浅谈货币资金的会计控制
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作者: 朱春红
在企业所拥有的资产中,货币资金是企业中流动性最强的资产,是进行生产经营活动不可缺少的条件。货币资金既是资本运动的起点,又是资本运动的终点。尽管其在企业资产总额中所占比重不大,但因其特殊性,最容易出现问题,也最容易被经管人员挪用和侵吞,企业发生的舞弊事件大多与现金有关。所以每个企业应特别重视货币资金的管理和控制。
一、 货币资金会计控制的要点
1、把好货币资金支出关。常言道,节流等于开源。因此,控制非法和不合理的资金流出,等于为单位带来了等量资金流入。如何判定哪笔支出合法、合理,要做到“四审四看”。即:一是审支付申请,看是否有理有据;二是审支付程序,看审批程序、权限是否正确,审批手续是否完备;三是审支付复核,看复核工作是否到位;四是审支付办理,看是否按审批意见和规定程序、途径办理。
2、管住货币资金的流入点。就是要搞清楚钱是从哪儿来的,以什么形式来的,来了多少,还缺多少,没来的钱怎么办。同时,对已取得的货币资金收入必须及时入账,不得私设小金库,不得账外设账,严禁收款不入账。
3、管住银行帐户。要按照有关规定,及时、定期对银行开户点进行认真清理和检查。有些单位在同一银行的不同营业网点开立账户,或者跨行开户、随意开户。更有甚者,将单位公款以职工个人名义私存银行现象也较普遍。
4、管住现金盘存点。现金是流动性最强的资产,由于它使用方便,也一直是犯罪分子最“青睐”的对象。单位的日常现金盘点工作应增加第三者参与盘点或监盘,保证现金账面余额与实际库存相符。
5、票据及印章保管点。各单位要明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并设备查簿登记,防止空白票据的遗失和被盗用。单位必须加强银行预留印鉴的管理。并且,严禁由一个人保管支付款项所需的全部印章。
6、财会人员的任用点。财会人员要具有政治思想好、业务能力强、职业道德好的良好素质,还要具备从业资格和任职资格。同时,要建立定期换岗、轮岗制度,防止一个人在财会部门长时期做同一个工作,可能使一些长期隐蔽的违法犯罪活动因人事变动、新人接手而揭示出来。
二、货币资金会计控制的方法
1、不相容职务相互分离 :任何单位不能由一个人办理货币资金业务的全过程。货币资金支付的授权批准、实际办理、会计记录、稽核检查及与该项货币资金支付直接有关的业务经办等岗位必须相互分离、相互制约,不能一人多岗,身兼数职。
2、授权批准控制 :这种控制方法要求单位明确规定设计会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。对于重要的货币资金支付业务,应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度,有效防范货币资金被贪污、侵占、挪用。
3、会计信息系统控制 :这种控制方法要求单位依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员轮岗制,充分发挥会计的监督职能。
4、内部报告控制 :在货币资金控制环节适时运用内部报告控制方法十分重要。其一,货币资金经办人对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,有权拒绝办理并及时向审批人的上级授权部门报告;其二,单位通过定期或不定期地进行现金盘点,可能发现现金账面余额与实际库存不相符的情况;其三,通过报告单位货币资金收入、支出、结存情况并对下一阶段货币资金流入、流出量进行预计和推算,可以帮助单位负责人全面了解单位现金流量,为其做出正确的投资、筹资决策提供基础性资料。
以货币资金业务审核为例,应注意以下方面:
(1)原始凭证稽核。对外来原始凭证应审核是否符合国家票证管理要求,有无税务监制章、财政监制章和单位财务专用章或发票专用章;数量、单价、金额是否正确,凡金额有误的,要退回到出票单位重新开具;接受单位名称是否正确;大小写是否相符;
(2)现金凭证审核。一是审核外来原始凭证,二是审核自制原始凭证,三是审核现金记账凭证。在审核时需要注意的几个问题:现金支付范围是否符合国家规定,有无需要支付现金的零星支出等之外的现金支付;现金销售收入是否足额、及时解缴银行,有无坐支现金,有无向银行谎报用途套取现金,现金凭证收、付讫章、主管、审核、出纳和制单等印章是否齐全,交款人、领款人是否签字;已审核的现金原始凭证是否填写附件张数并加盖附件章注销,以免重复报销。
(3)银行凭证稽核。审核时应注意:有无签发空头支票、出借银行账号;是否以合法的和手续完备的原始凭证为依据填制银行记账凭证;从银行支付的材料采购款、工程款等是否符合国家规定,有无预算、合同,资金是否落实;领用转账支票是否填列《支票领用申请单》,并经部门主管和财务主管批准;作废的支票及其存根是否加盖“作废”戳记并与银行对账单一并妥善保存;签发支票所使用的各种印章,是否由财务主管和银行出纳分别保管;空白收据和空白支票是否设立登记簿严格管理。
(4)转账凭证稽核。应审查数字是否正确,资金渠道是否符合制度规定;原始凭证是否合法,自制原始凭证是否有依据,手续是否齐全;科目使用是否正确,填制内容是否完整,印章是否齐全,附件是否相符。
(5)会计账簿稽核。审查是否依法设置会计帐簿,日记帐是否每日记帐并结出余额,现金是否每日清点,账实是否相符,有无白条抵库,银行存款余额与银行对账单是否相符,银行存款余额调节表是否由专人复核,有无主管签章。
(6) 财务会计报告稽核应审核。数字是否真实、计算是否正确、内容是否完整;帐帐是否相符;帐表是否相符,帐实是否相符。
加强对货币资金的管理和核算,对于保护单位和国家财产的安全和完整,稳定金融市场秩序,维护财经纪律,促使单位管好、用好货币资金具有十分重要的意义。
(责任编辑:李美)
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