案信息网将介绍档案及档案管理工作各方面的信息及相关知识,让人们感到其实档案与我们每个人的生活密切相关,让大家了解档案馆这个神秘的殿堂是什么样的,并掌握开启这个神秘殿堂的钥匙,懂得如何去遵守档案工作方面的法律法规。它更重要的是向人们提供一种全新的获取档案信息的方式,使利用者在家中或办公室的电脑前,只要进入我们的网站,就可以查找到其所需要的各种档案信息,并获得其所需要的档案咨询服务,让其感受到在信息时代获取档案信息的便捷以及资源共享的快乐。因此,档案信息网将成为档案界与其他社会各界联系的桥梁和纽带,在社会经济和文化生活中发挥越来越重要的作用。通过这种高科技渠道,使人们对于如何运用先进的档案信息技术来促进和提高社会各项事业的发展不断有了新的认识。
　　三、实现档案信息化建设的必要条件
　　档案信息化建设要紧紧跟随世界信息化潮流,各级政府要加大对档案信息化基础设施建设投入的力度,以信息技术改造传统档案管理模式,建设档案信息基础设施和应用系统,共同开发和利用档案信息资源,实行“基础先行、适度超前、重点突出、试点推进”的方针,制定规划,继续推进办公自动化,逐步实现无纸化办公,搞好技术创新,实现跨越发展。在档案信息化建设的过程中,要积极通过电视台、报纸等媒体进行档案信息化宣传。通过大力宣传,使大家认识到档案信息化带来的不仅是技术手段的革命,而且是生活方式、管理方式和思想观念的革命,并用积极的态度去迎接我们任何人都无法回避的档案信息化时代。
　　综上所述,档案信息化的建立和运作,对于目前档案发展的管理模式来说,无疑是较大的挑战,因为这牵涉到工作方式和观念的转变,甚至需要对现有的业务流程进行重组。但最重要的是,档案管理信息化的实现给档案事业带来了重大的发展机遇。也许不用多久,一个还没有信息化的档案管理版块,会像一个还没有正规化物业管理的商品房社区那样令人无法接受。作为档案工作者,我们热切期待着这一天能够尽快到来。
　　作者单位:赵香芝 河南省沈丘县中央储备粮纸店直属储备库
　　孙永霞 李曼曼 河南省沈丘县档案局保管利用股
　　参考文献:
　　[1]王静,孙昌魁,成红.《档案信息化成长与问题探析》[J].山东档案2009(3).
　　[2]杜亚军,门陆斌.《档案信息化打点实现要件浅析》[J].黑龙江档案2009(5).
　　

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