浅谈会计电算化在中小企业中的应用
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【摘要】随着信息技术的发展，会计电算化在财务管理中起着重要的作用，市场竞争日益激烈，中小企业要在激烈的市场竞争中占据一席之地，客观上要求随时掌握市场经济基础信息，并做出迅速反映，许多中小企业的经营管理者越来越重视本企业的会计电算化工作，为了适应瞬息万变的市场经济，他们借助会计电算化，以便及时、准确获得相关信息，做出相应决策。但中小企业应用的各环节还存在薄弱和欠缺，如缺乏适宜中小企业特点的会计电算化制度；会计电算化专业人才缺乏；会计软件存在的问题；重视账务不重视分析；软件存在安全隐患等。尤其针对中小企业的特点，电算化存在其不适应的方面，所以本文就如何健全中小企业应用电算化这一问题进行探讨，以期对加强我国中小企业会计电算化发展有所助益。
【关键词】中小企业；会计电算化；对策
一、会计电算化在中小企业应用存在的问题分析
目前很多中小企业已经实现了会计电算化，也有很多中小企业正在开展会计电算化工作。但许多中小企业在规模、资金、人力资源、经营方式上有自己的特殊性和对会计电算化的认识还不到位，在实施会计电算化的过程中还存在着这样或那样的问题。
（一）对会计电算化的认识不到位
一些企业的各级领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识，没有认识到开展会计电算化是时代发展的必然，是现代化管理的需要。实际上，会计电算化是会计进入信息化的基础，是今后企业决策的重要依据，是会计体制改革的突破口。
（二）缺乏适宜中小企业特点的会计电算化制度
由于对会计电算化的认识不足和人才的匮乏，一些实施了会计电算化的中小型企业仍然沿用原来手工会计管理制度。但会计电算化的实现同手工会计在记账处理、报表计算、内部稽核等方面都是有所不同的，这必然造成相应的会计管理制度不能适应会计电算化管理的需要。如有的单位，在岗位分工上沿用手工会计的分工方式、业务流程和内部控制也未根据会计电算化的运行状况进行修订；个别企业甚至存在一些与会计电算化规范相抵触的规定。在没有完善合适的会计电算制度的情况下，必然制约中小企业会计电算化重要的发挥。
（三）会计电算化专业人才缺乏
会计电算化方面的专业人才缺乏一直是制约会计电算化发展的“瓶颈”问题。目前，相当一部分高校财务人员的会计实践工作经验丰富，但对计算机的软硬件知识了解甚少，他们只能机械性地使用财务软件，一旦计算机出现故障，就束手无策。如果出现误操作，可能就会使自己长时间的工作成果付诸东流，严重的可导致财务数据丢失、系统崩溃。人才因素在一定程度上成为制约我国会计电算化进程的重要因素。
（四）会计软件的设计难以满足需要
由于软件是一种特殊的商品，对服务的要求特别高，第一次购买后，还必须对其进行不断的投入，如维护、升级等，才能保证顺利的应用，所以选择合适的财务软件显得很重要。作为通用的商业化软件，其通用性和专用性总是有矛盾的，尤其中小企业存在形式特色，使得软件的设计更加难以满足需要。
（五）重视账务不重视分析
中小企业会计电算化普遍存在重数据输入，轻数据分析的问题。会计电算化大致可以分为数据输入和数据分析两步。对数据输入来说，由于现行的会计软件界面都比较友好，加之会计人员对计算机的操作比较熟悉，所以一般的会计人员都能适应；而数据的分析则需要较高的会计专业知识，并需要某些专门的计算机技术，对人员的素质要求较高。因此，当前的中小企业电算化，大多都只停留在了数据输入及核算阶段，对于财务管理、经营预测、决策等功能分析的不够，没有得到充分的应用。会计电算化的真正功能，将数据转换为企业生产经营所需的信息并没有发挥。
（六）软件存在安全隐患
目前我们所使用的会计软件中，有些未对数据库采取任何保护措施，有些虽然采取了一些保护措施，但是比较薄弱形同虚设。更有一些会计软件的数据库文件往往能通过相应的数据库管理系统直接打开，可以进行直接读写操作，不管是授权用户还是非授权用户都可以直接更改甚至删除数据库文件中的数据，这就为使用这些软件的单位财务核算留下了重大的安全隐患，这也是我们在选购会计电算化软件时，需要注意的问题。
