基于PDCA循环原理的部门职责设计探析

来源:用户上传      作者: 陈弘

　　[摘要]部门职责是指在企业经营活动中部门应该完成的工作以及承担的责任。部门职责设计是为了让企业的各项工作都有专门的部门来负责，能够找到其责任承担者，让部门明确自己的定位、在企业中承担的责任、应该完成的工作和工作目标，明晰与其他部门之间的关系。
　　[关键词]PDCA循环　部门职责　设计
　　
　　企业为了加强自身的价值链管理、优化组织结构和业务流程、降低组织和经营成本、增强企业的竞争力，必须把职能相近的业务和工作分类整合，合理设立部门，以期更好地实现企业经营的发展目标。在划分部门的过程中，部门职责设计系统地描述部门工作范围、工作内容以及工作责任，是十分重要的环节。为了确保设计的质量，本文引入PDCA循环理论，探析部门职责设计的另一思路。
　　
　　一、部门职责设计是企业制度建设的重要内容
　　
　　制度是企业目标在工作规范上的具体体现，企业制定、完善各项制度，引导职工日常工作规范，约束职工个体工作行为，明确职工遵守或者违反规定的奖励惩罚措施，保障企业各项措施执行的政令畅通，对企业发展起着决定性的作用。但制度只是提供了一个工作规范的平台，制度的作用发挥更依赖于其被有效的贯彻执行。作为制度规定的执行者，职工是真正制约制度作用的关键因素，是制度作用发挥的核心。因此，制度化管理还须和人性化管理结合起来才能发挥其真正的作用。在制度建设中考虑人性管理的因素，在制度上体现一定的措施来调动职工的情绪资本，才有可能真正提高广大职工的积极性，才有可能由监督机制朝管理机制转变。这是企业领导层重视职工个体主动性的体现，是职工个体心理由被动工作向主动思考的转变，是制度被真正有效执行的前提，是企业文化建设的―个重要组成内容。
　　
　　二、部门职责设计的主要内容
　　
　　部门职责设计一般要从分析企业战略开始着手。企业战略是企业为了生存和发展的需要，设立远景目标并对实现目标的轨迹进行总体性、指导性谋划，努力形成自身核心竞争力的过程。企业战略目标的实现需要匹配的组织结构作为支撑，即科学合理地划分部门和设置岗位，界定不同部门之间的相互关系，明确各岗位职责和权利。因此，部门职责设计是组织结构的重要组成部分。
　　职责设计主要包含职位和责任两方面的内容。划分部门职责的目的是为了保障企业的运作顺畅，使企业运作高效，能够更好地实现企业目标战略。同时，要尽力保证部门职责没有缺失、重合。
　　
　　三、基于PDCA循环原理的部门职责设计思路
　　
　　为了确定各个部门的职责，首先要确定各个部门的主要业务模块工作。界定部门模块功能必须首先对企业战略进行分解，因为只有这样才能够明确各部门的具体职责，从而让各个部门真正能够支撑起企业战略的需求。每一项工作目标的实现都是一个从输入到输出的过程，这个过程就是其业务工作流程。业务流程可分为主要业务流程和辅助业务流程两方面的内容，其中主要业务流程确保价值增值，辅助业务流程服务于价值增值过程。企业主要业务活动其实就是主要价值活动流程，即企业战略实现的主要活动过程；支持辅助企业主要目标实现的流程就是企业的辅助业务流程，即支持保障流程，如人力资源流程、财务流程、行政管理流程、后勤服务流程等。
　　依据企业的主要业务流程设置内部所需部门，而由部门功能分解确定出部门的主要职责，主要业务流程各个节点的功能其实就是各部门的主要职责。依据这个符合人们思维习惯的层次关系，可建立一个有利于企业业务活动正常运作的模型。一般来说，我们可以首先明确主要业务流程的总体运行过程，然后细化其中的每项活动，并落实到各个部门的业务过程中去，建立相对独立的辅助业务流程。
