企业档案管理质量体系建设研究

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　　【摘 要】档案作为一种无形资产，是企业文化、发展、技术的客观记录，对企业未来的发展、技术的积累均具有重要的现实意义。随着我国经济转型的持续深入，转型已成为产业当前发展的趋势，这就使得企业档案管理的体制、环境发生了巨大的变化，企业传统的档案管理工作也开始暴露出诸多问题，已无法满足企业改革的需求。鉴于此，本文针对企业档案管理现状进行了分析，并在此基础上提出几点应对措施，以供参考与借鉴。
　　【关键词】档案管理；企业；现状；对策
　　中图分类号：G271 文献标识码：A
　　引言
　　为进一步加强企业档案工作，更好地为企业服务，国家档案局出台了一系列关于企业档案的管理办法，对企业档案管理工作提出了要求。
　　1、新形势下企业档案管理的意义
　　传统模式的企业档案管理，是把在企业管理和生产经营工作中产生的原始工作记录保存下来归档，以实现工作记录在必要时刻的能够查证。这种档案管理形式的产生在原来的企业管理中不仅重要，而且可行。但在新形势下，自动化的管理工具现在已经普遍使用，企业对在经营过程中信息的控制，正在向资源管理模式改变，这种改变也决定了档案的管理模式必须有所创新来适应企业的需求。新形势下档案管理工作正从传统档案管理模式转化为以价值为导向的档案知识管理模式，以实现企业战略为目标的价值管理模式。新的档案管理模式是通过积极有效的数据清理、信息规范整理，信息流动环节的设计等各项具体工作，借助信息自动化管理平台，规范化档案管理，提高档案管理工作的效率、减少档案管理者不必要的劳动，从而降低企业管理成本。而大数据时代下，实现档案管理的电子化，更加提高了工作效率，使用电子软件可以随时随地对档案进行归档、检索、查阅，让档案管理工作达到了事半功倍的效果，降低了人力成本，降低了档案的保管中存在的风险，同时也提高了档案信息利用的效率，充分发挥企业档案信息在企业经营活动中的积极作用。
　　2、企业档案管理工作现状
　　根据相关资料调查显示，企业档案工作发展远远跟不上时代的要求，多年来档案工作仍处在被动状态，缺乏活力，得不到重视，发展缓慢。仅以企业职工档案为例，企业职工档案是劳动和社会保障工作的基础，是职工个人维护合法权益、政府部门落实政策、化解矛盾、维护社会稳定的依据，是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。做好企业职工档案的管理，乃是保证职工个人利益，从而保证企业正常发展的必要条件。只有职工个人合法权益有了保障，职工工作积极性才能提高。职工档案的内容不仅只是侧重职工政治历史情况、工资审批晋级等，而更侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放，签订、解除劳动合同等。由于档案管理工作日益丰富和复杂，部分企业档案管理工作人员的失职也可能致使档案有错误，甚至随意更改，给档案管理工作增加了难度，如职工档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。由于从事企业档案管理工作的人员缺乏专业知识，也会导致档案管理工作效率不高。
　　3、企业档案管理工作问题的应对措施
　　3.1提高企业档案管理的认识
　　一方面，企业领导的重视是做好档案工作的重要保证，企业领导要充分认识到档案工作对促进企业发展的重要作用，增强做好企业档案工作的使命感和责任感。另一方面，提高档案管理工作人员的档案管理意识和专业工作水平是各企业能够做好档案管理工作的前提。相关档案管理人员一般所存在的问题主要有两个方面，一个是管理意识需要加强，另一个是他们的专业工作水平还需要提高。企業要在培养档案管理人才方面下功夫，让档案管理人才用它们的才能和品质书写和记载企业的发展经历，让企业的各项工作能从企业档案中获得最大化价值，更大限度地的服务于企业。
　　3.2提高档案管理信息化水平
　　随着信息网络时代的来临，给企业档案管理工作的有效开展创造了有利条件，为了有效提高档案管理水平和质量，需要加强档案管理信息化建设，重点做到以下几点：第一，加强硬件投入。对于档案信息化建设而言，必须要有高标准的设备作为支撑，例如计算机、扫描仪等，这都是信息化档案管理工作须具备的，为档案管理效率提升提供重要物质基础。第二，软件方面投入。除了硬件投入外，还需要加强信息化档案管理软件投入，例如完善资源检索系统，这可以快速有效进行档案信息库查询，给档案管理效率提升创造条件。第三，信息化档案管理虽然在一定程度上实现了智能化和自动化，但还不能脱离人员参与，为了达到提高档案管理信息化建设的最终目的，需要重点培养档案管理人员的信息化技能和素养，以确保档案管理信息化建设的有序实施，最终促进我国企业的进一步发展。
　　3.3提高档案管理资金的投入力度
　　现阶段，我国企业过分注重经营和生产，在这两方面投入过多，而对于档案管理工作的资金投入较低，导致档案管理无法发挥实质性效果。因此，企业相关负责人需要加强对档案管理工作的重视力度，提高资金投入，引进先进的技术、人才和设施，为档案管理工作高效开展创造条件。企业相关部门还需要通过协调，制定有效的管理方案，对档案管理体系进行优化，目的是降低档案管理工作劳动力投入，同时发挥出实质性作用。
　　3.4健全企业档案管理制度
　　建立健全的档案管理制度，详细包括以下几点：第一，制度的建立并不是盲目的，需要经过实际的分析和总结，特别是档案管理工作而言，其性质不同于其它工作，所以在建立管理制度前，需要对以往的档案管理问题进行分析和总结，找出其中出现漏洞的原因，这对于档案管理制度的建立有着重要的指导作用，可以使管理制度发挥最大效用。第二，档案管理制度的建立需要注重细节，切不可疏忽其中任意一个方面，这样才能确保档案管理工作有序开展，最终推动企业进一步发展。第三，在完成档案管理制度的建立后，需要开展试推行工作，目的是对制度中存在的不足之处进行优化，确保档案管理制度可以真正起到制约管理工作的目的。
　　3.5重视人才的培训及引进工作
　　知识经济时代，人力资源直接决定着企业的竞争力，档案管理同样需要大量的档案管理人才作为支撑。档案管理信息化建设是一项动态的工程，只有档案管理人员的专业知识保持与时俱进，才能有效满足上述要求。这就需要企业高度重视人才的培训及引进工作，通过以下两个方面的途径全面提升档案管理队伍的综合素质：一方面，综合参考企业档案管理的实际情况，加强现有档案管理人员的培训教育工作，培训教育的内容需要全面涵盖档案管理专业知识、信息化专业知识，综合利用在职培训、委培、进修等途径，提升现有档案管理人才队伍的综合能力。另一方面，全面引入综合型档案管理人才，通过制定科学合理的薪酬福利体系，引进人才、留住人才，以此来充实档案管理队伍，发挥人才的带动作用，实现档案管理队伍素质的全面提升。
　　结束语
　　综上所述，企业的转型发展，信息化技术的迅猛发展，档案管理工作改革创新就成为企业改革的重点。因为企业本身的特殊性，信息资料更需要保持严谨性、及时性，这就需要企业针对现有档案管理工作存在的问题进行深入分析，针对问题制定针对性的解决策略，通过基础建设、制度完善、技术引入以及人才培养，保障档案管理工作的有序推进，为企业的发展奠定扎实的基础。
　　参考文献：
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　　（作者单位：国网新疆电力公司电力科学研究院）
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