加快高校二级教学单位档案信息化建设
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作者: 刘小海
摘 要： 信息技术在高校各领域管理中大量运用，网络化、数字化使得校园资源得以充分共享。当前高校二级教学单位院系的档案管理存在重收集轻利用、机构设置不健全、管理手段落后、档案队伍不稳定等问题。因此，加强高校二级教学单位档案数字化管理，必须要从规范技术要求和强化档案管理人员业务能力两个方面入手。
关键词： 高等院校； 教学单位； 档案管理； 信息化
中图分类号： G642.2 文献标识码： A 文章编号：1009-8631（2010）07-0168-02
随着社会各领域的信息数字化不断深入，社会信息数字化程度不断提高，各种信息数字化技术层出不穷，信息技术在高校各领域管理中大量运用，网络化、数字化使得校园资源得以充分共享，传统的档案管理方式显然不能满足信息网络化、数字化校园发展的需要，也必须快速适应信息数字化的要求，加快档案数字化建设。二级教学单位的档案是高校档案不可或缺的重要组成部分，其信息数字化程度的高低直接决定学校档案为高校的发展、学生以及社会提供高效优质服务高低。
一、档案信息化建设在档案工作中的作用
“高校档案工作一般由档案实体管理、档案信息资源开发和档案工作信息反馈三部分构成。档案实体管理和信息反馈为档案信息资源开发储备资源、提供信息，而档案资源信息开发则会促进档案实体管理水平的提高，进而达到更好地为利用者服务的目的。”［１］档案信息这一原生信息源必将在社会和校园信息化建设过程中发挥重要的基础性作用。同时，档案数字化、网络化也是社会和校园信息化建设的必然要求和重要内容。因此，档案信息化建设具有时代要求和重要的现实意义。
1. 档案数字化、网络化为学院、师生的办公自动化提供日常工作所需的共享数据，以形成决策咨询系统，对实现院系各项管理工作的科学化、规范化和高效化起到重要推进作用。不断创新档案工作模式，改进档案利用的方法和技术，电子文档、档案收集全程信息化管理进入档案管理领域，及时、准确、全面、系统地将档案信息进行有效的微缩、储存，并使用文档一体化技术，建立完整、高效、安全的档案信息网络，以适应纸质文献、电子文献和网上信息的转换，实现最大程度的资源共享，更好地为教学科研服务。
2. 档案数字化、网络化为充分利用和开发馆藏档案信息、及时收集现实档案创造条件，将大大缩短档案形成和利用的周期，扩大档案收集范围，最大程度避免归档过程中不及时、不齐全等现象。同时，档案信息数字化、网络化有利于节省库房空间和档案装具等实物空间，节约人力、财力、物力，提高档案管理工作效率。
二、当前高校二级教学单位院系的档案管理现状
在校园信息共享与网络环境下，高校档案管理工作面临更大的压力和挑战，所存在的诸多问题日益凸显。二级教学单位院系档案管理与利用是高校档案管理工作的基础，直接关系到学校档案管理工作。院系档案工作经过数年建设，管理体系基本形成，档案工作基本满足需要。但是，与校园信息网络化、共享化要求还存在巨大差距，主要表现在以下几个方面：
1. 思想认识不足，重收集轻利用。由于部分院系工作人员对档案工作存在思想上的偏差和认识依然停留在低层面，认为档案工作就是收集、归档和必要时的开放。由于思想、认识上的原因，加之缺乏现代信息处理设备和手段，院系档案管理工作往往立卷归档一收了事，束之高阁，谈不上对档案信息进行科学分析和必要的提炼。档案管理工作始终停留在低层面的初级阶段。其实不然，档案管理的未来发展方向必是档案信息的数字化，以及档案信息的开发利用。一方面，教学、科研等档案信息需要共享。另一方面，由于档案是事物的客观记载，如果对档案进行科学的整理分析，提炼出有用的二次产品供学校管理层和社会利用，这样才能体现档案工作的价值之所在［２］。
