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地方特色高校教务员队伍建设

作者:未知

  摘要:高校教务员是以为教学服务、为师生服务、提高教学质量为目标的大学基层教学管理人员。建设一支高素质的教务员队伍,对于提升本科教学质量有很大帮助。文章以江西农业大学教务员队伍为例,从教务员队伍的现状、应具备的素质、岗位职责、队伍建设建议等方面,谈谈地方特色高校如何建立教务员队伍。
  关键词:教务员;队伍建设;高校
  中图分类号:G451.2 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2019)36-0017-02
  一、教务员队伍现状分析
  目前,我校有15个学院配有专职教务员,全职及兼职教务员人数为24人,其中学生人数超过2000的学院一般配备2名教务员(含兼职)。全职教务员中,18人为女性,男性仅4人;年龄跨度较大,从“60后”到“90后”均有,80%以上年龄在28-40岁;本科以上学历占84%,硕士以上学历占75%。教务员受教务处和教学单位双重管理,行政受所属单位领导,业务上接受教务处指导,执行学校教务运行的各种业务,为学院师生服务。
  待遇上,教务员的薪酬相对较少,处于较低水平。他们没有完善的晋升渠道和职称评定资格,导致教务员队伍在高校教职工群体中被边缘化,且容易引起职业倦怠。
  二、教务员应具备的素质
  1.严谨踏实的工作作风和吃苦耐劳的精神。教务员的工作内容覆盖整个学院的所有教学活动,他们人数少却承担大量的事务性工作。这个过程中,既包括人才培养方案管理、教学计划制订、课程安排、教师工作量的计算等,也包括学生从入学到毕业的选课管理、教材征订、考试事务管理、成绩管理、毕业论文管理、毕业资格审查等工作,内容齐全,工作量大,强度高,所需花费时间长,涉及学院诸多部门。任何一方面都要谨慎处理,容不得一点差错,稍有疏忽就可能造成教学事故,影响正常教学秩序。这要求教务员具备严谨负责的工作态度和良好的心理素质。
  2.一定的沟通能力。作为一线行政人员,教务员的本职工作就是服务师生。从招生到毕业,一名学生的培养管理过程中,会有各种各样的问题需要教务员正确处理。同时,教务员完成各项工作需要与学校各部门对接,如教务处各科室、档案馆、校办相关科室。这就要求教务员具有非常有效的协调与沟通能力,这样不但能提高工作效率,而且为营造和谐的教学管理氛围起到关键的作用。
  3.一定的文字处理能力。教务员一般是非文秘专业出身,很少有机会参加公文写作专业培训。而学校里与各级部门之间的沟通往往要落笔备案,如“请示”、“报告”等公文写作在教务员的工作中常常出现。因此,教务员应该加强文字处理能力的提高与强化。
  4.归档能力。教务员每年都要认真分类整理大量的文件并归档,涉及每年新生入学学籍信息、人才培养计划书、试卷材料、毕业论文(设计)材料,学籍表、各类证书复印件等。教务员是否能细致地存放各类文档,将直接影响到各年度的评估材料收集效率。另外,随着无纸化办公的倡导,电子文档的保存尤为重要,每学年重要文件及资料都要做好电子档案的分类保存,且每一次文档的移交与接收都需要做好签收记录,做到清晰明了、有据可查。基于此,教务员应具备一定的归档能力。
  三、教务员的岗位职责
  1.教学计划的执行与管理工作。协助教学单位领导、教研室主任制订和组织实施本单位各专业的培养方案、教学工作计划、专业发展规划、教学改革方案、课程建设规划、教学管理规定等;协助单位做好各类实习、毕业论文(设计)、毕业答辩的组织实施工作;组织排课、调课工作,办理单位所属教师的课程调整。
