探究ERP系统在企业财务管理中的应用
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作者:陈洪梅
摘要：在新时代、新科技、互联网发展的今天，计算机和软件系统已演变为企业管理的重要组成部分，ERP利用现代化的信息技术，将制造业的采购、生产、质量、销售、售后、人力资源、资金、成本、财务等所有环节串联在一起，实现资源共享，同时在实施中，也会产生很多的现实问题，结合制造业的实际，探讨ERP管理对提高企业财务管理水平和效率的重大实用意义。本次主要研究ERP在实际企业应用中遇到的人力配置、资料提供、部门协调、数据保护等问题，并着重解决实际应用中遇到的各项问题，使得ERP真正成为企业的管理助手。
关键词：财务管理;ERP系统;制造业
全球化趋势下，企业资源管理以ERP作为应用基础，创新应用在制造业各个生产、流通环节，提升企业管理人员的效率。引进新式财务管理模式，破除传统的管理思路，重新获取新的财务管理理念和技术革新。提升财务人员的素养，将企业财务管理不断改进、优化，逐步完善，形成人、财、物的系统化管理。
一、ERP系统的概念及重要性
（一）ERP系统的概念
ERP系统是以企业资源计划为基础，以管理会计为主要内容的系统程序，在信息技术的作用下，为企业创造一体化管理的企业信息管理系統，以生管按排、生产流程作为生产化管理的信息应用方式。
（二）ERP系统的重要性
ERP展示了计算机技术的明显优势，对企业中涉及的全部内容进行资源统一，有效利用，使得财务工作变得更加规范，有依有据，前后完全统一，成为企业发展中信息管理的重要组成部分。
二、ERP系统在企业财务管理中的应用现状及存在的问题
（一）企业对ERP管理在实际运作中的重要性存在误区
ERP系统在企业中的每一个环节都有使用，是一个比较繁琐而系统性的工作，完成整个系统需要大量的人力、物力，而且是一个持续不断、重复循环的过程，在各个模块中都有不同的作业需求，而每个模块的作业人员，只是将自己的作业完成，但却忽略与上下环节的沟通、协调，导致数据的准确性、及时性存在问题。大部分高层管理人员认为已经提供了管理软件，但在实际应用中，却未让所有人员深刻体会ERP存在的重要性。
（二）模仿现有的通用ERP管理形式，无法制定出符合本企业的管理模式
购买软件时，为节药成本只是选用通用的模式，未对本身企业的需求状况进行调研、分析，使得实际使用中，部分功能不适用企业而浪费资源，而实际的需求却被忽略。
（三）财务管理人员在ERP的系统应用中与关联部门产生的协同问题
财务管理是将采购模块、生产制程、销售模块、资产模块、应收应付、人力资源等进行汇总的模块，每个前制程的模块在作业中，会因作业的前后顺序导致不及时，产生的内容不准确，因而到后制程才被发现，需倒着查找问题、修改问题，费时费力。在此协同作业过程中，自第一个流程开始，每个部门、每个作业人员都应对自己的作业内容负百分百的责任，每个部门的管理者应对本部门作业内容做好审核工作，确认流转给下一个流程的内容是准确无误的，方可保证关联部门的协同、沟通、流转是完全正确。
（四）ERP数据管理安全性存在的隐患
因企业管理疏忽、软件系统本身缺陷，外来程序的恶意攻击、不可抗外力灾害等产生的安全威胁。ERP数据的使用者、管理者、资讯管理人员都应承担相应的职责，并在数据使用过程及时发现问题、解决问题，保证数据的完整性、安全性。
三、完善ERP系统在企业财务管理中应用的对策
（一）提升人员工作素养和实操能力
1. 员工专业知识和软件技术薄弱将直接影响ERP系统的应用，会导致企业出现各项问题，若无法寻找到相应的解决方案，从而影响企业的办公效率和经济利益。企业应适时引入财务、管理知识、软件知识等都兼具的人才，对现有财务人员和其他模块的人员进行全面而系统的培训，帮助作业人员掌握最新的计算机和软件的操作能力、操作技巧，灵活运用软件的各项功能。
2. 员工经过充分的专业知识和软件操作培训，应对ERP系统有充分的认识，并根据需求钻研各项技能，不断提供自身水平。作业人员应及时收集企业内部、外部数据，并在有效的时间内完成单据的录入、审核。将正确的报表提供给本部门的使用者和上下环节的使用者。
3. 财务人员每天需要完成各项信息的收集、归纳、整理、录入，并及时进行分析工作和财务评价，市场信息瞬息万变，财务管理人员必须及时掌握信息变化，通过ERP能够让财务人员做出准确的判断，同时将各项分析数据以最完善、最准确的方式提供给各个部门，进行数据共享，将有效降低各项风险的发生。
4. 在ERP使用的过程中，高层管理人员应以ERP系统作为管理基础，从行动和观念上及时转变企业管理思路，以战略性的眼光保障ERP在企业中发挥管理优势，应及时使用审核系统，完成各项流程审批，保证上下环节及时作业。充分利用系统数据进行分析，善加利用，对企业各项管理事务做出及时的判断和应对方案。
5. 做到ERP数据在权限允许的状况下充分共享，形成员工之间的协同作业，密切交流，齐心协力解决经营中的各种问题，发扬企业文化，促进企业的发展。
6. 定期培训，从而提高每个人的工作效率，不断提升财务管理人员的综合素质，保证企业发展的实力和灵活性，确保企业持续、稳健运行。