2. 机构设置不健全，管理体制不合理。建立与学校信息化整体发展相适应的档案工作机构是做好院系档案工作的必要保证，是积极推进档案信息数字化、网络化的基本要求。虽然院系都配置了兼职档案员，建立了档案室或资料室，但档案管理职责不明确，绩效考核管理机制缺位。正是这种机构、管理体制的问题，导致档案管理工作几十年一成不变等局面。
3. 管理手段落后，缺乏工作创新模式。目前，多数高校的档案数字化建设严重滞后于学校各方面信息化建设的整体水平，是毋庸置疑的客观事实。作为二级教学单位院系的档案工作更是仍然停留在传统的手工层面上，遵循几十年来的老一套管理手段。虽然现代化办公设备一应俱全，但使用范围仅局限于文档目录著入，（这样也只能够）只做到档案快速查寻。档案信息数字化、网络化建设进展缓慢。
4. 档案队伍不稳定，业务水平有待进一步提高。 由于受到编制的限制，院系的档案员大多由办公室工作人员兼职。兼职档案员的工作重心自然不在档案工作上，再加之队伍不稳定和非专业人员等原因，造成档案工作不如人意，更谈不上档案信息数字化、网络化等专业技术工作开展。
三、加强高校二级教学单位院系档案信息化管理对策建议
1. 规范技术要求
1.1 档案最显著的特征就是唯一性和凭证性，档案的本质特征是原始性和记录性的统一［３］。档案数字化处理过程中必须做到信息的不遗漏，结果的不可变更。纸质档案信息处理须采用图片扫描的方式，并做到对页面内容的不可修改；电子文档要做到草稿、修改稿、发文稿和正文的一并归档；音像、图片资料形式的档案须做好备份工作。
1.2 档案数据库的建设必须做到检索、下载、复制的方便和快捷。检索软件支持各种分类检索，如按时间、档案号、文件标题与时间分类检索等；同时，档案使用者可以下载、复制单页文本文件中所需要的部分内容，包括图片式扫描的数字化文本文件。
1.3 档案数据库的安全管理是档案信息数字化建设的必要条件。档案安全管理的重要性是由档案本身和档案管理的性质决定的，档案数字化建设必须充分考虑安全问题，处理好方便、高效与安全的关系。
1.4 档案数据库的软件开发与应用需各职能部门使用的软件具备兼容性。使用统一的数据录入系统和查询系统，建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，这样才能确保各职能部门应归档数据及时进入档案信息数据库。使档案数据库成为单位信息化和现实工作共享信息的核心内容，成为全面、统一、准确的权威信息。
2. 加强档案工作者业务培养
人才是事业成败的关键，档案数字化的建设要以高素质人才队伍为后盾。全面提高院系档案工作者的工作技能和素质，可着力从以下几方面进行：
2.1 严把院系档案工作者入口。为提高人员素质，在充实档案队伍过程中，要严格考察新增人员的业务素质和业务技术能力，尽量招聘档案专业并具备一定计算机技能的人员，杜绝人情岗位。
2.2 加强专业技能理论及现代信息技术学习。要立足于对现有院系档案工作人员档案的现代信息技术学习，学校档案职能部门每年可组织举办专业性较强的专题短期培训班或研讨会。“请进来，走出去”，定期或不定期邀请资深档案工作者举行专题讲座。同时，组织到有先进经验的兄弟院校考察交流，学习先进的档案运行系统和档案信息技术，造就一支既熟悉档案业务又掌握计算机技术的复合型院系档案队伍。
2.3 建章立制奖优罚劣。为调动院系档案员的积极性，提高业务素质，应引入绩效考核激励机制。按照考核细则标准，对其工作内容、质量要求、完成时间、评比标准、得分、扣分等具体项目按表操作，自我评分。在此基础上，学校档案职能部门对各院系档案工作进行总结评比，在学校档案工作会上进行表彰奖励，形成程序化、制度化的长效管理机制。
参考文献：
[1] 许庆兰.高校档案信息资源理的开放系统[J].佳木斯大学社会科学学报，1999（6）.
[2] 瞿沙曼.论新形势下高校档案管理及其有效利用[J].医学信息，2009（12）.
[3] 李士智.档案信息资源的特征及其可开发性[J].档案时空，1985（2）.
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