  2.学生学籍与学位管理工作。组织学生入学注册登记,建立学籍档案;审查学籍资格,按照规定办理转专业、休(复)学、留(降)级、转学、提前毕业、保留学籍等学籍异动信息;编制当年的毕业资格审核资料,组织参加毕业生电子摄像,协助完成电子注册、学历认证等工作;组织发放毕业证、学位证并做好登记,接受遗失毕业证、学位证校友的咨询,指导学历证明的办理。
  3.考试与成绩管理工作。根据每年的教学计划,组织安排课程考试和试卷印制工作,将考试安排下发至有关教师和学生;组织和通知监考教师按规定认真完成监考任务;安排考试不及格学生的补考工作,安排有重修意愿学生的重修考试,并通知学生参加考试;审查学生考试资格,按规定办理相关手续,如缓考等;做好所属院系的四六级考试咨询、报名及成绩查询工作。
  4.教学档案管理工作。校历、专业培养方案、教学计划、教学工作计划与总结、教学进度计划表等教学文件的归档、保存;各学期各班级的课表、考表、学籍、成绩相关材料的归档、保存;所属学院教学业务档案的建档、归档及保存;所属学院教学改革会议、论文等材料的建档,教研课题、教研奖项等资料的建档,并分类归档、保存;毕业生的毕业实习报告、毕业论文(设计)的收集、整理、报送、归档、保存。
  5.教材管理及其他工作。組织教师按教学计划及时填报教材选用信息;通知学生按时领取教材,核对教材费用清单;协助教师领取教师用书;协助学院教师开展教材质量评价,反馈教材使用意见。
  四、建立高效的教务员队伍的建议
  1.重视教务员队伍建设,提高教务员的工作积极性。江西农业大学作为以农科专业为特色的地方综合性高校,一直努力建设成有特色、高水平大学,对教务员业务水平提出挑战。领导要重视教务员队伍建设,加大投入。一方面,规范教务员的激励机制,出台关于教务员队伍建设的相关文件和办法,对于考核优秀的教务员,给予表彰和奖励,使教务员在此岗位能产生荣誉感和获得感,更好地开展教学管理工作,服务师生;另一方面,建立完善的教务员职业发展渠道,在教务员的职称评定、职务晋升方面充分考虑教务员的工作特点,给予一定的扶持和帮助,使教务员在此岗位能看得到希望,充分调动工作积极性和工作热情。
  2.加强业务学习,进一步提高业务能力。教务员作为基层教学管理人员,不仅要熟悉所属学院的专业概况、各课程内容、各专业知识框架及就业前景,解答学生在校期间关于教学的各种问题,还需要具备教育学、教育心理学、公共管理学等相关知识,有助于营造和谐的师生关系,做到寓教于乐,寓学于乐。
  3.加强教务员的岗位培训,建设高水平的教务员队伍。目前,新进教务员基本都是靠传统的老带新或者向其他学院经验丰富的教务员学习请教,而达到速度上手工作的状况,学校应该定期组织教务员开展有针对性的培训,有效地帮助教务员提高管理水平。在有条件的情况下,应进一步拓宽教务员培训的广度和深度,酌情参加兄弟院校的交流学习、全国教务员教学教务培训,提高教务员的工作水平,开阔眼界,提高综合素质。
  4.加强智能化办公,简化办事程序。在互联网发达的今天,智能化办公发展越来越快,我校应进一步完善教务管理系统功能,如学生网上选课系统、毕业论文管理系统、教研课题(项目)管理系统,让师生真正高效便捷地使用教学系统;对于一些教学任务下达、停调课申请等,尽量在系统上操作,教务员协助教务处相关部门用心沟通,做好核对报备,以便有据可查,简化办事程序。
  五、结语
  教务员是教学管理的一线工作人员,是教学教务运行管理中不可或缺的部分,是非常重要的群体。领导应该把教务员队伍建设与师资队伍建设放在同等重要的位置,进一步研究教务员队伍建设的普遍问题,加以改进,促进学校教学教务管理工作发展,为建设有特色高水平大学添砖加瓦,为营造和谐的教学教务管理工作做贡献。
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