7. 增强员工的创新意识，在企业各项管理中，集思广益，充分发挥员工的主人翁精神，提出问题、解决问题，持续沟通，寻找更加适合企业发展的方式方法，增强企业的凝聚力。
（二）选用符合企业实际运作的ERP管理软件，充分利用软件管理企业
ERP系统能够为企业的经营管理带来长期且持续的经济利益，但在系统的整体取得和后续维护也是需要大量的资金投入，企业经营者应充分认识到ERP系统带来的各项运行功能的同时，也是需要付出相应的代价，应提前规划好资金需求，减少资金压力。 精准定位企业需要使用的ERP系统，而不是盲目的选用通用型的管理软件，从企业实际经营的需求，向专业人士、员工等进行咨询、调研，充分了解企业自身不断发展所需要的软件，定制与企业相匹配的软件，保障软件的可操作性、适应性，落实整个流程规划，将自身需求的资源模块打造成实用型的ERP系统，在使用中如发现与实际有相冲突或不符的状况，应及时升级，保障信息建设的持续性、可控性、实用性。如因选择不适用的软件，将造成人才、资源、资金、时间的多重浪费。
选择上线ERP时，应明确规划好ERP的具体运行内容、时间计划、人员配置、培训计划、业务需求等，积极优化系统配置和流程设置，确保ERP在计划中平稳过渡。
（三）财务管理人员在ERP的系统应用中与关联部门产生的协同问题
财务管理是将采购模块、生产制程、销售模块、资产模块、应收应付、人力资源等进行汇总的模块，每个前制程的模块在作业中，会因作业的前后顺序导致不及时，产生的内容不准确，因而到后制程才被发现，需倒着查找问题、修改问题，费时费力。
1. 财务部门首先应选用专业的管理人员，精通财务管理的各项业务和操作能力，并应精通财务管理模块之外的其他模块，同时积极的与技术人员进行问题反馈、沟通解决方案，并进行有效的实施，在衔接各个模块之间，才可畅通无阻的进行内部沟通。
2. 财务管理模块主要包括：总账、应收账款、应付账款、固定资产四个模块，这四个模块与采购、生产、销售、仓库、品质等部门息息相关，强化部门之间的协同合作意识，各单位人员应不断提升自身的基础知识和业务素质。应将整个ERP系统作为企业的整体管理，而不是单纯的财务管理。
3. ERP系统的所有模块涵盖了所有经营业务的流程及内容，是反映企业的经营状况，各个环节数据准确传递，实现物流、信息流、资金流相统一，为经营者提供准确的决策信息。
（四）ERP数据管理安全性存在的隐患
1. 企業应设置专业的资讯管理人员进行系统的软件管理和硬件管理，加强企业内部环境和外部环境管理，对ERP机房进出人员进行严格管理，只有公司指定的资讯技术人员方可进入，保证机房设备的安全性，机房进行24小时视频监控，机房内部的所有活动均有监控记录。
2. 构建企业ERP系统平台应保证硬件设备质量过关、操作系统平台安全、正确配置服务器等，保证系统不被企业内部员工、外界黑客等入侵造成损失，保护系统内部资料的安全，需要设置多层防火墙，定期杀毒。强化网络安全建设，防范网络风险，确保企业ERP的数据安全和系统安全。
3. 需防范自然灾害、意外事故等不确定的客观原因造成如系统硬件的损坏、网络中断及数据丢失等的威胁，因服务器发生故障、丢失数据会给企业带来巨大损失，需确保存放数据的服务器安全性，通过服务器相互备份、外接硬盘备份的方式，每天固定时间在服务器上和硬盘上进行数据备份，保障数据永不丢失。同时需准备UPS电池组，在紧急停电状况下，保障服务器不会由于任何原因突然掉电，造成服务器损坏或丢失正在写入的数据。
4. 资讯人员对操作员的操作权限管理应按实际工作需求和权限管理规定，实现对操作员的用户名、密码设置、授权工作等。保证人员只能在允许权限范围内来使用数据与处理事务，避免人员越权，起到保护信息数据安全的需要。不断提升ERP系统的数据安全性，维护企业商业机密，避免给企业带来不必要的损失。
5. 操作人员的密码设置是工作人员维护自身责任与利益的基本手段，从信息安全性与人员职责管理需求，操作员必须保管好自己的密码，同时对登录密码进行经常性地修改，不断完善加密功能，避免他人有意或无意进入系统，越权进行非法操作，保证软件使用的规范性、安全性。
四、结论
认识到会计信息形成与前端各个环节相辅相成的重要性，优化ERP在各部门中的应用，从企业自身构建精细化、模块化、个性化的管理方案，利用信息化工具提升内部人员的效率，更快、更准确的获取信息资料，以更高效的方式做出决策。
财务管理是通过全公司、全员参与、全过程参与，并最终将整个经营过程汇合、整理成财务报告的终端环节。为管理人员提供真实、完整的财务数据，准确预测、分析各种潜在的风险，及时发现不同管理环节中可能存在的疏失，优化企业管理结构，确保企业财务管理科学化，发挥ERP理想化的服务效应，促使企业在市场竞争中更加所向披靡。
参考文献：
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[2]刘重.企业财务管理中ERP系统的应用分析[J].科技创新导报，2017（27）.
[3]姚海英.ERP在财务管理应用中的问题及对策[J].商场现代化，2018（05）.
（作者单位：太仓中佑机械工业有限公司）
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