PDCA循环法在档案数字化加工工作中的应用

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　　摘 要：社会发展、时代进步的今天，档案数字化已经普遍存在，在其加工过程中涌现出一系列问题，若是未能及时进行解决，必然会产生不利的影响。新形势下，PDCA循环法脱颖而出，将其充分应用至数字化加工当中是势在必行的。本文将简要分析PDCA循环法的特点，重点从多个方面讨论了其具体应用，以供参考。
　　关键词：PDCA循环法 档案数字化 特点 应用
　　中图分类号：G27  文献标识码：A    文章編号：1003-9082（2020）09-00-01
　　一、PDCA循环法的特点
　　1.持续上升
　　PDCA循环法各个环节不处在同一水平线之上，各环节的主要任务不同，都可针对性地处理相关问题，推动着工作进程，也有效提升工作质量。完成一个循环之后，应及时总结并归纳，在此基础上确定新目标，再次循环，持续上升。
　　2.层层循环
　　各个环节密切关联，PDCA循环法适用性较强，在实际应用过程中逐渐形成“一环套一环”的模式，层层循环，大环起到提供依据的作用，小环起到提供切实保障的作用，朝着同一方前进，互相影响，协同推进。
　　二、PDCA循环法在档案数字化加工工作中的应用
　　1.在展开新项目中的应用
　　1.1 P（计划）
　　P阶段是第一环节，这一环节的主要任务则是“计划”。在建立新的数字化档案时，最为基本的工作为完成计划方案。具体做法如下所示：①从本质上分析，档案数字化属于一个循序渐进的过程，且具有长期性的特点，当展开相关工作时，必须要从整体的角度出发，对加工方式、经验等等进行细致的分析，并预测工作中可能会遇到的问题，及时制定针对性的措施。作为档案工作者，必须具备足够的质量意识，在工作之前做好问卷调查，明确实际需求。②完成基本工作后，档案工作者需全面了解所有档案，确定本次数字化加工的目的，在此基础上明确范围以及标准规范，接下来规划数据存储、数据备份等一系列工作，进而完成方案制定。③因数字化软硬件会持续更新，因此必须考虑其可扩展性，同时重视特殊档案，提高分辨率，避免发生失真问题。④数字化档案极易出现风险问题，造成这些风险问题的因素有很多，要想全面保障档案安全，还应当设置风险防控机制，明确工作流程，完善管理制度，充分发挥制度的约束。
　　1.2 D（执行）
　　D阶段的主要任务为执行，档案工作者必须严格根据计划方案展开加工工作，这样才能达到预期标准。同时，为了有效提升执行的效率与质量，还应及时展开测量。在此过程中，也可增设岗位责任制，督促所有相关人员端正态度，明确岗位责任，在规定时间内有序完成本职工作。除此以外，还应将所有原始数据整理并分类，建立与之相应的文件档案，为后续的工作提供切实保障。
　　1.3 C（检查）
　　C阶段的核心任务为检查，检查的主要作用是判断计划方案的实施效果，学校应当结合自身实际情况来确定适宜的检查周期。在检查计划方案的同时，还需要对加工工作流程、实施手段等等进行检测。若是最终达到预先设定的标准，则将本次档案数字化加工工作经验收集并总结，及时完成工作报告，若是最终未能达到预先设定的标准，工作人员必须立足于根本，准确定位出错环节，分析实际加工工作中受到的种种影响，将这些因素记录下来，避免以后再次出现。
　　1.4 A（处理）
　　A阶段需要完成一系列处理工作，对方案的最终实施情况加以分析。首先，定期评估档案数字化加工工作中风险，重点分析造成风险的主要因素;其次，针对性地提出解决与优化措施，并结合工作实际再次对计划方案加以完善;最后，对本次加工工作展开综合性的评估，从整体的角度出发持续改进，并有效推动下一循环的有效展开，防止重蹈覆辙。
　　二、在档案目录录入中的应用
　　在数字化档案库中，目录的全面性以及准确性决定着使用者能够在最短的时间内定位所需文件，同时也关系着数据的检准率。若是目录录入存在问题，如不规范、不完整等等，都会造成直接的负面影响，也会限制数字化档案的远程共享。因此，如今可将目录录入这一重要工作视为一个循环，做好各阶段的基本工作。
　　1. P（计划）
　　首先，应将上一循环当中存在的问题整理出来，并展开一定的分析。经过分析，可发现目录录入工作频繁出现的问题包括录入名称不完整、格式不规范、存在大量错别字、文字录入效率较低等等。其次，针对以上问题，分析主要原因，同时整理并分类，这些原因有欠缺标准制度、欠缺激励机制、相关人员专业知识不足、态度不端正、工作经验较少等。最后，将问题与原因明确之后，一一对应，针对性地制定有效措施，完善本次循环的计划方案。
　　2. D（执行）
　　执行阶段主要工作为结合问题与发生原因，及时施行有效措施。第一，展开技术培训，外聘专家定期开展培训式的讲座，要求相关人员积极参加，在培训中积累更多知识与经验;第二，增设绩效奖惩制度，以此来提高人员的积极性以及责任性，端正他们的工作态度;第三，添加工作验收，避免发生目录录入错别字较多、格式不规范等基本问题;第四，建立健全制度体系，明确岗位职责，要求相关人员做好工作记录，并展开有效分析。
　　3. C（检查）
　　施行以上措施之后，定期检查执行效果，可明显地发现目录录入工作中错误率大大降低，同时整个数字化目录的全面性、规范性有效提升，工作效率也在一定程度上突飞猛进。但部分人员对绩效奖惩制度存在异议，认为其很难真正地调动积极性，甚至会流于形式，因此应当听取他们的建议，对这一制度进行合理调整与优化。
　　4. A（处理）
　　将目录录入中PDCA循环相关经验进行总结与归纳，同时展开更为细致且准确的剖析，深度探究其中存在的新问题，若是发现问题，再持续推进，转入下一循环当中，经过循环处理，加以解决。
　　结语
　　综上所述，新形势下如何将PDCA循环充分落实档案数字化加工工作当中，已然成为新时期档案工作者必须重点关注的问题。现阶段，应充分把握PDCA循环的特点，并了解其实际应用过程与方法，及时发现工作中存在的问题，针对性地提出措施，确保工作效率，从而进一步提高档案数字化整体质量。
　　参考文献
　　[1]周炯辉.PDCA循环在医院科技档案管理中的有效利用[J].办公室业务，2018（02）：186.
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