浅谈会计电算化的初始化工作

来源:用户上传      作者: 孙燕刚

　　大多数企事业单位在实现会计电算化的过程中，购买通用的商品化会计软件，基于会计软件通用性的特点，各单位使用软件进行日常业务核算前，需要针对本单位的业务性质及会计核算与决策管理的特点进行具体设定，即账务初始化，将通用账务处理系统转化成适合本单位的专用账务处理系统。系统初始化设置工作可分为前期基础工作、初始化设置及初始化校验三部分。
　　
　　一、前期基础工作
　　
　　在企业准备从手工会计转变到会计电算化的过程中，必须做一些提前的准备工作。按照循序渐近，逐步提高的原则替代手工记账。
　　根据财政部颁布的《会计电算化工作规范》，替代手工记账的单位，应具备三个方面的条件：第一，配备了计算机硬件设备和适用的财务软件，第二，配备了相应的会计电算化工作人员；第三，建立了严格的内部管理制度。
　　在达到了相关规定以后，单位还需要准备好所需要的会计科目体系，手工账中的各科目的余额，从年度中间开始建账的还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。所以需要预先从手工账中整理各级科目的名称、层次、余额、发生额，避免遗漏，保证初始化输入的数据准确。
　　
　　二、初始化设置工作
　　
　　初始化设置是指将手工会计业务的数据移植到计算机中的一系列工作，需要输入有关的基础数据。比如，会计科目的设置、期初余额的输入、企业部门设置、员工设置等等。初始化设置是会计电算化的基础，初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。
　　(一)建立财务核算系统框架
　　建立本单位的会计核算体系是财务处理系统初始化设置的第一步，其目的是使财务管理系统适应本单位会计核算体系的基本要求。建立会计核算体系的工作主要包括：
　　1、增加操作员
　　增加操作员就是把操作财务软件的人员输入到财务软件系统中，并为每一位操作员设置密码，密码只告知本人，并要求操作员对密码进行保密，并不定期的更换密码，来保证财务软件运行的安全性。
　　2、建立账套
　　建立账套就是把企业的基础信息输入到财务软件当中。建立账套的时候，以企业名称做为账套名称，根据企业的性质建立相应的会计科目体系、核算方式、经营周期、分类编码方案、记账本位币。核算方式主要是指企业对客户、供应商、存货是否分类核算。经营周期一般来讲，按照规定都是从每年的1月1日到12月31日。分类编码方案主要是对会计科目编码方案、部门人员的编剧方案、客户编码方案、供应商骗码方案进行设置。例如：会计科目编码方案是按照4―2―2―2的设置，还是按4-1-1-1的设置。这主要应从企业的实际情况来考虑，如果明细科目较为繁琐，则应该选用4―2 2―2的设置方式。如果涉及的明细科目很少的情况下，就可以选用简单的4―1―1―1设置方式。对于记账本位币，按照相关的规定，一般为人民币，特殊的企业也可选用一种外币做本位币。
　　3、设置权限
　　操作员的权限，一般由系统管理员进行分配。如果该账套已经设置了账套主管，那么账套主也可为其他的操作员设置权限。财务软件对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子产品的操作进行村协调，以保证各负其责，流程顺畅。操作员权限的设置，要遵循不相容岗位分离原则。例：出纳人员不得兼管稽核工作。
　　(二)输入期初数据
　　输入企业的期初数据，我们首先要完善企业的基础信息。客户、供应商、部门、人员、凭证类别、会计科目的辅助核算等，都是需要完成的项目。完成这些内容后，还应该将计算机开始使用的月初余额录入到计算机中。
　　账务系统的启用时间不同，对录入期初余额的要求也不相同。如果企业是在年初启用系统，则只需录入年初余额；如果企业是没有在年初启用系统，则需要输入启用月份的月初余额和年初到该月份的各科目借贷方累计发生额，系统将根据输入的数据自动计算出年初余额，若某一会计科目涉及辅助核算，还应将辅助核算的期初数据输入到系统中并使之与总账账户保持一致。一般来说，大部分企业都是在年初启用会计电算化系统，这样，企业各个账户的月初余额就是本年的年初余额，没有借贷方的累计发生额，相比较来说，工作量小，出错的率也会降低。
　　
　　三、初始化的校验
　　
　　企业所有的期初数据输入完毕。并不能马上脱离手工账来进行会计电算化工作，而有一个人机并行期间。人机并行，就是说，手工会计与电算化要同时进行会计处理。人机并行的主要任务就是检查建立的会计电算化系统是否满足需要，使用过程中是存在问题，对运行中发现的问题是否时行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。
　　人机并机期间，按照相关规定，要最少进行三个月，前期以人工为主计算机为辅，后期以计算机为主人工为辅。在人机并行期间，人工与计算机数据相对比时，要进行如下工作：检验各种核算方法、检查会计科目体系正确性和完整性、考查操作熟练程度、纠正财务软件程序错误或业务的处理错误。
　　初始化工作的好坏，直接影响到以会计电算化工作的以后阶段的工作效果，应该认真去对待，这样才能顺利地完成手工核算过渡到会计电算化处理，保证提供及时、准确的会计信息。

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