浅谈会计电算化管理中的问题及对策分析
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作者: 尚 兢
[摘要]保证会计资料的合法、完整是当前 工作的一件大事,也是财务管理工作者的基本职责。当前,随着经济的不断发展,市场经济改革的不断深化,会计信息的质量受到社会各界的广泛关注。作为会计核算方式的重大革新,会计电算化已占到国民经济核算比重的一大部分,保证会计电算化工作的顺利健康发展,是确保电算化会计信息合法、完整的基础,也为推动企业向更高一级的企业管理信息化打下良好的基础。
[关键词]会计 电算化 管理分析
一、我国会计电算化发展历程
1.尝试阶段(1979年至1983年)
1979年财政部拨款用于长春第一汽车制造厂的电算化试点工作为起点,我国正式步入会计电算化的历程。1981年8月, 人民大学与长春一汽召开了专题 会,会上正式提出了会计电算化这一概念。这个阶段主要特点为少数单位开展的单项业务电算化,最常见的是工资和固定资产核算的电算化,处于对电算化的试验探索期,随着应用的逐步开展,人们逐渐认识到了电算化的重要性。
2.自发发展阶段(1983年至1987年)
经过前一段时期的探索,很多单位取得了较好的效果,在相关部门的领导下,我国掀起了学习和使用 机的热潮。计算机在国民经济各部门、各领域得到广泛应用,会计电算化的开展有了客观上的基础。推动了电算化在各行各业的应用。主管部门领导认识到了会计电算化的意义,组织本系统内部技术力量,进行财务软件的自行开发工作,许多单位也采取委托高等院校、科研单位开发的方式,开发出许多适合本单位的会计软件。会计电算化软件的开发出现了喜人的局面。但这段时间也存在一些问题:如脱账率很低,一些单位在采用电算化运行一段时间后,效果不理想,又回到手工状态;有些单位长期不能脱账,增加了会计工作人员负担。
3.商品化阶段(1987年至1996年)
随着经济的不断发展,市场经济的不断扩大,出现了一些专门从事会计软件开发与销售和服务的公司。如最早通过财政部评审的先锋公司,以及后来的用友,金蝶、万能、安易等软件公司,其中用友公司从一开始就确立了面向普通财务人员提供实用、先进的技术,开发的软件具有较强的适用性和可靠性,近十年来一直位于应用软件公司的首位。
4.管理型会计软件发展阶段(1996年至今)
随着市场经济的发展以及人们对经济管理要求的提高,以记账、算账、报账为主要内容的财务会计软件难以满足管理上的需求,各单位需要加强会计在管理中的作用,对事前预测、决策,事中规划、控制,事后核算和分析的“管理型”会计软件需求增加,以适应市场经济下管理的要求。
二、我国会计电算化管理中存在的问题
电算化的实施,是电算化在财务工作中应用的第一步,对以后电算化的逐步推广,确立电算化在财务工作中的中心地位,建立电算化环境下的内部牵制,防止用计算机窃取财务机密,进行经济犯罪等,具有重要的意义。
对于购买商品化软件的企业,电算化的实施由软件公司负责,由于软件公司在这方面有丰富的经验,所以出现的问题较少,即使出现,软件公司也会解决。自行开发财务软件,要求对软件的开发进行有效的组织和管理,并进行适当的分工,当前自行开发软件存在的主要问题如下。
1.认为实施会计电算化的过程就是编程序的过程
这一错误认识会导致将会计电算化看得过于简单,忽视了会计电算化的分析、决算和规划等工作,往往造成一些不该上的项目上马,去实现与企业现有条件不相符的项目;同时,由于忽视了事前的规划、分析和决策等工作,往往使得建立的电算化会计信息系统满足不了使用单位的要求,不能投入使用,或者暂时满足了使用单位的要求,但由于可维护性差,单位内外部的条件一旦变化,系统的使用不得不终止,这不仅造成了巨大的浪费,还影响了会计电算化的声誉。这种认识在实际中表现为:开发软件时急于进入编程阶段,开发出来的软件可理解性,可维护性差,文档资料严重缺乏。
2.人员分工不合理
正如同要保证 信息的质量,就必须对会计人员进行合理的职位设置一样,软件开发也要求对开发人员进行合理的职责设计,而由于财务主管人员常常没有开发过电算化的软件,对这一点不了解,使得程序的设计,从机构设置上就不能保证生产出合格的软件。
三、对策分析
1.计算机开发与财务人员的分离
在计算机开发过程中,计算机专业人员要和财务人员进行沟通和交流,但要分工明确,不能身兼二职,否则不利于检查与核对资产实物和账面记录
2.计算机人员之间职能分离
由于系统开发人员包括系统分析、操作、测试和管理人员,他们都是可以直接接触到系统的人员。因此内部控制制度还应确保这些人员间的平衡。由于会计电算化是一项系统工程,具有系统的特点,即有自身的生命周期,根据生命周期理论,可将电算化的开发分为系统分析、系统设计、系统实施。
(1)系统分析
系统分析包括可行性分析。如有可能,再进行进一步分析,经过多方论证后才可以进行设计,如果未进行可行性分析就设计,假若系统不成功,或改造成本过大,将造成极大浪费。
(2)系统设计
系统设计一定要在系统分析人员与财务及相关部门充分沟通的基础上才可以进行开发,并在每一个环节都能与用户及时联系,保证设计过程的顺利实施,及时解决设计过程中遇到的问题。系统设计还包括系统的测试,其中包括对系统正确性、可靠性、安全性、实用性、可维护性、灵活性、可移植性等方面进行测试。对新程序进行测试,要由审计人员,财务人员和计算机测试人员分别进行,得出测试结果。因为他们的测试侧重点是不一样的。
(3)系统实施
就是将电算化软件具体运用到财务工作中,并替代手工操作。包括输入控制、处理控制、输出控制和日常维护。
①输入控制。计算机使系统中的数据量大,有效的输入控制可以使错误的数据输入比较容易地发现,并及时纠正。
②处理控制。处理多为程序控制,一般由程序设计和数据库流程设计来保证〕
③输出控制。包括对输出结果的正确性进行检查,防止泄密:对输出的及时性和传递的准确性进行检查。
④日常维护。包括数据备份制度,电源,打印,磁盘管理等等。
参考文献:
[1]周国钢.电算化会计.纺织出版社,2000.
[2]李宁.计算机会计学.首都经济贸易大学出版,2001.
[3]2001年度注册会计师全国统一 指定辅导教材《审计》.经济科学出版社.
[4]薛华成.管理信息系统.清华大学出版社,1999.
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