利用ERP系统实现物资采购管理的监督控制作用
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作者: 华艳春
[摘要]文章提出了利用ERP系统对物资采购管理进行监督和控制,取得了较好的经济和社会效益。
[关键词]ERP 系统 物资采购 控制
ERP系统即企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集信息技术与先进的管理思想于一身,成为现代企业的运行模式,反映时代对企业合理调配资源,最大化地创造社会财富的要求,成为企业在信息时代生存、发展的基石。
开滦集团通过不断的管理体制的升级和业务流程的优化,使供应链管理水平有了质的飞跃,尤其在物资采购的监督控制方面,利用ERP信息系统处理具体业务,通过权限的界定和功能的设定,锁定业务处理的程序和方式,用流程控制采购,实现物资采购的制度化、程序化。同时,实行程序自动控制和加强监管相结合,对采购方式、采购渠道、采购价格、采购流程等进行控制,确保物资采购的公开、公平、公正。
一、利用ERP系统进行角色管理及权限分配,实现对各岗位人员的管控职能
在ERP系统中,引入了角色的概念,可以根据不同的职能部门、不同的岗位建立相应的角色,然后通过严密的权限管理,给以不同的权限。也就是按照不同的岗位职责,在ERP系统中,设定不同的业务功能权限。如:给计划员请购单维护的权限;给采购员维护采购订单的权限;给库管员出库、入库的权限;给结算人员维护发票的权限;给部门经理审核的权限;给监管部门采购订单执行明细、合同执行明细的权限等。利用角色管理和权限分配功能,将不同岗位、不同人员划到自己的职责圈内,轻松实现对各岗位人员的管控功能。当然,ERP系统还可以对系统资源进行权限分配,将系统中的资源按照业务划分分给不同的人员,使相同的岗位人员拥有不同的资源使用权限,如把存货档案分给不同的采购人员,使他们只能采购自己分管业务范围内的物资;把仓库档案分给不同的库管员,让他们只能对自己负责的仓库内物资进行出、入库操作。
二、利用业务流程的配置,完善内部牵制制约体制
ERP系统是模块化结构的,每个模块的功能都由相应单独单据来实现,通过流程配置,将那些单独的模块连接起来,形成一条链,其中的每一个环节都是环环相扣,分工明确。ERP系统的控制是通过“核对”来实现的,下一级单据要核对上一级,以利于上一级对下一级的控制,下一级对上一级的追溯。从采购计划到采购订单、到货单、入库单、付款单的形成,每一个操作都需要有来源,下游要核对上游的数据,否则无法归集,形不成闭环,业务就做不下去。也就是说没有计划员的采购计划,采购员无法维护采购订单,没有采购员的采购订单,库管员就无法维护到货单,没有到货单就不能维护入库,没有库管员的入库单,结算人员就无法维护发票,进行结算。
同时ERP系统还可以按照不同采购方式配置不同的业务流程,锁定每笔物资业务处理的程序和方式。在分析公司物资消耗规律及进货规律的基础上,组织确定采购物资的具体采购方案,开滦股份目前的具体采购方式分为:战略合作伙伴采购、一揽子招标采购、招标采购、超市展厅采购、例外采购等方式。为保证煤矿生产,独家生产的物资、主机厂生产的配件、主机厂的外协件及其它煤矿专用物资,通过多年来的合作,能够保证及时供应,产品质量稳定,价格合理,重合同、守信用的供应商,以代储的形式确定品种和价格,建立战略合作伙伴采购关系。新增设备在采购招标中推行与配件捆绑式采购,与主机厂对该设备配件建立战略合作伙伴采购关系;对品种杂、消耗不频繁、市场价格波动不大的物资,通过招标确定该品种一年之内的采购价格及供应商。确定为一揽子招标采购物资;对符合招标条件的设备和市场价格波动较大的大宗材料,确定为招标采购;对消耗规律性强、消耗金额大、与生产关系紧密的品种,确定为超市展厅采购。尽量选择名优产品,摆放多家物资样品,实行代储,根据生产需用情况,由矿业分公司自主选择不同档次产品。对于不同于以上物资的情况,确定为例外采购。针对每种采购方式系统确定了不同的采购流程,对战略合作伙伴采购、一揽子招标采购、超市展厅采购等采购方式物资在年初就通过战略谈判、采购招标等方式确定一年内的采购价格和渠道。对于确定好采购方式的物资,按照确定的采购方式、渠道、价格录入ERP系统,一旦有需求计划,就会按照固定的采购方式、渠道、价格执行,任何人无法更改。例如采购系统界定了必须通过比质、比价、比供应商的业绩才能评审通过并引用评审单生成采购订单和合同。一笔需求计划提报上来,每一品种物资都有一个独立的编码,将此编码输入系统,就会自动找到其相应的采购方式,对于战略合作伙伴采购、一揽子招标采购、超市展厅采购的物资还会锁定相应的采购渠道和价格,任何人无法变更,从而实现物资采购过程中的内部牵制与制约。
三、利用资源共享,实现管理者和监管部门对整个采购过程的随时监控
ERP系统利用资源共享,可以将供应链全部过程的数据多维的呈现给用户。 ERP系统具备功能特别强大的查询功能,他直接穿透各个环节,垂直采集业务层的数据,如:计划执行明细表、订单执行明细表、合同执行明细表等。通过这些强大的查询功能,将功能权限分配给管理者和监管部门,实现管理者和监管部门对整个采购过程的随时监控。也就是从业务流程的源头需求计划开始,一直到采购付款整个采购流程可以随时监控。
四、结论
利用ERP信息系统的权限界定、功能设定、业务流程的配置理顺了业务流程,增强了环节控制,实现了物资采购的制度化、程序化;利用资源共享,凭借强大的查询功能,实现了管理者和监管部门对整个采购过程的随时监控,减少了人为因素,从而实现了物资采购管理的监督控制功能。
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