　　然而，通过分解流程仅仅只能确定企业各个部门的主要任务和主要职责，部门具体职责还需进一步分析完善。为了保证并提高部门职责设计质量，本文尝试引入管理学中的一个通用模型――PDCA循环，采用二维分析方法，即从完成某项业务活动的部门内部循环和部门之间的外循环两个维度进行分析。
　　PDCA循环又叫质量环，取自英语单词Plan(计划)、Do(实施)、Check(检查)和Act(改进)的第一个字母。PDCA循环就是按照计划、实施、检查和改进的顺序进行质量管理，并且循环不止地进行下去的科学程序。一个循环完成后，未能解决的问题一个进入下一个循环，呈现阶梯式上升的解决方式。企业中每一项主要业务活动都可以按PDCA循环进行分解：在这个循环中，可分为工作计划制定部门(P)，实施计划(D)，检查计划执行的效果(C)，根据检查结果提出计划改进措施(A)。在分析企业某项主要业务活动时，根据这一循环可进行有效分解，其中实施和检查的职能应分别由两个部门掌控。在业务内容分解的过程中，考虑到完成一项工作可能需要不同部门之间的相互支持配合，因此在分解时要充分考虑到各个部门对这项工作的影响因素和作用大小。由于对某项业务活动的主导部门和辅助支持部门在分解图表中进行了不同的描述区分，因此可以对该项工作的主要职责进行明确的界定并厘清部门之间在此项工作中的相互关系。主导部门不仅是这项工作的主要责任者，还是这项工作的主要组织者和完成人；辅助支持部门是在这项工作进行过程中提供支持帮助的部门，配合主导部门完成工作，但不负有主要责任。
　　通过上述二维分析方法对企业的主要业务活动进行分解，不仅明确了部门的主要工作内容和辅助工作内容，而且厘清了部门之间的相互关系，并在此基础上确定部门职责范围。而且按照这一思路，对部门内部岗位职责范围以及岗位之间的关系也可采用同样的方式加以确定。
　　此外，在确定部门职责的过程中，还要考虑到企业外部供应商和客户的情况，以及政府部门的影响。
　　在部门职责设计过程中，对于某项工作要清楚划分主导部门和辅助支持部门，避免出现分工不当和职责不清的现象，在此基础上明确其主要职责；按照PDCA循环质量控制要求，认真履行职责设计中的检查监督这一环节。同时，在部门职责设计时还要全面考虑，明确各部门之间的分工、隶属和合作关系。
　　
　　四、部门职责设计成果的应用
　　
　　明确部门职责以后，下一步就是撰写部门职责说明书，将部门职责制度化。部门职责说明书的格式要规范，描述要清晰。编写部门职责说明书时要注意：一是部门职责内容描述的是工作基本事实，并非是对工作的评价；二是将具有相同性质的业务活动可归总为一项职责；三是工作职责描述尽量做到精确恰当。
　　对部门职责进行设计并明确下来的目的是为了更好地应用，有效地指导日常工作。部门职责说明书即为指导部门日常工作的行为规范，既明确了部门职责范围，又明晰了部门工作之间的相互合作关系。制度建设是为了促进企业的科学、快速、稳定发展，“以人为本”的管理措施是企业制度建设的前提，在制度建设方面要体现人本管理的基本内容，体现公平竞争的监督约束机制、能者尽其才的管理办法，发挥职工主观能动性的精神氛围，明确“以人为本”中标杆职工的工作风貌，在职工中树立“标准职工”的企业认识，在制度上鼓励职工发挥个人特长对工作的积极影响，在保证共性的同时尊重个性。
　　总之，明确部门职责不仅有利于提高管理人员责任意识、规范管理工作，还会直接影响下一阶段的职位分析和评估、薪酬、考核等工作。
　　
　　(责任编辑：胡婉君)

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