二、加强会计电算化在中小企业应用的对策
（一）企业领导的重视是顺利实现电算化的前提
会计电算化是财会管理现代化的一项重要工作，企业领导的重视，加大组织与实施的力度，是会计电算化工作顺利开展的前提。只有企业领导亲自抓，才能统筹规划，周密部署，才能保证所需资金，确保会计电算化顺利实施；才能有效协调单位内各个方面，共同搞好会计电算化。实际操作中，有些企业的领导由于对实施会计电算化没有给予充分的重视，不能在资金、人员上给实施电算化予以保证，使企业在实施的开始就处于比较艰难的境地，最后往往是以失败而告终。
（二）完善的会计电算化管理制度是实现电算化的重要保障
在从手工账过渡到电算化后，逐步建立健全各项电算化管理制度和操作规程是非常重要的。从手工会计转向电算化时，一般应当对原有企业的财会制度进行修改或者重新制订，重新考虑设计内部控制制度。为此，中小企业应当根据财政部发布的会计电算化工作规范、财务软件规范要求，通用财务软件操作规程，计算机设备及机房管理制度，人员分工职责和操作权限制度，电算化数据档案的备份、稽核、保管制度等等，改进和完善本单位会计电算化的相关规章制度，以保障会计电算化的顺利实现。
（三）组织好岗位培训和人员的合理分工是实现电算化的重要条件
企业实施会计电算化后，很大一部分财务人员的工作方式和职能要发生很大的改变，特别是在实施的开始阶段，由于需要做一套手工账，一套电脑账，人员会非常紧张，工作量相对也很大，而中小企业会计人员专业水平相对差一些，因此在实施电算化前更要作好相关人员的培训工作。培训方式可以多种多样，离岗轮训、在岗培训和参观学习等，目的是一方面可以提高财务人员的电脑操作的基本技能，另一方面增强他们的信心和运用财务软件的主动性和积极性，提高工作效率。在人机并行阶段，保持电脑账与手工账同步。一定要建立以财务科长或主管会计为主的会计电算化小组，对上机操作人员进行合理有效明确的分工，以保证电算化的顺利实施。另外要加强会计人员的安全防范意识，防止不法操作的侵害。
（四）选择适合自身规模和经营特点的财务软件是实现电算化的基础
中小企业由于人、财、物的限制，自己开发财务软件显然不是好办法，选择合适的财务软件就至关重要。中小企业选择财务软件时要以实用、够用为出发点，要根据自身规模和经营特点选择合适的财务软件。财务软件的选择不仅要考虑购买成本，还要考虑财务软件的使用成本和维护成本。大型财务软件一般都针对大型企业的需要来设计，虽然有网络化设计、功能强大、界面华丽等优点，但是也存在成本过高、操作复杂、缺少灵活性等弊端。中小企业在选择财务软件时，可以选择有名气的大公司的财务软件，因为那些公司产品质量稳定，售后服务比较好，也能够保证软件以后的升级。
（五）发展软件咨询服务业，促进会计电算化的发展
中小企业实现电算化的重要环节中小企业一般不具有内部的技术支持部门和充足的技术支持人员，因此，寻求外部支持，建立稳固的外部支持联系是很重要的。一方面，常用的方式是在购买软件时就与软件供应商约定建立密切的合作关系。不但在安装调试过程中要有技术人员在场，在软件运行几个星期后，还要请技术人员来进行检测。在软件运行出现问题时、实现软件升级时都需要软件供应商纠正软件中潜在的错误或不完善之处，提供技术支持，使其软件在最新的平台和操作系统上运行。另一方面，计算机系统的硬、软件系统由于种种原因，会出现一些意想不到的故障，也会危及数据的安全和影响日常的工作，及时进行计算机系统的维护也是取得技术支持的重要方面。所以会计电算化的发展呼唤软件咨询服务业。
改革开放以来，我国中小企业得到了飞速地发展，尤其是从数量上早已远远超过大型企业，占中国企业总数的99%以上，对GDP的贡献超过60%，对税收的贡献超过50%，创造了80%左右的城镇就业岗位。其在我国国民生产总值中所占的比重越来越大，但我国的中小企业在发展过程中，真正能够做大做强的很少，数量与质量不能成正比。其中财务部门的管理是不可忽视的一个重要部分，健全会计管理系统，就能真正的发挥会计监督、控制、决策等职能，促进中小企业的快速发展。
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