精细化管理在医院办公室管理中的应用研究
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摘 要：伴随着时代的快速发展，人们对医院服务提出越来越高的要求，与此同时，医院在新时期迎来了全新的挑战与机遇。针对医院来讲，办公室作为中枢系统，能够对各个部门展开协调，为各个部门工作运行提供辅助的重要职能部门。所以，办公室的服务于协调能力对医院总体发展带来影响。由此，医院办公室管理要利用精细化管理方法，为医院的快速发展提供助力。
关键词：精细化管理;医院办公室;管理应用
医院办公室承担着协调、参谋与服务的任务。在信息化与市场经济的背景下，医院的办公室环境产生了非常大的改变，日常事务变得越来越复杂，机构人员队伍也逐渐扩大，面临着传承与创新办公室文化等重要问题。为了在新时期能够科学对办公室进行管理，精细化管理方法成为了一个有力的手段。
一、医院办公室精细化管理的重要作用
市场经济不断发展的情况下，医院在经营与发展当中面临着巨大的挑战，为了优化管理效果，实现医院健康良好有序发展，就一定要加强内部管理效果。办公室行政管理作为各项管理的基础，发挥着过渡的作用，还是不同部门之间衔接有序的关键点。新的经济形势下，全面推动办公室精细化管理具有非常重要的作用。科学的办公室精细化管理，可以在极大程度上对医院内部管理效益进行优化，保证医院内部各项资源能够有序安排，科学合理展开控制，从而推动医院朝着集约化高效化方向发展，为医院长效可持续发展打好扎实的基础。科学的办公室精细化管理时建立起现代管理制度的有效途径。医院在快速发展当中，面临着非常多的发展机遇，也面临着非常多的挑战。医院为了更好的提高核心竞争力，达到预期管控目标，就要建立起现代管理制度。现代管理制度的重点是精细化办公室管理，企业要顺应形势，全面结合自身实际情况来提出办公室精细化管理的措施，不断提高办公室管理的效果。
二、新医改背景下医院办公室的管理职能
2.1加强决策科学化
办公室要将医院工作为中心，对有关政策资料进行收集，并且对政策资料展开研究，为医院办公室管理加强科学化决策提供理论依据，对有关部门进行协调，对于其中一个方面进行深入研究。利用互联网加强政策信息网络资源建设力度，便于及时对有关政策和其他医院的管理成功经验进行了解，从而推动自身进步与发展。
2.2深化院务公开
医院办公室要落实卫生行政部门要求的政务公开工作，对各个部门、科室完成这一任务进行协调，与此同时，加强对监督指导作用，保证院务公开工作顺利有序开展。并且要总结工作经验，提出改善院务公开工作的策略，深化院务公开，树立起医院的良好形象。
2.3完善医院管理制度
医院办公室要带头严格执行与落实医院制定的管理制度与规定;医院办公室要参与对各部门草拟的规章制度进行审核;医院办公室还需要对各部门、各科室制度建设进行协调，对其展开跟踪、审核与考核。针对已经制定完成的规章制度要严格按照实际情况进行完善与修订。
三、精细化管理在医院办公室管理中的应用
（一）人本化管理
首先要树立起以人为本的理念。办公室工作宗旨是服务工作，能够有效连接内外，对各个部门之间的工作进行协调，保证各个部门的基本利益，将激励作为目标，重点进行引导鼓励，重点围绕工作难点展开，突出人员在工作的每一个环节中的重要地位。其次，要充分表现出差异性与个性。大同小异的制度与评分标准不但不能发挥出激励作用，而且还会由于流于形式不能贯彻落实。在精细化管理当中，要与各个部门的工作实际情况相结合，从各个部门人员的思想与能力出发，制定出真正具有可行性的管理条例，将岗位具体任务进行落实，集中团队力量推动各项工作顺利展开。
（二）量化服务
每月都为门诊与住院患者发放满意度调查表，对各科室满意度进行统计，在内网当中进行公示，与综合目标考核相挂钩。与此同时收集患者的意见，形成工作联系表对接有关职能部门，实现持续改进医院服务的目标。医院要把患者的就医感受当做服务的发展方向，不同科室要重视自己科室的满意度数据，展开深入分析与总结。
（三）优化工作流程
经过对原先的工作流程的优化，不断提升医院办公室的办事效率：第一，将原本“链状”工作流程转变为“网状”工作流程，将有关信息传递流程进行剪切，提高传递速度，提高工作效率。第二，转变传统协调方法，让医院和部门面对面进行沟通交流，充分体现各个部门的真实想法。第三，加快办公自动化，让各项任务、文件管理朝着无纸化、电子信息化方向发展，进一步提高管理便捷程度。第四，逐步细化工作流程，将各项标准、任务、责任进行明确。
（四）严格要求
针对日常工作，办公室人员要培养出反思的良好习惯，每天下班以前回忆这一天工作的不足之处，第二天的具体工作安排，坚持下去，让办公室人员都能够养成良好的工作习惯。大型活动中，采用PDCA管理法，预先将充足的准备工作做好，预先展开协调會议，安排工作，事后组织总结会议，回顾这次活动产生的问题，讨论解决方法。经过不断总结，提高办公室人员的服务水平。
（五）投诉分析
因为办公室承担着全医院服务投诉的职能，所以，办公室要严肃对待每一个患者的投诉，处理完成后，更多地从流程与管理层面展开分析。每经过半年时间需要将窗口科室人员集中起来召开服务投诉案例分析会议，汇总这半年时间里服务投诉的典型案例，让大家汲取教训，提高为患者服务的意识，体现整体服务理念，各科室之间互相监督，提高患者的满意度。
（六）精致化管理
将原先办公室的粗放型管理转向集约化管理，将传统经验管理朝着科学化管理发展。不仅要重视机制建设，通过制度来进行规范。实现信息化管理，科学高效对职责展开分工，让过程变得更加全面，将原本混乱的事情变得井井有条。还需要总结归纳，将文化传承、协同创新当做最终目的。不一样的领导具有不一样的管理方式，不同员工有不同的工作方法，要及时总结工作经验，去粗取精，长时间的积累让管理者在办公室工作当中更加游刃有余。
（七）完善精细化管理评价体系
医院经营与发展实践中，提高办公室精细化管理成效，真正提高办公室精细化行政管理水平，保障办公室精细化行政管理机制落实，医院要完善精细化管理评价体系，采用科学的行政管理方法提供辅助。医院要建立健全管理评价体系，从办公室精细化管理开展情况提供对应的绩效考核与周期评估，比如重点对企业办公室与业务部门之间的沟通情况进行评价，保证医院出台相关文件或者方案，通过办公室真正传达到各个部门。如果医院行政管理办公室与业务部门间存在沟通不畅或者传达不畅的问题，医院要追究负责人的责任，将整改清单列好，敦促部门限期整改。另外，医院要不断创新精细化管理方法。医院采用信息技术来实现精细化管理，将所有部门加入到计算机管理系统当中，经过共享、互传的方式来提高精细化管理水平。
总之，对医院来说，精细化管理不但是超越同行、超越自己的需要，还是可持续发展的必然选择。精细化管理作为一项非常漫长的系统工程，还是医院发展的趋势。精细化管理需要在医院的每一个科室当中展开，营造出一种良好的氛围。医院办公平台自动化正在逐渐推行，可以依靠这个平台更好的展开精细化管理工作。
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（作者单位：沭阳县中医院，江苏 沭阳 223600）
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